Dokumentstyring i helse- og mestring v. 1.0

Tillegg til overordnet prosedyre Dokumentstyringsprosedyre

 

MÅL/ HENSIKT:

Hensikten med prosedyren er å sikre dokumentstyring i helse og mestring, dvs. styring av utarbeidelse, godkjenning, tilgjengelighet, oppdatering og arkivering av styrende dokumenter slik at nødvendig informasjon er tilgjengelig når en trenger det, - samt at myndighetskrav om systematisk styring overholdes (se HM - Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten ).

Alle godkjente dokumenter kan leses av alle medarbeidere i EQS.

Prosedyren gjelder følgende type dokumentasjon:

  • Styringsdokumentasjon – beskrivelse av hvordan tjenester og aktiviteter planlegges, utføres, kontrolleres og dokumenteres (dokumenter av varig karakter). Eksempler på slike styrende dokumenter er prosedyrer, retningslinjer, planer, stillingsbeskrivelser, instrukser og sjekklister m.m. EQS brukes til å styre og tilgjengeliggjøre all styringsdokumentasjon.
  • Resultatdokumentasjon – registreringer og andre beskrivelser av resultater fra gjennomførte aktiviteter (av betydning for styring). Dokumentstyring for resultatdokumentasjon og andre typer dokumentasjon ivaretas  i egne systemer utenfor EQS (gjelder f.eks. elektronisk pasientjournal, saksbehandling/posthåndtering, løpende informasjon og kommunikasjon). 

 

ANSVAR:

  • Direktør helse og mestring har ansvaret for at kommunalområdet har et system for styring av nødvendig dokumentasjon, - som en del av kommunens ledelsessystem.
  • Rådgiver for kvalitet har ansvar for å utvikle, forvalte og styre systemet i tråd med direktørens instruks. 
  • Kommunalsjef har ansvar for å godkjenne dokumenter i eget område og at ansatte bruker dokument­styrings­systemet i tråd med direktørens instruks. 
  • Alle linjeledere har ansvar for å påse at de interne dokumenter som anses nødvendige, er utarbeidet, oppdaterte og at de blir brukt. Enhetsleder med delegert myndighet fra kommunasjef godkjenner og er formelt ansvarlig for innholdet i dokumentene. Utarbeidelse og godkjenning gjøres i nært samarbeid med medarbeidere og etter råd fra faglige rådgivere.
  • Utpekte rådgivere og andre nøkkelpersoner har ansvar for utarbeidelse og godkjenning av styringsdokumenter innen eget fagområde.
  • Alle ansatte har ansvar for å holde seg kjent med kvalitetssystemet. Ved behov skal ansatte benytte tilbakemeldingsfunksjonen i EQS slik at forbedringer kan gjøres.

 

BESKRIVELSE:

Kristiansand kommune bruker det elektroniske dokumentstyringssystem, EQS,fra Extend. Systemet er en skybasert og inneholder prosedyrer felles for kommunen og lokalt i helse og mestring. Det er opprettet lenker til dokumenter der dette er hensiktsmessig.

EQS er tilgjengelig for ansatte via Innafor eller snarveier på PC, nettbrett eller mobiltelefon.

Direktør for økonomi er systemeier, og driftsansvaret er lagt til område for virksomhetsstyring i økonomi.

 

Andre

Helse og mestring abonnerer på fagprosedyreverktøyet Sykepleierhåndboka (SHB). SHB er et kunnskapsbasert prosedyre- og kompetanseverktøy utgitt av Gyldendals akademiske forlag. Prosedyrene er utarbeidet og revideres årlig av fageksperter. Systemet er tilgjengelig via EQS eller applikasjon på håndholdte mobile enheter med fellesbruker.

 

Tilganger til dokumentstyringssystemene

Det finnes flere tilgangsnivåer i EQS: Alle ansatte har lesetilgang. Ledere har skrive- og godkjenningstilgang til dokumenter og lesetilgang til meldinger (avvik) i egen ansvarslinje. Enkelte nøkkelpersoner har utvidet tilgang. Tilganger administreres av rådgiver for kvalitet.

Styrende dokumenter

  • Det må foreligge et klart behov før et nytt dokument opprettes, deretter skal det avgjøres om dokumentasjonsbehovet kan innpasses i allerede eksisterende dokumenter.
  • Det er utarbeidet maler for kvalitetsdokumenter i EQS som sikrer en unik identitet i form av et dokumentnummer og versjonsnummer. Versjon, forfatter, godkjenner og godkjenningsdato for dokumentene vises på en tydelig måte.
  • Kun godkjente dokumenter er tilgjengelig for de med lesetilgang.
  • Papirutskrifter tas ut når det er mest hensiktsmessig for det daglige arbeidet.
  • Papirutgaver av eldre versjoner makuleres.
  • Manuelle endringer i papirutskrifter av dokumenter skal ikke gjøres.
  • Under fanen «mer info» ligger informasjon om hva som er endret siden forrige versjon. 

Godkjenning av dokumenter

  • EQS sikrer at alle dokumenter blir godkjent av autorisert personell.
  • Nye eller endrede dokumenter skal godkjennes snarest og uten unødig opphold.
  • Overordnede fellesdokumenter godkjennes av direktør helse og mestring eller den direktøren bemyndiger.
  • Kommunalsjef, eller den leder bemyndiger, godkjenner dokumenter  i eget ansvarsområde. Myndigheten kan ikke delegeres lenger ut enn til enhetsleder i lederlinjen. 
  • Enkelte nøkkelpersoner kan gis myndighet av kommunalsjef til å godkjenne dokumenter. Delegasjonen må dokumenteres i funksjonsbeskrivelsen. 
  • Dokumenter med betydelig medisinskfaglig innhold godkjennes/vurderes av kommuneoverlege som har det medisinskfaglige ansvaret for tjenesten.
  • Ved behov sendes dokumenter ut på høring, eller gjennomgås på møte, før godkjenning. 

Endring eller revisjon av dokumenter og informasjon om nye eller reviderte dokumenter:

Se overordnet prosedyre Dokumentstyringsprosedyre