Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan dokumenter i Kristiansand kommunes kvalitetssystem styres, distribueres og gjøres tilgjengelig i organisasjonen.
Dokumentstyringen skal sikre at alle ansatte kjenner til og har god tilgang til informasjon (i form av dokumenter) som er viktig for kvaliteten i egen jobbutøvelse. Informasjonen skal være enkel å finne, lett å forstå og være oppdatert og godkjent av en person med riktig myndighet.
Alle ansatte som skal skrive dokumenter (dokumentadministratorer). Gjelder også ledere (og ansatte) som skal ha en rolle i dokumentstyringen (godkjennere, deltakere i arbeidsgrupper, o.l.).
Kommunedirektøren har ansvar for at kommunen har et hensiktsmessig og oppdatert kvalitetssystem.
Ansatte som skal opprette dokumenter (dokumentadministratorer) og annet innhold i Kvalitetssystemet er ansvarlig for å opprette disse i tråd med veilederen for dokumentskriving og kommunens opplæringsmateriell rettet mot dokumentproduksjon. De skal også sørge for at innholdet til enhver tid er oppdatert, underlagt styring og distribusjon, og at dokumentet er i henhold til overordnede dokumenter og ikke beskriver noe som er i konflikt med allerede publiserte/godkjente dokumenter.
Ledere og andre som godkjenner dokumenter har ansvar for å behandle (godkjenne) dokumenter som ligger til godkjenning uten unødig opphold slik at oppdatert informasjon publiseres i Kvalitetssystemet så snart som mulig.
Alle ansatte og ledere i Kristiansand kommune har ansvar for å foreslå forbedringer og kommentere om feil eller mangler i dokumentene i Kvalitetssystemet.
Kvalitetssystemet skal inneholde alle kommunens styrende dokumenter, dvs. beskrivelse av hvordan tjenester og aktiviteter planlegges, utføres, kontrolleres og dokumenteres (dokumenter av varig karakter).
Dokumentene i Kvalitetssystemet skal følge kommunens språkprofil.
Kommunens dokumentstruktur og hierarki er beskrevet i systembeskrivelsen for Kvalitetssystemet.
Det må foreligge et klart behov før et nytt dokument opprettes. Deretter skal det avgjøres om dokumentasjonsbehovet kan innpasses i allerede eksisterende dokumenter. Dette er dokumentadministrator sitt ansvar.
Opprettelse av prosedyrer og tilsvarende dokumenttyper (se oversikt) som gjelder hele kommunen skal alltid avklares med administrator for området det gjelder. Policyer alltid skal avklares med fagsystemansvarlig for Kvalitetssystemet.
Dokumenter som kun gjelder deler av organisasjonen, skal avklares med den som skal godkjenne dokumentet (se godkjenning under). Noen dokumenter omhandler prosesser som involverer andre roller eller enheter. Innholdet i disse skal forankres med de relevante interessentene før dokumentet etableres og godkjennes. Innholdet skal også være i samsvar med overordnede dokumenter som omhandler samme tema. Vi har maler for de ulike dokumenttypene, og dokumenttypene er beskrevet i veilederen for dokumentstyring. Skrivereglene i denne veilederen skal følges.
Kvalitetssystemet sikrer en unik identitet for hvert dokument i form av et dokumentnummer og versjonsnummer. Versjon, forfatter, godkjenner og godkjenningsdato for dokumentene vises på en tydelig måte i toppen av dokumentet. Kun godkjente dokumenter publiseres i visningsdelen i Kvalitetssystemet. Dokumenter som publiseres skal være kvalitetssikret i forhold til faglig innhold og dokumentmaler (utforming og inndeling) og før publisering.
Revisjonskommentarene som forklarer hva som er endret i siste revisjon ligger under fanen «Mer info» nederst på siden.
For mer informasjon om opprettelse av nye dokumenter, se hvordan dette gjøres i praksis i veilederen for dokumentskriving.
Kommunedirektøren godkjenner kommunens overordnede styrende dokumenter, eller delegerer denne myndigheten til angjeldende direktør eller kommunalsjef (unntaksvis til rådgiver). Delegering av godkjenningsmyndighet må dokumenteres. Godkjenning av dokumenter må gis som en rettighet i Kvalitetssystemet.
Nye eller endrede dokumenter skal godkjennes snarest og uten unødig opphold.
Vedlegg, veiledere og tilsvarende dokumenter kan godkjennes av rådgivere eller tilsvarende med fagansvar. Les mer om dokumentstrukturen i systembeskrivelsen for Kvalitetssystemet.
Dokumentadministrator er ansvarlig for oppdatering og endring av sine dokumenter. Forslag til endringer kan i Kvalitetssystemet legges inn som en kommentar knyttet til det aktuelle dokumentet. Alle kommentarer blir logget i kommentarfeltet til dokumentadministrator.
Endring av dokumenter skal beskrives av dokumentadministrator i revisjonskommentaren ved godkjenning. Det er obligatorisk. Dersom det kun er snakk om mindre endringer som retting av skrivefeil o.l. skal det stå at det ikke er vesentlige endringer. På denne måten informerer vi leserne om det er noe nytt de må gjøre seg kjent med eller om innholdet prinsipielt er det samme som forrige versjon.
Den som skriver ut dokumenter fra Kvalitetssystemet for å bruke den utskrevne versjonen på et arbeidssted, har ansvar for å sikre at utskriften er oppdatert i forhold til det som til enhver tid er den gyldige versjonen i kvalitetssystemet. Nye versjoner må skrives ut, og gamle versjoner må fjernes.
Dokumenter i Kristiansand kommune skal revideres minst hvert 3. år, med mindre det finnes eksterne krav om andre revisjonsintervall. Dokumenter som har overskredet revisjonsfrist vil være synlige og bli merket med en advarsel.
Dersom behovet for et dokument opphører, skal dette utfases. Den beslutningen må gjøres av dokumentadministrator og godkjenner. Dersom det er mange andre dokumenter som lenker til dokumentet bør man forsøke å informere dokumentadministratorene for disse dokumentene om at dokumentet opphører og at lenken vil slutte å fungere.
Det er et lederansvar å følge opp at ansatte er kjent med styrende dokumenter. Ansatte har selvstendig ansvar for å gjøre seg kjent med relevante dokumenter. I topplinjen i Kvalitetssystemet vil nye dokumenter dukke opp i en oversikt. I tillegg vil det være en systemmelding på dokumenter du tidligere har tatt utskrift av.
Kvalitetssystemet har en funksjon for at ansatte skal kvittere «lest og forstått» på utvalgte dokumenter (implementeringsstøtte).
De som publiserer dokumenter som gjelder alle ansatte og/eller ledere i kommunen bør lage en enkel kommunikasjonsplan for hvordan dokumentet skal bli kjent for de brukerne dette er mest relevant for. Dette gjelder særlig dokumenter som produseres av stabsområdene.
Funksjonen "implementeringsstøtte" ber brukeren om å bekrefte at dokumentet er lest og forstått, enten med et enkelt spørsmål eller en test. Bruken av lest og forstått på kan besluttes av ansvarlig leder f.eks. på en enhet, men skal besluttes i samråd med områdeadministrator. Lest og forstått på dokumenter som gjelder hele kommunen skal avklares med leder for Organisasjonsutvikling og fagsystemansvarlig for Kvalitetssystemet (Virksomhetsstyring).
Dokumenter som defineres som arkivverdig informasjon skal dokumentadministrator arkivere i kommunens arkiv. Råd om hvilke dokumenter som regnes som arkivverdige kan rettes til post.dokumentsenteret@kristiansand.kommune.no.
Dokument: med dokumenter menes alt materiell og innhold i kvalitetssystemet som sier noe om «hvordan vi skal ha det» og «hvordan vi skal jobbe». Eks. prosesskart, prosedyrer, policyer o.l.
Dokumentskriving - veileder for dokumentskrivere
Kvalitetssystemet - systembeskrivelse
Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy