Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at en har en god praksis for etablering av kommunalt vann- og avløpsanlegg over privat eiendom. Dette gjøres for å sikre kommunen et rettslig grunnlag for etablering, drift og vedlikehold av VA-anlegget.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte involvert i sikring av VA rettigheter. Initiativet kommer fra Plan og prosjekt i VA enheten og kjøp av grunn med avtaleinngåelse og tinglysning utføres alltid av Analyse og eiendomsutvikling.
Arbeidsgiver har ansvaret for at prosedyren fins og er korrekt. Arbeidsgiver har ansvar for å informere de ansatte om prosedyren og de ansatte er ansvarlige for å følge den.
1. Planlegging
Behov og alternative løsninger skal vurderes før det besluttes å legge offentlig VA-anlegg på privat eiendom. Det er viktig å oppnå god kontakt med berørte grunneier og evt. rettighetshavere tidlig i prosessen. NB! Husk at avtale ikke formelt må inngås før man har fått tillatelse iht. plan og bygningsloven (der det er påkrevd).
Så tidlig som mulig og før en kontakter grunneier, må VA plan og prosjekt kontakte leder for Analyse og eiendomsutvikling. Dette for bl.a. å forebygge konflikter, sikre rettigheter/ ansvarsfordeling internt og kunne sette rett pris. VA prosjekt kan da bare sende en email til enhetsleder der en legger ved kartutsnitt inkludert anleggssoner for å få i gang den innledenden dialogen.
Så legger man en strategi for hvem skal stå for forhandlinger, prissetting og inngåelse av avtale ved sikring av rettigheter. Det vil alltid være saksbehandler hos Analyse og eiendomsutvikling som velger rett mal og som starter redigering av malen.
Endelig signering av avtalen gjøres alltid av saksbehandler i Analyse og eiendomsutvikling som har delegert fullmakt. Parafert av VA prosjekt og plan.
Hvis det er behov for inngrep på privat eiendom bør grunneier kontaktes allerede tidlig i prosjekteringsfasen for å avklare hvordan grunneier stille seg til planene. Det er viktig at det allerede på dette tidspunkt gis korrekt og mest mulig fullstendig informasjon om hva tiltaket innebærer, både i anleggsfasen og etter ferdigstillelse, herunder om de rettighetsforhold og rådighetsbegrensninger som er knyttet til anlegget.
Ved sanering eller utvidelse av eksisterende anlegg i samme trasé, må kommunens rettigheter til eksisterende anlegg avklares. Dersom det ikke kan påvises erverv ved tidligere avtale eller ekspropriasjon, vil kommunens standard abonnementsvilkår "administrative bestemmelser" og/eller reglene om hevd innebære at det normalt likevel foreligger nødvendige rettigheter til eksisterende anlegg. Ved behov for utvidelse av eksisterende anlegg må det foretas en nærmere vurdering basert på servituttloven § 2, med mindre tidligere avtale eller ekspropriasjon avklarer adgangen til utvidelse.
2. Avtale om grunnerverv
Tiltak på privat eiendom må ikke starte opp før kommunen har ervervet nødvendig grunn og rettigheter. Grunnerverv bør som utgangspunkt være avklart før entreprenør kontraheres. Prosessen må derfor starte opp snarest mulig og i god tid før arbeidene planlegges utført. Grunnerverv skal alltid søkes løst ved frivillig avtale. Grunnervervskart med tilhørende anleggssoner skal ligge til grunn (legge ved et godt eksempel). NB! Husk at avtale ikke formelt må inngås før man har fått tillatelse iht. plan og bygningsloven (der det er påkrevd).
Berørte naboer skal få informasjon om arbeidet som skal starte, enten ved en telefon eller ved et felles informasjonsskriv (MAL). Hjemmels- og rettighetsforhold i grunnboken må sjekkes før utsendelse. Det er viktig å få frem bakgrunn og behov for inngrepet, hvilke rettigheter kommunen trenger å erverve, når og hvordan anleggsarbeidene planlegges gjennomført og hvordan erstatning for grunnerverv og ulemper vil bli fastsatt. Dersom tiltaket berører mange eiendommer, kan det være hensiktsmessig å innkalle til et felles informasjonsmøte for nærmere presentasjon og avklaring av innspill.
Deretter skal det snarest mulig avholdes møte/befaring med hver enkelt grunneier og evt. rettighetshaver hvor planene for den aktuelle eiendommen gjennomgås. Standard servituttavtale med kartbilag bør sendes ut sammen med innkallingen slik at også denne kan drøftes. Det lages et enkelt referat fra møtet og situasjonen før inngrepet må bevissikres (i form av bilder og/eller video).
Det utarbeides deretter et konket forslag til servituttavtale med utgangspunkt i kommunens mal, som etter evt. forhandlinger, signeres av begge part. Avtaleforslaget skal normalt sendes grunneier senest innen 4 uker etter avholdt befaring med frist for tilbakemelding. Evt. forhandlinger gjennomføres uten ugrunnet opphold. Avtalen skal signeres av hjemmelshaver, saksbehandler analyse og eiendom og enhetsleder VAR i to eksemplarer, hvorav hver av partene beholder hvert sitt eksemplar. Dersom hjemmelshaver ikke er reell eier, må avtalen inngås med reell eier, mens hjemmelshaver må samtykke til tinglysing.
Servituttavtalen skal gi kommunen tillatelse til å ta eiendommen i bruk og gjennomføre tiltaket straks avtalen er signert.
3. Tinglysing
Kommunen ved Analyse og eiendomsutvikling sender dokumentet med rettigheter/plikter til tinglysing straks denne er signert, forutsatt at endelig trasé er klarlagt. Det vil normalt være tilstrekkelig at detaljprosjektering er gjennomført. Tinglysing bør finne sted før tiltaket iverksettes. Refererer også til Kjøp av eiendom eller grunn og Ugyldig dokument-ID «8058»
Kommunens standard servituttavtale gir rett til å foreta mindre tilpasninger av traséen i forbindelse med utførelsen. Grunneier bør uansett varsles ved endringer. Ved større endringer bør avtalen tinglyses på nytt med oppdatert kartbilag.
Arkivering av tinglyst dokument skal skje i P360.
4. Gjennomføring av tiltaket
Kommunen må sørge for at entreprenør blir gjort kjent med servituttavtalens bestemmelser om hvordan anleggsarbeidene skal gjennomføres og påse at disse blir fulgt. Berørte eiere må varsles en tid før arbeidet settes i gang.
Etter at arbeidene er gjennomført og ferdigstilt, avholdes ny befaring på eiendommen for å avtale eventuelle reparasjonsarbeider. Etter at disse er utført innhentes skriftlig bekreftelse fra grunneier på at arbeidene er utført i henhold til avtale og at disse godkjennes.
Evt. uenighet løses ved forhandlinger, evt. ved avtaleskjønn, tilsvarende som for erstatningsutmålingen, jf. neste punkt.
5. Erstatningsutmåling
Kommunen skal ta initiativ til å fastsette det økonomiske tapet for grunn og rettigheter så tidlig som mulig og unntaksvis når anleggsarbeidene er ferdigstilt. Det økonomiske tapet skal også omfatte evt. anleggskader som ikke blir utbedret.
Erstatningstilbudet skal ta utgangspunkt i hva som fremstår som korrekt erstatning ved ekspropriasjon, men med et skjønnsmessig tillegg for usikkerhet og for å gi privat part et incitament til å velge minnelig løsning framfor erstatning ved rettslig skjønn. Det kan være aktuelt å utarbeide nærmere retningslinjer om normalerstatning for ulike type inngrep. I så fall kan det tas utgangspunkt i disse, men det skal likevel alltid foretas en konkret vurdering. Det er viktig å ha fokus på likebehandling og mulige presedensvirkninger når tilbud fremsettes/ aksepteres. Kommunen betaler kun unntaksvis i tillegg avsavnsrente og rimelige og nødvending advokatutgifter i henhold til avtalen om grunnavståelse/rettigheter.
Dersom partene blir enige om erstatningsbeløpet, formaliseres dette ved en enkel oppgjørsavtale som signeres i to eksemplarer. Kommunen må ikke betale ut erstatning før grunnervervet/rettigheter er sikret ved tinglysing.
Kommunen bør være varsom med å påta seg å utføre tiltak utover utbedring av anleggsskader, som del av erstatningsoppgjøret. Dersom dette likevel gjøres må det spesifiseres i avtalen hva som skal utføres, når arbeidene skal gjøres samt at fremtidig vedlikehold er kommunen uvedkommende.
Hvis partene ikke kommer til enighet om erstatningssummen, må erstatningen fastsettes ved rettslig skjønn (avtaleskjønn) basert på ekspropriasjonsrettslige regler. Kommunen begjærer skjønnet. Kommunen må dekke alle kostnader i forbindelse med gjennomføringen av avtaleskjønnet i henhold til skjønnsprosesslovens regler. Kommunen skal normalt rådføre seg med advokat før det besluttes avtaleskjønn.
6. Særling om grunnerverv til bygging av pumpestasjon e.l
Dersom tiltaket innebærer bygging av avløpspumpestasjon eller trykkøkningsstasjon på privat eiendom, skal tomten fradeles og overskjøtes til kommunen.
Det må tas hensyn til dette ved søknad om igangsetting av tiltak etter plan- og bygningsloven § 20-1, ved at det samtidig som selve tiltaket omsøkes, søkes om tillatelse til oppretting av avtalt tomt for stasjon.
Når tillatelse til fradeling foreligger rekvireres oppmålingsforretning. Så snart oppmålingsforretning er avholdt og ny grunneiendom er opprettet, utsteder grunneier skjøte til kommunen for tinglysing.
Dersom erstatningssummen er avklart på tidspunktet for utstedelse av skjøte, utbetales avtalt erstatning umiddelbart etter at skjøtet er tinglyst. I motsatt fall utbetales erstatning så snart vederlaget er endelig fastsatt ved avtale eller rettslig skjønn.
Grunneier må underskrive og utstede nødvendige dokumenter i forbindelse med fradelingen og overskjøtingen. Kommunen ved saksbehandler bistår grunneier med å utforme aktuelle dokumenter mv. Kommunen ved prosjektet dekker alle omkostninger i forbindelse med gjennomføringen av fradelingen og overskjøtingen
Eiendommen skal overdras fri for økonomiske heftelser.
7. Grunnerverv ved ekspropiasjon
Dersom grunneier ikke godtar frivillig avståelse, vil kommunen måtte erverve nødvendige rettigheter ved ekspropriasjon for å kunne gjennomføre tiltaket. Før dette besluttes må det foretas nærmere vurdering av aktuelle ekspropriasjonshjemler i oreigningsloven og plan- og bygningsloven. Saksforberedelsen og videre saksgang følger i utgangspunktet de alminnelige regler for ekspropriasjon basert på aktuelt hjemmelsgrunnlag. Administrasjonen skal varsle folkevalgt organ før det sendes ut forhåndsvarsel om ekspropriasjon. Kommunen bør også rådføre seg med advokat.
Når en offentlig instans som vegvesenet, jernbanen eller en kommune skal bygge eller utbedre en veg, må vi skaffe oss rettigheter til de arealer som blir beslaglagt til bygging eller utvidelse av vegen. Dette kalles grunnerverv.
Se mal for kontakt under "grunnerverv" VA prosjekt: Utrednings- og oppstartsfase