Denne rutinen skal sikre at kommunen har kontroll med hvilke ansatte som har tilganger, og til hvilke opplysninger, i Fiks folkeregister på vegne av kommunen.
Oppslag i Fiks folkeregister skal kun benyttes når det ikke er mulig å hente nødvendig informasjon via et fagsystem.
Alle ledere som skal bestille persontilgang i Fiks folkeregister for sine ansatte (med tjenestelige og lovhjemlet behov).
Ansvarlig leder for den som skal ha tilgang.
Bestill her: Tilgangsportalen
Ved bestilling av tilgang til enkeltoppslag i FIKS folkeregister skal nærmeste leder bestille tilgang for sine ansatte i Tilgangsportalen. NB: Det er ikke mulig å få tilgang utenom i portalen.
Dersom en ansatt har behov for tilgang utover det som er definert som ikke sensitive opplysninger skal det vises til lovhjemmel (ligger ferdig definert i bestillingsskjemaet i Tilgangsportalen).
Oppslag i Fiks folkeregister skal kun benyttes når det ikke er mulig å hente nødvendig informasjon via et fagsystem. Opplysningene som hentes ut av folkeregisteret skal brukes til tjenstlige formål. All data skal oppbevares i tråd med kommunens policy (Ikke tilgjengelig)for oppbevaring av persondata.
Avdelinger med ansatte som benytter oppslag i Fiks Folkeregister skal ha gjennomgått en ROS-analysefor bruken av folkeregisteropplysninger og ha oversikt over behandlingen av personopplysninger (Ikke tilgjengelig)som foregår i egen virksomhet.
Uttrekk fra folkeregisterethar egen rutine.
Fiks Folkeregister: Fiks folkeregister er en fellestjeneste på Fiks-plattformen. Løsningen innebærer at kommunens og fylkeskommunens fagsystemer kan bruke maskin-til-maskin-kommunikasjon for å koble seg opp mot folkeregisteret. I tillegg kan ansatte i kommuner og fylkeskommuner gjøre oppslag og uttrekk på opplysninger de har behov for, på en sikker måte. Kommunen styrer selv hvem som skal ha tilgang til hvilke opplysninger. Se KS sine nettsider for mer informasjon.