Delegering av administrativ myndighet fra direktør for organisasjon og teknologi v. 4.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å delegere myndighet fra direktør for område Organisasjon og teknologi i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør 

 

Gjelder for

Alle ansatte med delegert myndighet i område Organisasjon og teknologi.

 

Vedtatt

Behandlet i ledergruppen i Organisasjon 15.06.20 og vedtatt av organisasjonsdirektøren. 

Revisjon 2.0 vedtatt av organisasjonsdirektøren.

Revisjon 3.0 vedtatt av direktør for Organisasjon og teknologi.

 

1. Innledning

Dette dokumentet beskriver delegeringen fra direktør for organisasjon og teknologi og ledernivå 2 til avdelingsledernivået innenfor området Organisasjon og teknologi.  Alt som er skrevet i kursiv er hentet direkte fra dokumentet Delegering fra kommunedirektøren

 

2. Generelt om delegering

Krav til utøvelse av delegert myndighet 

All myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover og forskrifter, samt være i samsvar med politiske vedtak og øvrige administrative retningslinjer og instrukser. 

 

Den som delegerer myndighet, har ansvar for hvordan den man gir myndighet anvender den delegerte myndigheten. Den som delegerer har derfor tilsyns- og kontrollansvar, og kan gi instruksjoner med hensyn til utøvelsen av den delegerte vedtaksmyndigheten. 

 

Videredelegering 

Delegert myndighet kan delegeres videre, helt eller delvis, hvis ikke noe annet følger av lov, forskrift eller vedtatt delegeringssperre. 

 

Tilbakekalling av delegert myndighet og omgjøringsrett 

Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av myndighet.  Den som har delegert myndighet til andre, kan trekke myndigheten tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Den som har delegert myndighet, kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av den som har fått delegert vedtaksmyndighet, men kun innenfor de rammer som gis i forvaltningsloven § 35.  

3. Saker av prinsipiell betydning

Bystyret har i delegeringsreglement, (vedtatt 11.10.2023) gitt kommunedirektøren myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning

 

Når det gjelder hva som er saker av prinsipiell betydning, vises det til Prop 46 L (2017-2018) s 64 som henviser til Ot.ptp.nr. 42 (1991-92) s 277: 

Hva som er «av prinsipiell betydning», må avgjøres ut fra vedtakets karakter og konsekvenser, ut fra kommunens størrelse, og ut fra en vurdering av i hvilken utstrekning de mer prinsipielle sidene av den aktuelle avgjørelse må anses klarlagt ved prinsippavgjørelser, instrukser eller tidligere praksis. Det forhold at et mindretall blant de folkevalgte er uenige med dette, og ønsker en kursomlegging, vil ikke i seg selv medføre at saken anses av «prinsipiell betydning», så lenge det ikke er inntrådt nye omstendigheter som medfører at det er en nærliggende mulighet for at det vil være mulig å oppnå flertall for en slik omlegging nå.

 

Eksempler på saker som ikke er prinsipielle:

  • Utlegge reguleringsforslag til offentlig ettersyn i samsvar med Pbl. § 12-10
  • Erklæringer som skal tinglyses eller slettes i relasjon til plan- og bygningslovens bestemmelser

 

Vedtak her vil være retningsgivende for tilsvarende saker i ettertid.

 

4. Direktøren for direktør for organisasjon og teknologi sin delegering til ledernivå 2

Direktør for helse og mestring, direktør for oppvekst, direktør for kultur og innbyggerdialog, direktør for by- og stedsutvikling, direktør for organisasjon og teknologi, samt direktør for økonomi og virksomhetsstyring (heretter omtalt som alle direktører) gis myndighet til å treffe avgjørelser innen deres respektive ansvarsområder i saker som ikke har prinsipiell betydning.

 

Dersom det er tvil om saken er prinsipiell eller ikke, tas saken opp med kommunedirektøren.  Det legges vekt på vedtakets prinsipielle betydning og dets konsekvenser. Dersom kommunedirektør vurderer at en sak er av prinsipiell betydning, skal den legges fram for formannskap eller det aktuelle utvalg for avgjørelse. 

 

Kommunedirektørens videredelegering skal fremgå av KF Delegering. 

Stedfortreder

Stedfortrederrollen kan inntre ved planlagt eller ikke-planlagt fravær.Ved planlagt fravær orienteres stedfortrederen av direktøren i forkant. Direktørene orienterer også kommunedirektøren. Ved ikke-planlagt fravær vil stedfortrederrollen inntre i forbindelse med akutte og/eller plutselige hendelser der kommunedirektøren/direktøren ikke selv kan meddele sitt fravær.

 

Stedfortreder overtar alle fullmakter i kommunedirektørens/direktørens fravær og overtar ansvaret for beslutninger knyttet til daglig drift. Beslutningene skal tas i tråd med gitte styringssignaler og de rammer og mål som er satt for kommunen.

 

Behov for stedfortreder for kommunedirektør, stabsdirektør eller tjenestedirektørene avgjøres ut ifra den enkelte 
sak.​ 

 

Adgang til videredelegering

Med mindre annet fremkommer av dette dokumentet kan alle direktører innenfor sine ansvarsområder videredelegere sin myndighet til underordnede som de har organisasjons- og instruksjonsmyndighet over, dersom dette ikke er i strid med lov, forskrift eller instruks fra kommunedirektøren, og delegering fremstår som faglig forsvarlig.

 

Videredelegering av avgjørelsesmyndighet vil kunne variere i de ulike områdene. Direktørenes  videredelegering skal fremgå av KF Delegering. 

 

Delegeringen skal være tydeliggjort og skriftlig i sak- og arkivsystemet (P 360) og i Kvalitetssystemet i tråd med DokumentVideredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre

 

Administrasjonsjonssjef, HR-sjef, leder BHT, IT- og digitaliseringssjef og lønnssjef (heretter omtalt som alle ledere på nivå 2 i område Organisasjon og teknologi) gis myndighet til å treffe avgjørelser innen deres respektive ansvarsområder i saker som ikke har prinsipiell betydning.

  • IT- og digitaliseringssjefen delegerer denne myndigheten videre til ​avdelingsleder infrastruktur, avdelingsleder drift og brukerstøtte  og avdelingsleder arkitektur og utvikling ​(heretter omtalt som alle avdelingsledere i IT og digitalisering).
  • HR-sjefen delegerer denne myndigheten videre til avdelingsleder HR lederstøtte  og avdelingsleder Rekruttering og kompetanseutvikling ​​(heretter omtalt som alle avdelingsledere i kommunalsjefområde HR). 
  • Administrasjonssjef delegerer denne myndigheten videre til avdelingsleder Dokumentsenter

Administrasjonssjefen er fast stedfortreder i direktør for organisasjon og teknologi sitt fravær.

Ved delegering av myndighet til å treffe enkeltvedtak, skal det sikres at enkeltvedtak signeres med to underskrifter for å ivareta hensynet til kontroll. En signatur kan godtas i saker, så fremt direktør finner det hensiktsmessig.

 

5. Budsjett-, økonomiansvar og anvisningsmyndighet

Alle direktører gis budsjett- og anvisningsmyndighet for drifts- og investeringsbudsjett innen hver sitt ansvarsområde.

Nærmere angivelse av myndigheten gis i kommunens styrende dokumenter.

GlobaltDelegering av myndighet i budsjettsaker - reglement (Gyldig)

GlobaltAnvisningsreglement (Gyldig)

Kun direktør for økonomi og virksomhetsstyring har fullmakt til å avgjøre saker om betalingsutsettelse og betalingsettergivelse, i henhold GlobaltKredittstyring - policy (Gyldig). Fullmakten kan delegeres videre i område økonomi og virksomhetsstyring.

Regnskapssjefen gis anvisningsmyndighet for belastning av renter, avdrag, forsinkelsesrenter, bankgebyrer og utgifter som skal fordeles på flere områder. Regnskapssjefen gis også anvisningsmyndighet for utbetalinger fra balanseregnskapet. Regnskapssjefen gis myndighet til å delegere denne myndigheten innen eget ansvarsområde.

Alle ledere på nivå 2 i område Organisasjon og teknologi delegeres budsjettmyndighet for sine ansvarsområder. Anvisningsmyndighet for driftsbudsjett delegeres i tilgangsportalen.

 

6. Personalmyndighet

Kommunedirektørens personalfullmakt 

Kommunedirektør har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner, hvis ikke noe annet følger av lov, jf. kommuneloven § 13-1 siste ledd. Kommunedirektør beslutter antall og type stillinger innenfor alle tjenesteområder, innenfor vedtatt budsjett. Bystyret vedtar at kommunedirektør har fullmakt etter gjeldende Hovedtariffavtale og Hovedavtale, herunder lokale lønnsforhandlinger og godkjenning av sentrale særavtaler. Myndigheten omfatter forhandlinger vedrørende ansattes lønns- og arbeidsvilkår, innenfor de rammer og retningslinjer bystyret og formannskapet har gitt.  

 

Myndighet i personalsaker

Alle direktører gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker hvor dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv. Myndigheten er begrenset til avgjørelser innenfor budsjettets rammer.

 

Myndigheten kan delegeres videre til ledere med personalansvar. Det samme gjelder myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og å behandle søknader om permisjon. Eventuelle unntak skal begrunnes skriftlig og forelegges kommunedirektøren for vurdering og godkjennelse.

DokumentPermisjonsreglement

DokumentSykefraværsoppfølgingsprosess

DokumentUtviklingssamtale(medarbeidersamtale) - prosedyre for gjennomføring

DokumentAvslutning av arbeidsforhold, f.eks. ved oppsigelse

 

Kommunens regler og retningslinjer skal praktiseres slik at det i størst mulig grad oppnås lik praksis i hele kommunen.

 

Alle ledere på nivå 2 i område Organisasjon og teknologi gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker innenfor sine ansvarsområde hvor dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv. Myndigheten er begrenset til avgjørelser innenfor budsjettets rammer. Det samme gjelder myndighet til å gjennomføre medarbeidersamtaler og å behandle søknader om permisjon.

  • IT- og digitaliseringssjefen delegerer denne myndigheten videre til alle ​avdelingsledere i IT og digitalisering.
  • HR-sjefen delegerer denne myndigheten videre til alle avdelingsledere i HR.
  • Administrasjonssjefen delegerer denne myndigheten videre til avdelingsleder dokumentsenter.

Opprettelse av stillinger

Alle direktører gis under forutsetning av varig budsjettdekning, fullmakt til å opprette stillinger. Vedtak med beskrivelse av hjemmel og finansiering skal være skriftlig i kommunens arkivsystem.

 

Oppsigelse av stillinger

Myndighet til å treffe vedtak om oppsigelse, avskjed og suspensjon etter arbeidsmiljøloven skal i utgangspunktet tilligge den enkelte direktør. Myndigheten kan videredelegeres til kommunalsjef/ledernivå 2 i stabsområdene dersom direktøren finner det hensiktsmessig.

Denne myndigheten videredelegeres ikke i område Organisasjon og teknologi.

Ansettelsesmyndighet

Ansettelser delegeres til den enkelte direktør, kommunalsjef/ledernivå 2 i stabsområdene og enhetsleder, ev annen leder med personalansvar som direktøren vurderer egnet. Den som får delegert myndigheten skal se til at det oppnevnes ansettelsesutvalg i den enkelte sak.

GlobaltAnsettelsesreglement (Gyldig)

Vedtak om innføring av ansettelses- og vikarstopp fra 21. oktober 2024

  1. Kommunedirektøren innfører vikar- og ansettelsesstopp med virkning fra 21. oktober 2024
  2. Det innebærer at alle stillinger vurderes og godkjennes av den enkelte direktør, eller den direktør bemyndiger
  3. Beslutningen gjelder inntil den blir opphevet av kommunedirektøren

Konsekvens

Dette innebærer at ansettelsesmyndigheten som er delegert gjennom kommunens delegeringsreglement til kommunens ledere midlertidig er trukket tilbake av kommunedirektøren.
 
Alle stillinger skal fra 21. oktober 2024 vurderes og godkjennes av den enkelte direktør, eller den direktør bemyndiger.
 
Oppfølging av VIA saker gjennomføres som vanlig.
 
Direktøren skal foreta en helhetlig vurdering om:
  1. det er budsjettmessig dekning for at stillingen kan utlyses, det vil si at driften i den aktuelle organisasjonsenheten er i økonomisk balanse
  2. og/eller om oppgaver kan tas bort, løses på tvers av områder gjennom effektivisering eller andre tilpasninger som gir mulighet for hel eller delvis stillingsreduksjon.
  3. og/eller den aktuelle stillingen er virksomhetskritisk for det aktuelle området eller kommunen, knytter seg til en definert bemanningsnorm eller stillinger er spesielt vanskelig å rekruttere til.
Eksempler på slike stillinger som nevnt i pkt. 3 kan være:
  • Undervisningspersonell i skole
  • Personell i barnehager innenfor definert bemanningsnorm
  • Leger, sykepleiere, vernepleiere, helsefagarbeidere
  • IT drift og sikkerhet.
En innføring av ansettelses- og vikarstopp vil kunne få konsekvenser for organisasjonens kapasitet.
 
I hvert direktørområde vil oppgaver knyttet til lovpålagte tjenester skjermes, men nivået på tjenesten må vurderes og det må vurderes om oppgaver kan omfordeles/overtas av andre.
 
For å sikre ivaretakelse av ansatte som blir berørt av en ansettelses- og vikarstopp er det viktig at det gjennomføres en forenklet ROS-analyse for å bli bevisst konsekvensene, samt at den lokale medbestemmelsesgruppen involveres.
 
Alle stillinger i Organisasjon og teknologi skal fra 21. oktober 2024 vurderes og godkjennes av direktør for Organisasjon og teknologi.

Myndighet i henhold til gjeldende hovedtariffavtale (HTA) og hovedavtale (HA):

Kommunedirektøren fastsetter lønn for direktører.

 

Fullmakt for fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kap. 3.4.2 og 3.4.3, ledere i kap. 4 og ansatte i kap. 5 delegeres til direktørene i området, i samsvar med retningslinjene i DokumentLokal lønnspolitikk - Kristiansand kommunelokal lønnspolitikk.

 

Fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kapittel 4 ( eksklusive ledere) foretas av nærmeste leder med personalansvar. Lønnsfastsettelse ut over garantilønn i Hovedtariffavtalen og lokalt etablerte tillegg skjer etter anbefaling fra kommunalsjef. Lønnsvedtak fattes i slike tilfeller av Forhandlingsleder.

 

Lokale forhandlinger etter HTA kap. 3 pkt. 3.4.1 C gjennomføres av kommunedirektøren med bistand fra Forhandlingsleder.

 

Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 3.4.2, 3.4.3 og kapittel 5.1 delegeres til direktøren i det enkelte område. Fullmakten kan ikke videredelegeres. 

 

Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen kapittel 4, 5.2 og 3.4.4 delegeres til direktør for organisasjon og teknologi. Direktør for organisasjon og teknologi sine fullmakter videredelegeres til Forhandlingsleder.

 

Det er kommunedirektøren som godkjenner forhandlingsresultatet etter lønnsforhandlingene i medhold av HTA kap 3, 4 og 5.

Ferieloven

Den enkelte direktør, kommunalsjefer/ldernivå 2 i stabsområdene og enhetsleder gis myndighet til å treffe avgjørelser etter ferieloven innen egen enhet.

Myndighet til å foreta organisasjonsendringer

Alle direktører gis myndighet til å gjennomføre organisasjonsendringer på alle nivå i eget område. Myndigheten kan ikke delegeres videre. Alle endringer, uavhengig av omfang, skal fremlegges for vurdering og godkjenning av direktør. 

 

Se også Dokumentprosedyrer for endring i organisasjonsstruktur.

 

7. Internkontroll

Alle direktører har ansvar for å følge opp kommunedirektørens føringer for en tilfredsstillende internkontroll. Ansvar og myndighet for internkontroll er beskrevet i Kristiansand kommunes internkontrollpolicy, GlobaltInternkontrollpolicy 

 

Alle direktører gis myndighet til å godkjenne dokumenter som skal tas inn i eget område i kvalitetstystemet.

 

Dokumentstyring i Organisasjon og teknologi - prosedyre beskriver hvem i Organisasjon og teknologi som har myndighet til å godkjenne dokumenter i Kvalitetssystemet og hvilke dokumenter de har myndighet til å godkjenne.

Lønnssjef gis fullmakt til å godkjenne forespørsler om tilganger i Visma Enterprise HRM for hele kommunen.

8. Informasjonsmyndighet

 

Alle direktører gis myndighet til å informere om sitt ansvarsområde internt. Alle direktører kan offentlig gi informasjon innenfor sitt ansvarsområde. Slik informasjon skal være i tråd med vedtak truffet i overordnet organ.

 

I kontroversielle saker orienteres respektive direktører fortløpende.

 

Alle ledere på nivå 2 i område Organisasjon og teknologi gis myndighet til å informere om sitt ansvarsområde internt. Alle ledere på nivå 2 i område Organisasjon og teknologi kan offentlig gi informasjon innefor sitt ansvarsområde. Slik informasjon skal være i tråd med vedtak truffet i overordnet organ.

 

9. Arkivmyndighet

I henhold til kommuneloven og arkivforskriften har kommunedirektøren som øverste administrative leder ansvar for kommunens arkiv. Kommunedirektøren har også ansvar for at organiseringen og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. 

 

Kommunen ved kommunedirektøren har i tillegg ansvar for at underliggende virksomheter får nødvendige veiledninger og råd i forhold til arkiv. Dette omfatter også eventuelle offentlige utvalg som kommunen nedsetter. 

 

Direktør for organisasjon og teknologi delegeres myndighet innen arkivtjenestens virkeområder. Myndigheten delegeres videre til leder for dokumentsenteret.

 

10. Informasjonssikkerhet og personvern

Kommunedirektøren delegerer oppgaver som gjelder behandling av personopplysninger til hver enkelt ansatt og i tråd med Dokumentpolicydokument for informasjonssikkerhet og personvern.  

 

 

11. Søksmålskompetanse

Alle direktører delegeres myndighet til å:

  • Beslutte saksanlegg, herunder ta ut stevning, forliksklage og begjære midlertidig sikring
  • Beslutte bruk av rettsmidler, herunder anke
  • Forlike rettstvister i og utenfor rettergang

 

Myndigheten er begrenset til å gjelde saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunedirektøren skal holdes løpende orientert. Plikt til løpende orientering gjelder ikke i saker etter barnevernloven. 

 

Alle direktører delegeres myndighet til å:

  • Følge opp saker for forliksråd og domstolene der kommunen er part
  • Inngi tilsvar og øvrige prosesshandlinger
  • Frafalle krav om sakskostnader
  • Ta stilling til resultatet av konfliktrådsbehandling
  • Ta stilling til forelegg utferdiget mot kommunen

 

Den enkelte direktør delegeres myndighet til å anmelde straffbare forhold på vegne av kommunen, med mindre saken er av prinsipiell betydning. Myndigheten kan videredelegeres dersom direktør finner det hensiktsmessig. Videredelegeringen skal være skriftlig.

 

Prosessfullmakt

Advokatene ved kommuneadvokatkontoret gis alminnelig prosessfullmakt på vegne av kommunen i medhold av tvisteloven § 3-4.

 

12. Myndighet til å underskrive dokumenter

Bystyret har gitt kommunedirektøren myndighet til å underskrive på kommunens vegne i alle saker som i det vesentlige gjelder formuesverdier eller personalsaker, herunder: 

  • Avtaledokumenter
  • Kontrakter 
  •  Søknader 
  • Gjeldsbrev 
  • Skjøter
  • Garantier

Eventuelle grenseverdier for kommunedirektørens fullmakt til å inngå enkeltkontrakter fremgår av Dokumentøkonomireglementet, vedtatt av bystyret.  

 

I tråd med den videredelegerte myndigheten fra kommunedirektør gis alle direktørene fullmakt til å underskrive dokumenter på vegne av kommunen innen sitt område.

Direktør for økonomi og virksomhetsstyring gis myndighet til å gjennomføre anskaffelser i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser i tråd med Dokumentkommunens innkjøpspolicy (Gyldig), og til å inngå påfølgende kontrakter, for hele kommunen. Fullmakten kan kun delegeres videre til innkjøpssjefen som kan delegere videre innen eget kommunalsjefområde.

Det er kun direktør for by og stedsutvikling (og eventuelt de det videredelegeres til) som gis myndighet til å inngå leieavtaler for fast eiendom med varighet mer enn 12 måneder. Signering forutsetter at leieavtalen er godkjent av budsjettansvarlig og innenfor budsjettrammene der avtalen skal belastes.

 

13. Myndighet ved kriser og katastrofer 

Bystyret har gitt kommunedirektøren utvidede fullmakter i krisesituasjoner og under katastrofer.

Ved krisesituasjoner og under katastrofer i fredstid skal kommunedirektøren etablere en kriseledelse.

I situasjoner der kommunens innsats ledes av kriseledelsen, har kommunedirektøren fullmakt til å:

  1. Utøve den kommunale myndighet som hendelsen krever, og beslutte iverksetting av de  nødvendige tiltak.
  2. Disponere et nødvendig beløp til
    • skadebegrensning og sikringstiltak for å verne liv, materielle verdier og miljø.
    • hjelp ved umiddelbart behov for opprydding og utbedring av skader.
    • påtrengende hjelp til personer som er rammet av krisen.
    • andre tiltak som anses påkrevet.
  3. Foreta midlertidig stans i kommunal virksomhet for å omdisponere ressurser.

De økonomiske disposisjonene, sammen med rapport om kommunens innsats, legges snarest mulig etter hendelsen fram til politisk behandling.

I kommunedirektørens fravær er myndigheten tillagt kommunedirektørens stedfortreder som er org.dir. Kommunedirektøren delegerer myndigheten til beredskapssjef som blir tillagt ansvar for spesielle oppdrag i tilknytning til kommunens innsats under den ekstraordinære situasjonen.

 

Roller og ansvar

Alle ledere som har fått delegert myndighet er ansvarlig for:

  • å avklare behovet for å delegere myndighet videre.
  • å sikre at videredelegeringen er godt kjent i organisasjonen.
  • å sikre at den som får delegert myndighet har den kompetanse som skal til for å utøve delegering på en forsvarlig måte.

 

Eierskap og implementering

Direktør for organisasjon og teknologi er ansvarlig for implementering og alle ledere på nivå 2 i område Organisasjon og teknologi skal følge dette opp i linjen.

 

Definisjoner

Ingen.

 

Vedlegg og referanser