Forutsetninger

Som hovedregel skal en sak kun behandles politisk dersom kommunedirektøren ikke kan avgjøre saken innenfor delegert myndighet. 

Før man starter med en politisk sak må følgende være gjort:

• Behovet for å behandle en sak politisk er avklart med direktør og samordnet med andre områder ved behov.

 

Beskrivelse

Direktørens ansvar

• Skal sørge for at sakene er drøftet og klarert med kommunedirektøren på forhånd.

 

Saksbehandlers ansvar

• Utføre fullført saksbehandling i samsvar med disposisjonen for saker til folkevalgte organ.
• Lage en behandlingsplan som sikrer intern forankring hos andre berørte områder og at saken blir behandlet i de relevante politiske utvalg innen gitte frister, herunder også medvirkningsrådene. Oversikt over myndighet delgert fra bystyret til formannskap og utvalg.
• Involvering av kommunens råd gjøres tidlig i saksbehandlingsprosessen og i god tid før administrativ innstilling skrives.
• Skal vurdere om saken er en adm.sak eller ikke før utredningen starter.  Ved tvil skal dette avklares med direktøren i området saken hører til, i god tid før administrativ innstilling skrives.
• Belyse alle sakens sider, også de som ligger utenfor eget saksområdet, slik at saken er ferdig vurdert, vektet osv fra et saksbehandlingsståsted når den sendes videre. Informasjon hentes direkte fra "kilden".
• Sørge for at alle sider av en sak er samordnet og vurdert før den blir lagt fram til politisk behandling, dvs. vurdere samlede konsekvenser for kommunen og trekke konklusjoner. Uenighet skal komme frem. (Kommune-)direktør konkluderer.
• Vise til budsjettdekning i de sakene som er av økonomisk karakter
• Vise til lovhjemmel og gjeldende kommunale plandokumenter, så langt det er mulig.
• Framlegge forslag til vedtak på vegne av kommunedirektøren. Saker som ikke kan regnes som kurante må drøftes med (kommune-)direktør.
• Avgjøre hva som skal følge som vedlegg.

 

Utforming av saksfremlegg

Ti tips for gode saksframlegg til politisk behandling.

KS Læring har et eget nettkurs i P360: Logg inn via ID-porten og velg «Saksframlegg».

Politiske saksframlegg - prosedyre for hvordan opprette.

• Avklar saksgangen med direktør/kommunedirektør.
  • Dersom saken er en adm.sak, skal saken behandles i partssammensatt utvalg. Det lages egen innkalling og protokoll for møtene i PSU.
• I saker utvalgene selv ikke kan avgjøre, innstiller utvalgene til bystyret.
• I saker som behandles parallelt i flere utvalg, men skal vedtas i bystyret, innstiller formannskapet til bystyret
• Dersom myndighet i en prinsipiell sak ikke er delegert til formannskap eller utvalg må saken behandles i bystyret. 
• Oversikt over formannskapet og utvalgene ansvarsområder og delegert myndighet fra bystyret i prinsipielle saker. 
• Formannskapet avgir høringsuttalelser i prinsipielle høringssaker med store konsekvenser enten økonomiske, men også organisatoriske eller med hensyn til oppgaveoverføring.
• I andre prinsipielle høringssaker (dvs. uten store økonomiske/organisatoriske konsekvenser for kommunen), er det det aktuelle utvalget som avgir høringsuttalelse. 
• Ikke-prinsipielle høringssaker behandles av kommunedirektøren.
• Sjekk skrivefrister/godkjenningsrutiner. Saksbehandling, frister og oppfølging av politiske saker - prosedyre
• Sett av god tid til både skrive- og godkjenningsprosessen.
• Finn rett tittel på saken – enkel, opplysende og søkbar.
• Følg malen – ikke kluss med oppsettet, rekkefølgen og boksene.
• Start skrivingen i P360-malen. Ikke skriv saken ferdig utenfor, for så å kopiere over. Det blir fort unødvendig dobbeltarbeid og rot med formatet.
• Noen avsnittsoverskriftene er obligatoriske, mens noen er «frivillige»/har en huskelistefunksjon.
• Kommunedirektøren har vedtatt at det alltid skal redegjøres for økonomiske konsekvenser.
• Bystyret har vedtatt at det alltid skal redegjøres for klima- og miljøkonsekvenser.
• Utredningen må ha en begynnelse (bakgrunn) og slutt (konklusjon)
• Er saken svært kort, kan det droppes å ha et sammendrag på side en.

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:

• Saksfremlegg klar for politisk behandling

 

Definisjoner

Adm. saker: saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen som arbeidsgiver etter kommuneloven § 5-11.Partssammensatte utvalg (administrasjonsutvalg).

 

Vedlegg

Reglement for partssammensatt utvalg.