Personalmodulen - prosedyre. v. 2.0

Personalmodulen 

 

NB! Personalmodulen er ny for Kristiansand kommune, og innholdet i prosedyren vil oppdateres fortløpende etter behov. Dersom du ikke finner svar på det du leter etter, se  her . Du kan også finne nyttig informasjon i leverandørens e-læring, og den finner du her .

 

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å beskrive hvordan man skal sende personalmeldinger i personalmodulen.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for alle ledere og administrativ lederstøtte som registrerer personalmeldinger.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

1. Om Personalmodulen

2. Personalmelding for Nyansettelse

2. 1. Ansatt

2. 2. Personlig informasjon

2. 3. Avdeling

2. 4. Stilling

2. 5. Ansettelsestype

2. 6. Datoer

2. 7. Detaljer

2. 7. 1. Lønn (inkl. Ansiennitetsberegning)

2. 7. 2. Mer Informasjon

2. 7. 3. Faste tillegg

3. Personalmelding for endring, forlengelse eller sluttmelding av stilling

3. 1. Bytt avdeling

3. 2. Avansert redigering

3. 3. Reansette/ Forlenge

3. 4. Endre startdato/ Avslutt stilling

4. Meldinger som ikke går via Personalmodulen

5. Nyttige lenker

 

 

1. Om Personalmodulen

EveryOne er verktøyet vi bruker for å registrere personalmeldinger og heretter omtales verktøyet som Personalmodulen. I Personalmodulen brukes begrepet «Ressurs» om en ansatt.    

I Personalmodulen skal man registrere:

  • Ny ansettelse (inkl. arbeidsavtale og ansiennitetsberegning)
  • Endring på stilling
  • Sluttmelding på stilling

 

Personalmodulen finner man på innafor:

 

Arbeidsflaten i modulen er delt inn i «mine ansatte» og «mine oppgaver». 

 

Under mine ansatte vil du få opp alle ansatte/ressurser som du har tilgang til. Ved å trykke på den ansattes navn i listen kommer du inn på profilsiden til den ansatte, hvor personlig informasjon og stilling/stillinger vises.

 

 

Under mine oppgaver vil du finne oppgaver du har tilgang til å gjøre noe med, bla. utkast, oppgaver basert på rekruttering fra Webcruiter og stillinger som nærmer seg sluttdato.  (For mer detaljer – se Portal).

 

Under venter på andre vil du kunne følge dine oppgaver som ligger til behandling hos andre. For eksempel anvisning (godkjenning) av personalmeldingen. Dersom man har sendt en arbeidsavtale til en kandidat for signering, vil du kunne finne oppgaven her med status «venter signering». (For mer detaljer – se Portal).

 

Når personalmeldinger for ansettelser og endringer sendes inn, går den til et anvisningsteam bestående av ansatte på lønn og HR som kontrollerer at innholdet er i tråd med gjeldende lov og avtaleverk.

Dersom det er noe som må rettes opp vil man få personalmeldingen/oppgaven i retur med kommentarer på hva som må endres.

Når en oppgave får status «bekreftet» er den ferdig behandlet i Personalmodulen, og er blitt overført til Lønnsmodulen.

 

2. Personalmelding for Nyansettelse

Personalmeldinger for nye ansettelser kan oppstå på to ulike måter avhengig av om rekrutteringen har foregått via Webcruiter eller ikke. Når den har foregått via Webcruiter vil det automatisk opprettes et utkast til en personalmelding, som legger seg under mine oppgaver.

Når rekrutteringen ikke har foregått via Webcruiter, benytter du knappen «legg til ny ansettelse».  

 

Du skal her gjennom følgene steg: Ansatt, Personlig informasjon, Avdeling, Stilling, Ansettelsestype, Datoer og Detaljer. Underveis i denne prosessen vil du komme innom ansiennitetsberegning og generering av arbeidsavtalen. Både ansiennitetsberegningen og arbeidsavtalen lagres automatisk i P360.

NB! Det er viktig å merke seg at endringene man gjør først lagres i siste bilde. Husk derfor å ikke gå ut av modulen før du har fått lagret slik at ikke data forsvinner og du må registrere alt på nytt igjen. 

 

2. 1. Ansatt

Ved registrering av ny ansettelse må du først søke opp om personen allerede finnes i vårt system/ressursregister. Dersom du ikke finner den, trykker du på «klikk her hvis du ikke fant personen». Merk at dersom ansettelsen kommer via forsystem (Webcruiter), så vil flere av feltene være forhåndsutfylte.

 

Dersom personen dukker opp under søket, huker du av for den aktuelle ressursen og klikk på «ansett valgt person».

 

2. 2. Personlig informasjon

Du vil nå bli ført videre til siden hvor personlig informasjon må registreres. Flere av feltene er obligatoriske, og systemet varsler ved eventuelle feil eller mangler. Merk at dersom ansettelsen kommer via forsystem (Webcruiter), så vil flere av feltene være forhåndsutfylte.

For nyttig informasjon se  Rekruttering - Sende tilbud

 

Det er viktig å merke seg at telefonnummeret som registreres under «mobil», vil være det telefonnummeret som brukes i forbindelse med automatiske meldinger til kandidaten. Vi bruker fortsatt Postens signeringsløsning, så kandidaten vil motta en SMS når registreringen er ferdig og klar til signering. Hele Norges tjeneste for digital signering | Posten signering

 

Merk at du alltid skal huke av i boksen for overtid.

 

For utfylling av utdanningskode (PAI-kode), se  PAI koder

 

Når alle obligatoriske felt er fylt ut får man valget om å gå videre. Dette feltet blir synlig i alle steg i den videre prosessen når systemet godtar informasjonen som er lagt inn. (NB! Opplysningene som er lagt inn er enda ikke lagret).

 

2. 3. Avdeling

Videre velges avdelingen stillingen skal knyttes opp mot. Her vil en liste over tilgjengelige avdelinger komme opp. Du kan også søke etter avdeling ved å bruke søkefeltet.

 

Gå deretter videre ved å trykke «neste».

 

2. 4. Stilling

Du søker deretter opp stillingstittel for stillingen.

 

Det finnes flere ulike typer av stillingskoder. Alle stillingskoder inneholder seks siffer. De fire første sifrene er hentet fra Tariffavtalen. De siste to sifrene brukes for å differensiere mer enn Tariffavtalen gjør.

 

Når man har registrert riktig stilling, går man igjen videre ved å trykke på «neste».

 

2. 5. Ansettelsestype

Neste steg i prosessen er å velge ansettelsestype. For fullstendig oversikt over alle ansettelsestyper se Dokument «Ansettelsestyper i Personalmodulen», ID 20670 - EQS . 

 

Trykk neste for å komme videre

 

2. 6. Datoer

Under datoer registrerer man startdato for stillingen. Avhengig av hvilken ansettelsestype du har valgt, fyller du også inn sluttdato. Det er viktig å ta stilling til om ressursen skal ha prøvetid eller ikke, og hvor lang denne skal være.

 

2. 7. Detaljer 

Under detaljer skal du legge inn stillingsdetaljene på ressursen. I sidemenyen finner man tre steg man må gjennom; Lønn, Mer informasjon og Faste tillegg.

 

2. 7. 1. Lønn (inkl. ansiennitetsberegninger)

«Arbeidsplan». Her velger du det alternativet som stemmer med det antall timer i uken den aktuelle stillingen innebærer. Du legger også inn «stillingsprosent».

 

 

 «Dekningsgrad» skal alltid settes til 100%, med unntak av foreldrepermisjoner med 80% lønn.

 

«Ansiennitetsberegning» gjelder kun for alle stillinger i kapittel 4, men merk at det også må settes inn en ansiennitetsdato for andre stillinger på grunn av oppsettet i systemet.

For å benytte ansiennitetskalkulatoren i modulen, trykker du på «Beregne ansiennitet».

 

Personalmodulen hjelper her til med ansiennitetsberegning, og du har mulighet til å registrere og redigere den ansattes arbeidserfaring som skal inkluderes i ansiennitetsberegningen. Dette kan gjøres manuelt eller ved å velge elementer fra allerede registrert erfaring, hentet fra Webcruiter.  For at man skal kunne bruke allerede registrerte stillinger i beregninger, må dokumentasjonen på de ulike stillingene være på plass. Dette gjøres ved å sette huk for «mottatt dokumentasjon».

Systemet oppretter ansiennitetsberegningen som et PDF-dokument. Dette dokumentet lagres automatisk i P360 når personalmeldingen er sendt til godkjenning.

Ansienniteten kan overstyres i systemet, noe som i noen tilfeller vil være nødvendig.

For mer detaljer i forbindelse med beregning av lønnsansiennitet se Lønnsansiennitet - prosedyre for beregning

 

Under «lønnsramme» legger man inn den lønnsrammen stillingen tilhører. Under alternativ vil man ha to valg:

 

2. 7. 2. Mer informasjon

Under «mer informasjon» er det mange felter som må tas stilling til. En del av feltene er forhåndsutfylte, men det er viktig å sjekke at det som ligger her er korrekt. Noen av feltene er også obligatoriske (som f.eks. ansvar, tjeneste, arbeidssted og pensjonsordning). Dersom stillingen er et vikariat, er det viktig å legge inn hvem kandidaten vikarierer for.

Det er viktig å sjekke at Ansvar er korrekt i forhold til tjeneste (NB! systemet vil ikke varsle ved bruk av feil kombinasjon her).

(Skjermbildet over viser kun et utdrag av relasjonene som du må ta stilling til).

 

Det er først etter dette steget i prosessen at du vil få mulighet til å lagre.

 

2. 7. 3. Faste tillegg

Under «Faste tillegg» legger du inn de tilleggene kandidaten skal ha knyttet til denne stillingen. Dette gjelder eksempelvis funksjonstillegg, kompetansetillegg osv.

 

Dersom du velger å «lagre som utkast», vil du når som helst kunne gå tilbake og redigere informasjonen du har lagt inn. Dersom du velger «bekrefte», får du opp en oppsummering.

 

I dette bildet velger du hvilken mal for arbeidsavtalen som skal brukes. Dokumentet som etter hvert sendes ut til signering hos kandidatene er; Tilbudsbrevet sammen med taushetserklæring, sikkerhetsregler og etiske retningslinjer.  

 

 

3. Personalmelding for endring, forlengelse eller sluttmelding av stilling

For endringer på stillinger finner man redigeringssymbolet ved å gå inn på den aktuelle stillingen.

 

Her vil du få opp en meny med ulike valg.

 

3. 1. Bytt avdeling

Ved å trykke på «bytt avdeling» kommer du til et skjermbilde, hvor det må velges om det skal opprettes nytt stillingsnummer, eller om eksisterende stillingsnummer skal beholdes.

 

Dersom du velger «behold eksisterende stillingsnummer», vil ingen eksisterende tillegg bli overført. Dersom den ansatte skal ha tillegg, så man registrere dette.

Dersom du velger «opprette nytt stillingsnummer», vil det bli mulig å definere ny stillingsprosent for den nye stillingen.

 

Du kan også velge å beholde opprinnelig sluttdato. Avdelingsbyttet vil da bli en permanent endring. Dersom du velger denne, vil det ikke lenger være mulig å sette sluttdato for endringen.

 

I det samme bildet vil du også bli bedt om å velge ny avdeling for avdelingsbyttet. Søkefunksjonen her vil fungere på lik linje med steg for avdeling i prosessen for å legge til ny ansatt. Når du har funnet riktig avdeling, trykker du på «oppdater».

 

Her vil du også få muligheten til å legge inn en kommentar. Trykk deretter på «send».

Endringen vil nå vises på den ansattes profilside med status «avventer ny leder».

 

3. 2. Avansert redigering

Avansert redigering av stilling tillater deg å redigere blant annet ressursens avdeling, stilling, ansettelsestype og stillingsdetaljer som lønn og tillegg, permisjoner osv. Det er mulig å gjøre flere endringer samtidig.

Velg datoer endringene skal gjelde fra og til. Dersom du velger en "dato til" som er før stillingens sluttdato, vil endringen gjelde frem til dette punktet og deretter reverseres stillingen tilbake til de originale verdiene igjen. 

 

Ved valg av "behold opprinnelig sluttdato (permanent endring)" vil endringen gjelde frem til stillingens sluttdato.

 

Etter at datoer er bekreftet, blir du tatt videre til ulike faner med mulighet for avansert redigering. Dato for endringen vil alltid være synlig øverst til venstre i skjermbildet. 

 

Både ved endring av avdeling, stilling eller endring av ansettelsestype, kan du gjøre endringer ved å trykke på knappen for endring. Du vil ved endring av avdeling få opp en liste over de avdelinger du har tilgang til. Dersom du kun har tilgang til én avdeling, vil det ikke være mulig å endre avdeling.

 

Velg ny avdeling (det samme gjelder for stilling eller ansettelsestype) og trykk oppdater for å beholde endringen. Dersom valget er feil eller ikke skal endres likevel, kan du forkaste valget ved å trykke på krysset til høyre for valgt verdi. Du kan nå søke på nytt.

Trykk på oppdater for å beholde endringen.  

 

Endringen vises med grønn skrift i oversikten.

 

NB! Ved endring av stillingskode, kan dette medføre nytt stillingsnummer og avslutning av opprinnelig stilling dersom den nye stillingskoden tilhører en annen gruppe. I så fall vil du få opp et varsel for å bekrefte at endringene er korrekt. Tillegg på opprinnelig stilling vil bli videreført dersom dette eksisterer. I tilfeller der ny stillingskode tilhører samme gruppe som opprinnelig stillingskode, vil eksisterende stillingsnummer videreføres.

 

Under fanen detaljer kan du gjøre endringer på blant annet lønn, stillingsrelasjoner, ansiennitetsdato, permisjoner og tillegg. 

Endringer knyttet til lønn kan være arbeidsplan eller stillingsprosent. Du kan også endre ensiennitetsdato. Denne kan beregnes på nytt ved å trykke på lenken “beregne ansiennitet”.

 

Endring av ulike relasjoner under mer informasjon kan være eksempelvis permisjoner eller arbeidstid.

 

Under "faste tillegg" kan du legge til eller endre tillegg. 

 

For å legge til et tillegg, trykk på “legg til tillegg” og velg et tillegg fra nedtrekksmenyen som kommer til syne. Videre må det settes et beløp eller antall i tillegg til dato fra og til. 

 

For å stoppe et tillegg kan bruker endre dato til på det aktuelle tillegget.

 

For å slette et tillegg kan du trykke på krysset til høyre i den aktuelle raden og tillegget vil fjernes. Merk at sletting av tillegg vil kunne påvirke allerede utbetalte beløp.

 

Når alle endringer er gjort trykker du på “oppsummering & godkjenning”. Merk også her at du kan lagre endringene som kladd, for å få mulighet til å gå tilbake og endre senere.

 

Alle endringer vil vises i oppsummeringsbildet med både med gammel og ny verdi.

 

Om det er nødvendig å danne ny avtale/dokument for endringen, avhenger av oppsett. Dersom personinformasjon oppdateres fra Lønnsmodulen, vil det føre til at genererte dokumenter i utkast legges i historikk. 

 

Kommentarfelt: Det er et kommentarfelt fra attestant til anviser når personalmeldingen sendes til godkjenning. Her skal attestant legge inn kommentar hvis det er avvik fra vedtatte styrende dokumenter. Dersom det ikke følger med en kommentar fra attestant på slike personalmeldinger, avvises meldingen med kommentar tilbake til attestant om å legge inn en kommentar som begrunner avviket.

Når det gjelder permisjoner er det svært viktig at man i kommentarfeltet legger inn beskrivelse av hvilken permisjon det gjelder.

 

Etter at alle felter i oppsummeringen er utfylt, kan du sende endringene til godkjenning ved å trykke "send til godkjenning". 

Oppgaven legges nå i oppgavelisten under “venter på andre” med status “avventer godkjenning”.

 

3. 3. Reansette/ forlenge

Merk at funksjonen "reansette/forlenge" vil opprette en ny stillingsrad i Lønnsmodulen med samme stillingsnummer. Dersom du ønsker å endre dato på en eksisterende stillingsrad, benyttes funksjonen "endre datoer på stilling".

Du setter inn dato fra og dato til. Dato kan starte direkte etter den eksisterende stillingen eller med et opphold. Alle verdier fra stillingen den ansatte skal reansettes i kopieres. Ved overlapp med eksisterende datoer for stillingen vil systemet vise en feilmelding.

Videre kan du gjøre endringer på stillingen, tilsvarende mulighetene i avansert redigering (se beskrivelse over).

Etter all registrering er gjort, kan du trykke "oppsummering & godkjenn". Dersom flere detaljer skal registreres, kan utkastet lagres ved å trykke "lagre som kladd".

 

I oppsummeringsbildet vil endringene vises. Merk at dato endringene gjelder for alltid er synlig øverst i venstre hjørne. 

 

Boksene med "mer personinformasjon" og "mer stillingsinformasjon" viser utdypende informasjon om personen og stillingen.

 

Valg av dokument er obligatorisk da det må genereres ny kontrakt for endringene i ansettelsen. 

 

Etter alle steg er gjennomført trykker du på "send til godkjenning".

Kommentarfelt: Husk at du også her må legge inn kommentar til anviser dersom det er avvik fra vedtatte styrende dokumenter. Dersom det ikke følger med en kommentar fra attestant på slike personalmeldinger, avvises meldingen med kommentar tilbake til attestant om å legge inn en kommentar som begrunner avviket.

 

3. 4. Endre Startdato/ Avslutt stilling

Endre startdato/ Avslutt stilling gir deg mulighet til å endre dato på en aktiv eller en historisk stilling uten å endre lønn tilhørende den eksisterende stilling. Her har du kun mulighet til å endre dato på en stilling, eller avslutte stillingsforholdet. Øvrige felter er utilgjengelige. Dersom du skal endre annet, må "avansert redigering" benyttes.

Du finner "endre dato på stilling" ved å trykke på blyantikonet på stillinger som vises på den ansattes profilside.

 

Ved å klikke på "endre startdato/ avslutt stilling" vil du bli ført til valgene "avslutt stilling" eller "endre dato".

 

Videre vil du bli tatt til oppsummeringsbildet.

Ved å trykke "avslutt stilling" blir du bedt om å oppgi en sluttårsak før bekreftelse.

 

Videre kan du bekrefte. Dette vil lede deg til et oppsummeringsbilde hvor dokument lastes opp. I tillegg kan du skrive inn en intern kommentar.

 

 

4. Meldinger som ikke går via Personalmodulen

Sendes på e-post til post.lonnsavdelingen.  Skriv i emnefeltet: Navn, fødselsdato, hva saken gjelder.

  • Personalmeldinger vedrørende endringer av foreldrepenger. Send kopi av NAV- søknad til post.lonnsavdelingen. Merk at førstegangsregistrering av foreldrepenger skal gjøres i Personalmodulen.
  • Eventuelt andre personalmeldinger som trenger vedlegg som ikke kan sendes elektronisk. F.eks. endring i årslønn utenom ordinære forhandlinger. Forhandlingsprotokoll må legges ved.
  • Enkeltutbetaling ved bruk av anvisningsblankett  Anvisningsblankett variabel lønn - skjema
  • Trekk i lønn
  • Pensjonsmeldinger for ansatte innen undervisningspersonell. Husk at dersom en ansatt skal søke om uførepensjon/AFP/ alderspensjon, så skal dette meldes til lønnsavdelingen i god tid før pensjonen starter.

 

5. Nyttinge lenker