Innsyn i og utlevering av lydlogg på legevakt og responssenter v. 1.2

Hensikt

Sikre at innsyn i og utlevering av lydlogger skjer på korrekt og forsvarlig måte

Gjelder for

  • Avdelingsleder legevakt
  • Avdelingsleder legevaktsentral og responssenter
  • Aktuelle journalansvarlige

Beskrivelse

Alle krav om innsyn i eller utlevering av lydlogger skal saksbehandles med bruk av prosedyren Innsyn i pasientjournal.

Praktisk gjennomføring av innsyn i lydlogg:

Ved forespørsel om innsyn eller begjæring om innsyn, hvor det er avklart at innsyn skal innvilges:

  1. Det kan tilbys utlevering med en transkripsjon av samtalen.
  2. Alternativt tilbys mulighet for å lytte på opptak på legevakt eller legevaktsentral sammen med helsespersonell med bruk av hodetelefon. Dette er spesielt aktuelt dersom pasient/bruker eller pårørende skal gis innsyn. 
  3. Helsepersonell skal veilede for å sikre god beskrivelse av konteksten i opptaket, med ordbruk, stemmebruk og andre forhold som ikke kan forstås kun med lytting til opptaket, eller der faguttrykk og vurderinger bør forklares.

Når det etterspørres utlevering av lydfil fra pasient:

  1. Ved forespørsel om utlevering av lydfil skal det som hovedregel innvilges. Det må likevel gjøres en konkret vurdering i hver sak, der en må vurdere hvilke taushetsbelagte opplysninger lydfilen inneholder, om det er flere aktører som omtales i samtalen, eller om samtalens kontekst gjør det mulig å misforstå innholdet.

Når lydfil skal utleveres til politi, statsforvalter og andre:

  1. Lydfil krypteres på PC, og flyttes til minnebrikken etter at filen er kryptert.
  2. Lag et sikkert passord til kryptert fil. Passordet skal ikke følge minnebrikken, men sendes direkte til personlig mottaker, som hovedregel med SMS.

Utlevering

  1. Utlevering skal kun utleveres personlig til den som har rett på innsyn, ved at den kopieres en ny og ubrukt fysisk minnebrikke. Ved utlevering skal Digital oversendelse tillates kun som rekommandert post.
  2. Før utlevering, skal avdelingsleder be annen ansatt om å bistå med dobbeltkontroll av at det er korrekt lydfil som utleveres.
  3. Overlevering bør som hovedregel skje personlig. Mottaker må vise gyldig ID. Kun unntaksvis skal det sendes i postsending, og da kun som rekommandert brev. All utlevering skal skje i henhold til prosedyren Innsyn i pasientjournal.

Dokumentasjon:
Dokumentasjon av innsyn i og utlevering av lydfil skal følge prosedyre Innsyn i pasientjournal. Det skal i journalen fremgå til hvem som har fått innsyn, hva det er gitt innsyn i med tidsstempel for opptak (dato og klokkeslett til lydfil), format det er utlevert i og dato og sted for utlevering.

Annet

  • Ved både innsyn og utlevering til pasient/bruker, skal det følge med skriftlig informasjon om at lydopptak er unntatt offentlighet, og at opptaket ikke kan brukes fritt av hensyn til ansatte som er med på lydopptaket. Ta utskrift av vedlagte infoskriv. 
  • Lydfiler som oppbevares på minnebrikke, skal alltid oppbevares sikkert selv om de er kryptert, med oppbevaring i safe eller avlåst rom/skap.
  • Minnebrikker som har inneholdt krypterte lydfiler skal alltid destrueres dersom de ikke skal utleveres. De skal aldri gjenbrukes.
  • Lydlogg skal kun lastes ned på avdelingsleders kommunale PC, eller den PC som er avsatt til formålet. Ved bytte av PC, skal alltid PC leveres til IT-tjenesten inn for destruksjon, og ikke gjenbrukes.

Vedlegg og referanser

 

Vedlegg: Informasjon ved utlevering av lydlogg

Bilde1.png

Unntatt offentlighet, offl. § 13, jf fvl. § 13, 1. ledd 

Utlevering av lydfil med opptak av telefonsamtale 

Vedlagt er minnebrikke med opptak av telefonsamtale som du har fått innvilget innsyn i.

Vi ber deg om å merke deg følgende:

  • Informasjonen inneholder samtale hvor kommunens ansatte deltar, og samtalene er unntatt offentlighet. Vi ber derfor om at du ikke videreformidler informasjonen til utenforstående, videresender, kopierer eller på andre måter deler lydopptakene med andre.
  • Lydfiler som oppbevares på minnebrikke, skal alltid oppbevares sikkert, med oppbevaring i avlåst rom/skap.
  • Lydfiler bør avspilles direkte fra minnebrikken. Dersom de likevel kopieres til PC, telefon eller annet medium, bør de alltid slettes etter bruk.
  • Data på en minnebrikke kan ofte gjenopprettes, selv om du har slettet filene. Minnebrikker og andre lagringsmedier som lydfilen har vært på, bør  derfor alltid ødelegges på slik måte at data ikke kan gjenoprettes selv om filen er slettet.