Fakturering

Hovedregelen er at ingen virksomheter i kommunen skal ta imot kontanter fra kunder for salg av varer eller tjenester. Betalingskrav fra kommunen skal som hovedregel sendes som faktura til kunden gjennom kommunens faktureringssystem. Unntakene er beskrevet i prosedyren for Fakturering - Registrere grunnlag (Ikke tilgjengelig)

I denne prosessen forklarer vi hvordan faktureringen foregår. De enkelte prosedyrer som inngår i prosessen viser rolle- og ansvarsavklaring.

Når kommunen har levert en vare eller tjeneste, eller det av andre grunner oppstår et krav som resulterer i at det skal komme en innbetaling til kommunen skal det enten sendes ut en faktura eller betales for varen/tjenesten samtidig med bestillingen.

Det er ikke anledning til å sende fakturakrav som et brev. Fakturagrunnlag skal registreres umiddelbart etter at kravet har oppstått.

Internfakturering skal som hovedregel ikke forekomme. Dersom noen av kriteriene for internfakturering er innfridd og internfakturering skal utføres, skal dette skje i henhold til dette reglementet.

 

Leders ansvar knyttet til fakturering

Kristiansand kommune sender årlig ut over 300.000 fakturaer, og det arbeides i den forbindelse etter et viktig prinsipp - fakturaen skal være rett første gang. Det er leders ansvar at virksomheten gjennom sine aktuelle medarbeidere sender ut riktig fakturagrunnlag (Ikke tilgjengelig) til riktig kunde.

Leder må kjenne til mulige konsevenser av feilfakturering. Feilfakturering kan føre til: 

• Merarbeid i flere ledd dersom en faktura må krediteres grunnet unødvendige feil
• At leders virksomhet får feil inntekt
• At leders virksomhet får redusert tidligere inntekt ved tapsføring
• At kommunen får dårlig omdømme dersom innfordring skjer på feil grunnlag eller om ikke nødvendig informasjon er gitt de riktige instanser

Leder må i tillegg være særlig oppmerksom på viktigheten av å informere Regnskap ved omtvistet krav. (ref Fakturering - Fakturaen betales ikke (Ikke tilgjengelig)). 

Leder må påse at prosessen "Fakturering" er kjent for de som skal ha rollen for å registrere utgående fakturagrunnlag (sine merkantile/administrativt ansatte).

 

Definisjoner

Visma Enterprise Fakturering: Kommunenes faktureringssystem

Kunde: Betyr i denne sammenhengen fakturamottakeren

Tapsføring: Betyr at virksomheten får redusert inntekt inneværende år, grunnet manglende innbetaling fra kunden. Reduksjon posteres på samme ansvar/tjeneste som den gang da den ble inntektsført

Innkreving: Betyr å kreve inn penger fra kunders ubetalte regninger via namsmyndigheten eller rettsapparatet

Omtvistet krav: Et krav hvor mottaker av faktura mener at faktura ikke er i samsvar med levert vare/tjeneste