Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre en optimal rutine for kjøpsprosessen .
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i Analyse og eiendomsutvikling.
Ansvar for gjennomføring
Det er leders ansvar at prosedyren er etablert og er kjent blant de ansatte. De ansatte skal bruke den og gi innspill til forbedringer.
Beskrivelse
1. Bestilling
Til grunn for bestilling ligger
- Delegasjonsreglement
- Budsjett
- Eller til politisk behandling - dersom det ikke er budsjett for kjøp
Kjøpet kan være å anskaffe egnet grunn eller bygg i tråd med bestillingen. Tidspunkt for levering må defineres/avklares.
Finansiering
Bestillingen skal beskrive hvem som er ansvarlig for å fremskaffe finansiering og tidfeste dette.
For kjøp av formålsbygg og kommunale boliger må en se finansieringen opp mot Husbankens tilskuddsordinger.
Søk Husbanken om tilskudd dersom dette er mulig, se husbankens krav (url.)
Relevante maler, avhengig av bestillingen.
Mal oppstartsdokument Investeringsinstruksen
Mal behovsutredning for bygg Investeringsinstruksen
Mal behovsutredning Investeringsinstruksen
Ved bestilling skal det opprettes sak i P360. Tittel: Brukes @ blir alt bak @ skjult fra offentlig journal (eksempelvis ved kjøp av bolig til enslig mindreårige der man ønsker å skjerme adresse).
2. Finne egnet objekt
Det skal ligge til grunn en signert bestilling (mal) fra prosessen over.
Søke etter egnet objekt (tomt, bygg)
1. Søk igjennom kommunens egen eiendomsportefølje
a. Lage logg på egne objekter som er vurdert og forkastet med begrunnelse. Lagres på enhetens fellesområde.
2. Gjøre en markedsundersøkelse - søke tilgjengelige eiendomsobjekter i det private markedet.
Sjekk ut følgende før forhandlinger/budgivning igangsettes:
- Salgsprospekt
- Befaring ev. sammen med bestiller og Eiendom
- Vurdere behov for tilstandsvurdering
- Grunnboksutskrift
- Hvem eier grunnen
- Sjekk spesielt festeavtaler og forhandle den ferdig før evnt kjøp
- Reguleringsmessig status/brukstillatelse.
- Grunnforhold, forurensning, geoteknisk m.v.
For kjøp av arealer til bemannede boliger gjelder i tillegg følgende:
- Dersom reguleringsmessig status avviker fra formålet skal lokaliseringen Avklares med plan- og bygg, bestiller og ev. andre enheter om plassering av eiendommen er fornuftig.
- Avklare om nødvendige/planlagte modifikasjoner er gjennomførbare - kontakt byggesak
- Vurdere behov for ROS analyse
- Sjekk alltid innledningsvis med Husbanken om boligen er tilskuddsberettiget
- Vurdere besiktigelse sammen med bestiller og Eiendom
3. Verdsetting av eiendom
Kjøpes eiendommen i konkurranse med andre dokumenteres verdien gjennom markedspris (budjournal). Dersom eiendommen ikke kjøpes i konkurranse med andre, skal det normalt innhentes en ekstern verdivurdering. Der dette ikke vurderes som nødvendig skal det lages en intern verdivurdering (x-notat).
Dersom eiendommen kjøpes direkte fra firma skal det innhentes takst av kompetent personell, med mindre beløpet er ubetydelig i statsstøtte sammenheng. Dersom forhandlingsresultat overstiger takst må forbud mot statsstøtte vurderes/håndteres.
Oppdraget settes ut med basis i tilpasset takstmandat (lenket). "Takseringsmandat - verdsetting av arealer - strøkspris.docx"
4. Formalisere kjøp
Når en ikke kjøper gjennom megler, brukes egne maler "Kjøp av eiendom" (lenket) som tilpasses objektet. Flere maler skal etableres.
Når en kjøper gjennom megler, brukes meglers mal.
Signatur følger delegasjonsreglementet. Ta eventuelt forbehold om administrativt og eventuelt politisk tilslutning.
5. Godkjenner, gjennomfører og registrerer kjøp
5.1 Godkjenning
Dersom man har budsjett for kjøpet: Myndighet til godkjenning av kjøp følger det til enhver tid gjeldende delegasjonsreglement.
Dersom man kjøper utenom budsjett, må saken opp til politisk behandling, gitt gjeldende delegasjonsreglement.
5.2 Gjennomføring
Dersom en kjøper gjennom megler:
1. Kjøpekontrakt skal foreligge signert av begge parter og arkivert i Public
2. Salgsdokumentasjon med kontostreng sendes post@regnskap med utbetalingsanmodning pr dato for oppgjør i henhold til kontrakten. Meglers konto må opplyses.
3. Dette gir grunnlag for «faktura» som deretter må anvises i Visma.
Prosedyre for Dokumentasjon i regnskapet av salg av anleggsmidler - prosedyre følges.
Oppgjørsoppstilling skal arkiveres og tjene som dokumentasjon for sluttoppgjør, ev. innbetalinger ved retur av overskuddsbeløp. Prosedyre ovenfor gjentas.
Øvrige kjøpsdokumenter, prospekt, tilstandsrapporter, egenerklæringer etc. skal arkiveres i Public
Dersom eiendom kjøpes uten megler:
Kjøpekontrakt basert på kommunen mal skal foreligge signert av begge parter og arkivert i Public. "Kjøp av eiendom" (lenket).
Før utbetaling skal det utstedes et skjøte MAL som skal være tinglyst og returnert og arkivert i Public. "Skjøtemal" (lenket).
Pengeheftelser og sjenerende servitutter være slettet. Utskrift av grunnboken arkiveres.
Dersom pengeheftelser ikke kan slettes uten direkte oppgjør til kreditor, må kreditor kontaktes og avtale om pantefrafall etableres.
Prosedyre for Dokumentasjon i regnskapet av salg av anleggsmidler - prosedyre følges.
5.3 Overtakelse
Saksbehandler deltar på overtakelsesbefaring og overtakelsesprotokoll skal etableres.
Bestiller og Eiendom skal om nødvendig delta på befaringen der dette er relevant og skal medsignere på protokollen.
Sjekk at det som er avtalt i kontrakt blir overtatt. Herunder løsøre. Sjekk at følgende får stå igjen (for eksempel garderobeskap, kjøleskap, brannslukningsutstyr).
Noter målerstand på el og vann.
Send melding til E-verket om ny eier på målernr. – tilknytt til kommunens strømavtale.
5.4 Tilskudd
Søk Husbanken om tilskudd dersom aktuelt. Avklar hvem som eventuelt skal utforme søknad.
5.5 Registrering
Alle eiendommer som kjøpes og selges må registreres i Plania:
Visma: Eiendom anmoder regnskapstjenesten om et prosjektnummer for eiendommen i Visma.
Artsliste: Eiendom legger bygg/bolig legges inn i artslisten (sjekk med bibbi/tove)
Plania
Saksbehandler registrerer eiendommen (grunn).
Dersom eiendommen er bebygd skal Eiendom registrere bygget/ene i Plania og sørge for at bygget meldes til kommunens forsikringsselskap/kontaktperson.
Eiendom skal videre besørge kommunale boliger og bygg i bruk av HM i GIS kartlag for kommunale boliger: Adresse, antall enheter og formål (som UH) som sendes Ilya Palkhanov (forvalter i Eiendom) som oppdaterer Web oversikten
Brukernavn: krseiendom
Passord: xxxxx (beskyttet)
6. Intern overføring - forvaltningsansvar
Mal Overføring av forvaltningsansvar benyttes (kommer)
7. Evaluering
By- og stedsutvikling: Egenevaluering av enheten kan brukes for evaluering. En bør evaluere kjøpsprosessen og tilhørende maler/ prosedyrer minst en gang per år. Dersom det oppstår spesielle hendelser eller avvik skal det også gjøres.
Definisjoner
Ingen
Vedlegg og referanser
By- og stedsutvikling: Egenevaluering av enheten
Klima og arealutvikling: Hovedprosessene