Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre rett føring av utgående fakturaer, inngående fakturaer, reiseregninger, mva og budsjett.
Dette dokumentet gjelder ansatte som jobber med kontering, attestasjon i Visma, budsjettering og godkjenning av reiseregninger ved Innbyggertorg.
Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.
Få tilganger av Helle.
Vi pleier å bruke vedlagte artskontoplan i Visma. Her ligger også ansvarsnummer, prosjektnummer og varenummer, Regnskap: artskontoplan, ansvarsnummer, prosjektnummer, varenummer.
Det kommer en del fakturaer til oss, som ikke er våre. Hvis vi vet hvor de skal, kan vi sende de sidelengs, hvis ikke sendes de tilbake til regnskap. Når fakturaene er til oss, må vi få de godkjent av den som har bestilt varen, før vi konterer, godkjenner og sender videre til anvisning til Helle.
Her kommer noen kommentarer når det gjelder enkelte fakturaer:
«Om dette er knyttet til busskort til nyinnflyttede studenter er vi av den oppfatning at dette er en utgift en ikke har rett til kompensasjon for mva på. For å kvalitetssikre vår vurdering har vi drøftet dette med Skatt Sør som er av samme oppfatning. Her viser en til Finansdepartementets fortolkningsuttalelse av 2. mars 2004 pkt 3.5. Basert på denne uttalelsen vil tjenester som gis bort til kommunens innbyggere, utover det som følger av vedtak om sosiale tjenester, ikke vil gi rett til kompensasjon for kommunen, fordi det ikke anses å være «til bruk i kompensasjonsberettiget virksomhet».
I Kvalitetssystemet ligger det en del informasjon ang. fakturering i Visma, se Fakturering - Registrere grunnlag - Direkte i Visma (Ikke tilgjengelig).
Se vedlagte kontoplan/ varenummer, se ovenfor.
Det er regnskap som legger inn nye kunder og nye varer.
De sender også ut Fakturering - Fakturaen betales ikke - Kreditering eller delkreditering (Ikke tilgjengelig). Legg ved en kommentar på hvorfor det skal lages en kreditnota.
Hvordan forandre kontostrengen i en vare:
Gå inn på Visma – Fakturering – Grunndata – Selskapsopplysninger – Vareregister.
Oppdragsgiver er 300 Kultur og innbyggerdialog.
Finn varenummer, som du ønsker å forandre. Finn ett varenummeret som har rett mva kode i forhold til det du skal fakturere.
Trykk på kontering. Her kan du forandre Ansvar, Tjeneste, prosjekt osv.
Ikke gjør forandringer i mva koden og Art.
Under Satser er det mulig å legge inn nye faste priser. Gjøres i januar hvert år.
Når fakturaen er laget/ sendt, husk å sette varen tilbake til den kontostrengen den hadde før du startet.
Det er også mulig å forandre kontrostrengen på en varer når du er inne i registrering av fakturaen. Finn varenummer og trykk "Varer".
Husk at oppdragsgiver 300 inkluderer alle i "Kultur og Innbyggerdialog". Vi må bare forandre kontrostrenger til de varenummerene som er våre. Dette gjelder ansvar 4230xx.
Sjekke overtidslister mot Tidbank.
Vi får ikke timer i Tidbank i tillegg til full overtid. De som ønsker timer i Tidbank får «Diff. overtid».
Se Kvalitetssystemet Personal og Støtte. Her ligger mye nyttig informasjon.
Regnskapsavdelingen setter opp kurs hvert år i artskontoplanen og mva.
For opplæring i Visma Expense se Kvalitetssystemet, E-læring Reiseregning - Laste opp dokumenter.
For å godkjenne andres reiseregninger gå inn på Visma Approval. For å komme inn i Visma Approval gå først inn i:
For opplæring i Visma Approval se Kvalitetssystemet, Reiseregning - Anvise reiseregning (godkjenning)
Få tilgang av Helle.
Se brukerveiledning Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)
Det ligger ute ett e-lærings kurs som er greit å gå igjennom før en begynne å budsjettere, Utarbeidelse av økonomiplanen i Framsikt - Veileder
Dette er en rapport som viser hvor mye midler som er avsatt per art, per periode. Malen er tilgjengelig for alle nivåer i organisasjonsstrukturen. Du kan filtrere på ansvar og periode (202401 = januar, 202402 = februar, osv.). Denne kan eksporteres ut til Excel.
Da vil du få en tabell som viser sum per art, per periode, totalsum per periode, samt totalsum per art.
Sorter på de forskjellige ansvar på B1.