03 Avviksbehandling, internrevisjon og dokumentstyring v. 1.4

MÅL/ HENSIKT:
Sikre at IK-mat-rutiner er utarbeidet og relevante, og at de brukes korrekt.
Sikre at internkontrollsystemet gjennomgås minimum årlig
Sikre at dokumenter brukes korrekt

 

ANSVAR:

  • Rådgiver kvalitet har ansvar for at prosedyrer er utarbeidet og vedlikeholdt
  • Rådgiver kvalitet har ansvar for at prosedyrene for IK-mat gjennomgås minimum årlig, og at internkontrollsystemet evalueres i ledelsens gjennomgang.
  • Kommunalsjef har ansvaret for at IK-Mat etterleves og sørger for at alle mottakskjøkken har eget personell som har et overordnet ansvar for å sikre at IK-mat er implementert på hvert mottakskjøkken.

 

BESKRIVELSE:

IK-mat er en del av kvalitetssystemet i Helse og mestring og skal følge de overordnede prosedyrer som gjelder for kommunalområde.

IK-mat har flere felles prosedyrer med infeksjonskontrollprogrammet, blant annet grunnleggende smitteverntiltak som er viktig for grunnforutsetningene i internkontroll på mottakskjøkken.

Hygienerutiner som finnes i SHB (Sykepleiehåndboka) gjelder også for IK-mat der de er relevante.

1. Avviksregistrering

Ved avvik på prosedyrer i IK-Mat, en uønsket hendelse oppdages eller at systemet kan forbedres, gjøres følgende:

  • Utfør strakstiltak slik at avviket/hendelsen ikke medfører skade eller konsekvenser

  • Be om bistand fra leder om nødvendig

  • Registrer avvik i EQS

2. Avviksbehandling

Når leder mottar en avviksmelding i EQS:

  • Korrigerende tiltak iverksettes for å begrense skade eller konsekvenser av hendelsen, og for å unngå at hendelsen skjer igjen.

3. Ansvar for IK-mat

  • Avvik knyttet til IK-Mat inngår i avviksrapporteringen i Styringsportalen.

Alle mottakskjøkken har en utpekt person med ansvar for å sikre at IK-Mat-rutinene er implementert.

 

4. Internrevisjon

  • Virksomhetene bestiller intern revisjon av rådgiver kvalitet. Fokus er på etterlevelse av rutiner.

 

Revisjon av prosedyrer i IK-mat samt fareanalyse:
Dette gjennomgås på overordnet nivå årlig. Dette følger kommunalområdets prosedyre for Dokumentstyring i helse- og mestring

 

Årlig gjennomgang av driftsrutiner på mottakskjøkken:
Hver institusjon sørger selv for at det minimum årlig gjøres en gjennomgang av hvert mottakskjøkken, med følgende aktuelle tema. Funn noteres i eget skjema, og oppbevares av den som er ansvarlig for IK-mat på mottakskjøkkenet. (Se vedlegg om Årlig gjennomgang av mottakskjøkken).

Den som er ansvarlig for mottakskjøkkenet (se punkt 3), har som hovedregel ansvar for å utføre denne gjennomgangen.

 

DokumentVedlegg Årlig gjennomgang av mottakskjøkken ved sykehjem og bofellesskap (Gyldig)