Prosedyre: Dette dokumentet bruker vi for å beskrive oppgaver, aktiviteter eller en prosess som skal utføres i arbeidet. Dette gjelder både tjenester som leveres til innbyggerne, og oppgaver og aktiviteter som utføres internt i kommunen. Dokumentet beskriver også hvilken rekkefølge disse skal utføres i, krav til utførelse og hvem som har ansvaret for å utføre dem.
All tekst under overskriftene i denne malen er veiledende og skal fjernes før dokumentet ferdigstilles. Merk: Innholdet skal ikke skrives i kursiv. Når designmanual for ny kommune er klar kan dette få noe påvirkning på malen, men da bare på bruk av font.
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at Checkin påmeldingssytem brukes i henhold til kommunens rutiner.
Dette dokumentet gjelder alle ansatte.
Leder til den som står som arrangementsansvarlig har ansvar for at rutinene blir fulgt.
Her forklarer man leseren hvilke oppgaver og aktiviteter som skal gjøres, i hvilken rekkefølge de skal gjøres, og om det er noen spesielle krav til utførelsen av dem. Er det noen mål som skal oppnås med de aktivitetene dokumentet omhandler, skal dette beskrives her. Det er ikke lagt noen føringer på bruk av tabeller, bilder eller tilsvarende. Se Dokumentstyringsprosedyre for mer informasjon.
Checkin er godkjent som et system for å gjennomføre arrangment i kommunen. Dette gjelder både betalte og gratis arrangement.
Tidlig i arrangementsplanlegging
Be om å bli lagt inn i teamet for Checkin brukere. Klikk her for å bli med i teamet. Her ligger bruksanvisninger, tips, og mulighet til å få hjelp til oppstart av andre brukere. Du kan også kontakte Checkin for støtte. Det er Tore Løvland som er fagsystemansvarlig.
Kommunen har egen konto som kan brukes for Checkin, og noen ganger passer det å opprettet en egen arrangørkonto. Hvis du oppretter egen konto er det viktig at den legges inn under kommunens konto, slik at du kan benytte våre avtaler.
Legg inn minst to med administratortilgang for hvert arrangment, slik at du minimerer risiko med at eneste admin er utilgjengelig.
Personopplysinger
Det er viktig at man tenker gjennom hvordan informasjon hentes inn og oppbevares, og at dette er begrunnet overfor de som melder seg på. En må også bestemme seg for når den innsamlet data skal slettes, og at sletting gjennomføres som avtalt.
Det er viktig å jobbe så mye som mulig i Checkin-systemet, og ikke laste ned eller dele lister av deltakere med mindre det er særlig grunn til det (for eksempel for å gi kjøkkenet en liste over allergier, eller å ha en liste som en krysser av på ved inngang til arrangementet).
Det er viktig å ikke samle inn sensitive personopplysing, se lenken nederst for definisjon av det.
Vedlegg og referanser
ROS analyse ligger i P360.
Se Checkin.no for mer informasjon.
Se kommunens informasjon om Informasjonssikkerhet - policy (Ikke tilgjengelig)">Informasjonssikkerhet og personvern.