Arbeidsbeskrivelse for trivselsverter på hovedbiblioteket - prosedyre v. 1.7

Hensikt

Sikre at trivselsvertene kjenner til og kan utføre arbeidsoppgavene sine på en tilfredsstillende måte.

 

Gjelder for

Alle som jobber som trivselsverter på hovedbiblioteket på kveldstid og i helgene når hovedbiblioteket er meråpent.

 

Ansvar for gjennomføring

Biblioteksjefen og avdelingslederen i avdeling barn og unge har ansvaret for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

Arbeidstiden for stillingene

 

Vaktplan
  Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag
  18.45-22.15 18.45-22.15 18.45-22.15 18.45-22.15 16.45-22.15 15.45-22.15 15.45-22.15
Uke 1 3,5 3,5 3,5 3,5 5,5 6,5 (7,5) 6,5 (7,5)
Uke 2 3,5 3,5 3,5 3,5 5,5 6,5 (7,5) 6,5 (7,5)
Uke 3 3,5 3,5 3,5 3,5 5,5 6,5 (7,5) 6,5 (7,5)
Uke 4 3,5 3,5 3,5 3,5 5,5 6,5 (7,5) 6,5 (7,5)
               
Stilling 1 Stilling 2 Stilling 3 Stilling 4        
34,5 timer 34,5 timer 34,5 timer 34,5 timer        

 

Sommertid, som er fra 16. juni–31. august, forlenges arbeidstiden slik: kl. 16.45–22.15 mandager, tirsdager, onsdager og torsdager. Arbeidstiden forlenges også følgende dager slik: onsdag før skjærtorsdag kl. 11.45–19.15, onsdag før Kristi himmelfartsdag kl. 15.45–22.15 og i romjulen kl. 15.45–22.15. Disse timene er jobbet inn i løpet av året (lørdager og søndager ligger inne i fast lønn med én time mer gjennom hele året, og dette utgjør 24 timer). Lille julaften er arbeistiden kl. 16.45–19.15.  

Trivselsverter har i likhet med andre arbeidstakere automatisk fri på røde dager.  

I perioden mai og ut august endres arbeidstiden på søndager til 11.45–18.15 (biblioteket er meråpent kl. 12–18).

 

Vertene
Uke 1 Ane Skjøldberg Sandvik

 90 41 32 06  aneskj@outlook.com 

 Uke 2, 6, 10, 14, 18, 22, 26, 30    osv.
Uke 2 Anders Sunde Saraksen  45 66 59 36   andersu3006@gmail.com Uke 3, 7, 11, 15, 19, 23, 27, 31 osv.
Uke 3 Morten Gundersen 97 95 54 40  morten.gundersen@live.no  Uke 4, 8, 12, 16, 20, 24, 28, 32 osv.
Uke 4 Synnøve Opedal  41 59 54 77 synnope@gmail.com              Uke 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29 osv.

 

 

Vikarer
Bjørn Christian Noor 46 74 97 94  bjorn.noor@gmail.com
   

 

 

Trivselsvertene har egen telefon som brukes i arbeidstiden: 47 70 43 23. Den ligger på heisrommet i 1. etasje. Det er trivselsvertenes ansvar å legge den på lading.

 

Hva du gjør når du kommer på jobb om ettermiddagen

 

  • Kontroller at de som blir på biblioteket når det er meråpent, har signert kontrakt: 
    • iPad og skanner til innlogging av meråpent-brukere finner du i heisrommet i 2. etasje, se egen manual for oppkobling og innlogging (manualen ligger på hylla bak døra).
    • Gå igjennom publikumsdelen av lokalet – 4. etasje (gangarealet – ikke selve Kunsthallen), 3. etasje, 2. etasje, 1. etasje og grupperom i U1 – og sjekk at de som ønsker å sitte på biblioteket i meråpen tid, har signert kontrakt.  
    • Dersom de har kontrakt, lar du dem være i fred.  
    • Dersom de ikke har kontrakt og ønsker å benytte seg av meråpent bibliotek, ber du dem om å signere kontrakten i Bibliofil (hvis de har lånekort), ev. om å komme igjen dagen etter i betjent åpningstid og signere kontrakt.  
    • Dersom de ikke har kontrakt og ønsker å forlate biblioteket når det er meråpent, lar du dem gå.  
    • Når skanningen er over, setter du skanneren til lading i skjermen til PC-en på heisrommet i 2. etasje. Husk også å sette iPad-en på lading.

 

  • Sjekk at følgende dører er låst:
    • 4. etasje, fem dører: døra inn til selve Kunsthallen fra foajeen, døra bak Kunstbokbiblioteket inn i selve Kunsthallen, nøddøra i heisrommet mot Gyldenløves gate og selve verkstedsdøra, og døra inn til trappegangen opp til Kunsthallen. Dersom verkstedet er i bruk, må du sjekke at døra mellom verkstedet og Kunsthallen er låst.
    • 3. etasje, totalt seks dører: fire dører inn mot kontorfløyen, én nøddør fra heisrommet mot Gyldenløves gate og én dør inn til eksamensrommet. 
    • 2. etasje, tre dører: døra inn til datalaben, nøddøra fra heisrommet mot Gyldenløves gate og døra inn til heisrommet.  
    • 1. etasje, tre dører: døra inn til heisrommet, døra fra biblioteket som går rett inn til kafeen, og døra inn til spillrommet i 1. etasje.
    • U1: alle dører inn til arrangementsrommet, til lager, til gang mot toalettene, og dør ut til gangen utenfor kaféen.

 

  • Kontroller rom og sperrebånd:
    • Pass på at folk ikke går ned i Eventyrrommet gjennom grinda som er lukket.  
    • Sørg for at det står sperrebånd foran trappa ned til U1 dersom arrangementsrommet ikke er i bruk, og at alle rom nede er låst.  
    • Sjekk at det blå sperrebåndet står foran alarmportene mot Gyldenløves gate (det er kun inngangen mot Torvet som skal brukes i meråpen tid).

 

  • Sjekk materiale med utløst alarm i dørene på hovedbiblioteket – alarmloggen i infoskranken skal sjekkes daglig, og rapporten «Alarm utløst gjennom portene» i Bibliofil skal sjekkes ukentlig:
    • Sjekk alarmloggen i infoskranken (skranken til venstre) hver dag, og sjekk deretter eksemplarene i Bibliofil.
    • Dersom et eksemplar ikke er utlånt, må du sjekke plasseringen «Dagens innleverte», innleveringstraller, sorte kasser og hylleplassering. Hvis du ikke finner eksemplaret, må du sette statusen til «Alarm utløst gj. portene» i Bibliofil.  
    • Gjelder det et innlån, må du sende en e-post til fjernlan@kristiansand.kommune.no om hvilket eksemplar det gjelder. OBS: Materiale fra Vågsbygd, Tangvall, Nodeland, Hellemyr og Flekkerøy bibiliotek er ikke innlån, disse bibliotekene er våre filialer.  
    • Sjekk rapport «Alarm utløst gj. portene» i Bibliofil ukentlig.
    • Dersom materialet har hatt den statusen i ett år eller mer, må materialet anses som tapt. Gi beskjed til Adnan på e-post i slike tilfeller.

 

  • Plukk reservert materiale i Avdeling barn og unge – kun i 1. etasje (ikke i magasinene) - hver kveld, helst etter kl 21.00
    • Hent iPad på BUA-kontoret, åpne Bibliofil.
    • Velg «Jobber & rapporter» i venstremenyen.
    • Velg «Reserverte på hylla».
    • Trykk på hamburgermenyen (Filter) og trykk på «Ledig på avdeling».
    • Velg Hovedbiblioteket og hukk av på «Hovedbiblioteket, 1. etasje» og «Hovedbiblioteket, barn, 1. etasje» (tidsskrifter og bøker til barn).
    • Merk bøkene du har plukket, som «Plukket» i Bibliofil, og legg dem i hvit boks merket «Reserverte bøker til videre behandling» på BUA-kontoret.
    • Legg iPad til lading.

 

  • Renhold/vedlikehold hver fredag: Alle berøringsskjermer o.l. skal vaskes med Screen & keyboard-cleaner – utstyr finner du på heisrommet i første etasje:
    • datalaben
    • skrankepunktene m/utstyr (tre stk.)  
    • personalets iPader (på heisrom/kontor)  
    • PC-ene på heisrommene og BUA-kontoret  
    • datamus til datalaben (ligger på heisrommet i 2. etasje)  
    • alle selvbetjeningsautomatene 
    • publikums-PC-ene  
    • iPader til publikum  
    • berøringsskjermen utenfor datalaben 
    • kopimaskinen  
    • PS4-utstyr på spillrommet i 1. etasje (kontroller, spillkonsoll og fjernkontroll)  
    • Hublets: display til dockingsstasjonen og skjermene til alle 6 nettbrett (må ikke lånes ut for vask/ tørk)

 

Rengjøringen tas fredager ca. kl. 21.00 (jobben tar ca. 20 minutter). Når du har tørket av utstyret, kan det brukes igjen med en gang. Hensikten er å tørke bort smuss og fett, sprayen desinfiserer ikke. 

  • Annet renhold:

    • Hver dag: Kjør skylleprogram på kaffemaskinen i 2. etasje. Fyll på med kaffe, espresso, melkepulver og kakao dersom det er nødvendig. Hvis det er tomt for påfyll i skapet under kaffemaskinen, finner du nytt påfyll i U2 (rett foran heisen når du kommer ut) på siden mot Torvet.

    • Søndager: Kjør rengjøringsprogram på kaffemaskin i 2. etasje.

    • Én gang per måned: Tørk støv av / vask hyllene i barneavdelingen og allalderavdelingen. Hyllene er delt inn i fire soner hvor hver trivselsvert har ansvar for én sone:

      • sone 1: fantasy og lettlest (Synnøve)

      • sone 2: «mysterier», skjønnlitteratur, engelsk og «grøss» (Morten)

      • sone 3: fagbøker, «favoritter» og Andre språk (Ane)

      • sone 4: aviser og tidsskrifter i allalderavdelingen og tegneserier/manga barn (Anders)

    • I løpet av vakten: Sjekk miljøstasjonene i alle etasjene. Derseom det er mye restavfall, tømmes dette i en søppelsekk. Fulle sekker legges i grå dunk i sykkelgarasjen (rommet innenfor publikumstoalettene i U1). Pant kan legges i en egen pose.

  • Arrangementsarbeid:

    • Arbeidsgiver sender ut en oversikt over arrangementskalenderen slik at du vet om det skal være et arrangement på biblioteket når du kommer på jobb, eller litt senere på kvelden. I kalenderen vil det også stå telefonnummer til arrangøren.

  • Arrangementer i regi av eksterne aktører i arrangementsrommet i U1: ​

    • Slå av en prat med arrangørene, og gi dem ditt telefonnummer slik at de kan ringe deg dersom det er noe spesielt. Eksterne arrangører skal styre lyd og lys selv, men du kan bli tilkalt dersom det oppstår problemer. Det er installert teleslynge i arrangementsrommet for personer med hørselsnedsettelse. Eksterne arrangører har ansvar for å ha dørvakt som slipper inn dem som skal være på arrangementet. ​

  • Arrangementer der biblioteket er en samarbeidspartner, eller der biblioteket har eneansvar for arrangementet i arrangementsrommet i U1:

    • Avtal med samarbeidspartner / ansatt på biblioteket hvem som tar hånd om lyden i oppstarten av arrangementet, og hvem som er dørvakt. Los folk inn det akademiske kvarteret, før du låser døra. Dersom du ser at det kommer folk senere enn det, slipper du dem inn, men du skal patruljere hele bygget – ikke vær dørvakt en hel kveld. Dersom du skal styre lyd, er det en arbeidsoppgave du skal ha kun i begynnelsen av arrangementet. Når alt fungerer, går du tilbake til dine andre arbeidsoppgaver. 

  • Ved avslutning av arrangementet uansett om det er i egen eller andres regi:

    • ​Sørg for å guide folk ut av arrangementsrommet og ut av biblioteket. Dersom noen av deltakerne ønsker å bli på biblioteket litt lenger, skal de få lov til det, selv om de ikke har tegnet kontrakt ennå. Vær i det området der deltakerne skal gå ut av biblioteket, når arrangementet avsluttes. Sørg for å låse dørene til toalettene og til arrangementsrommet i U1 når rommet er tomt for folk.

  • Hvordan oppfører jeg meg, og hva slags type arbeid skal jeg gjøre eller la være å gjøre?

    • Det går an å be folk om å rydde opp etter seg når det faller seg naturlig.  

    • Det er fint om du tar deg godt av de som skal ha arrangementer hos oss. Mange av disse kommer tilbake om igjen og om igjen, og noen har faste kvelder for sine aktiviteter. Bli kjent med disse! Dersom de trenger vann og vannglass, finner du det på tekjøkkenet i U1. 

    • Beveg deg rundt i hele lokalet, slik at folk ser at du er til stede som ansatt. Ha alltid nøkkelbånd på deg, slik at folk skjønner at du jobber på biblioteket.

    • Slå gjerne av en prat med folk som er på biblioteket, når det er naturlig, men la også de som ønsker å jobbe i fred, få arbeidsro.  

    • Dersom det oppstår en situasjon som fører til bråk og uro i større grad enn det som er ønskelig, må du prøve å «snakke folk til ro». Det er lov til å si til personer som bråker, at de må forlate lokalet, men bruk skjønn med hensyn til hvem du gir en slik beskjed. Vær trygg på at de da vil gjøre slik som du sier. Dersom situasjonen føles problematisk, tilkaller du Securitas og/eller politiet.

    • Securitas tilkaller du ved å trykke på knappen du henter i heisrommet i 1. etasje når du kommer på jobb. Knappen henger du opp på samme sted når du forlater jobb.  

      Viktige telefonnummer: Securitas: 90 83 13 05 – Politiet: 02800 eller 112 – Brannvesenet: 110  

      Byggservice: 97 76 12 19 

    • Det er laget en beredskapsplan for biblioteket. Den skal du ha lest og satt deg inn i. Du skal aldri tilkalle miljøarbeideren, da vedkommende i liten grad er på jobb i din arbeidstid.  

    • Dersom det er noen inne i biblioteket som søler på gulvet e.l. på kveldstid, må du få rengjort det aktuelle området.  

    • Biblioteket skal holdes ryddig og rent. Dersom det er mye rot i et område, må du rydde der.  

    • Er det rolig på biblioteket på kveldstid, kan du sette bøker fra 1. etasje opp på hylla for dagens innleverte bøker i voksenavdeingen i 2. etasje. Pass på å bryte opp ryddejobben med regelmessige runder gjennom hele publikumsområdet, slik at folk ser at området blir patruljert. 

    • Du skal ikke bruke tid på studier og sosiale medier når du er på jobb. Du skal være til stede og ikke gå med høretelefoner på.  

    • Dersom folk spør deg om hjelp til å finne litteratur som står i bokmagasinene, skal du ikke hjelpe dem med det. Svar på en høflig måte at du kun skal være i publikumsområdet av biblioteket når biblioteket er meråpent, og at du av sikkerhetsmessige årsaker ikke skal forlate dette området. Brukerne må derfor komme tilbake i betjent åpningstid for å få hjelp til å finne litteratur som står i magasinene. De kan også reservere selv det de vil ha tak i.  

    • Det folk kan gjøre selv via hjemmesidene våre og når de er på biblioteket i meråpen tid, må du også kunne beherske. Men vi regner med at det tar litt tid å sette seg inn i alt. Gjør deg kjent med hjemmesidene våre, lån en bok, reserver en bok – gjør dette bare for å finne ut av hvordan alt fungerer. Test også kopimaskinen vår. Gjør deg kjent med hvordan vi har organisert samlingene i publikumsområdet. 

    • Spør folk deg om hjelp til å finne en bestemt bok eller bøker om et bestemt emne, kan du vise dem dette dersom du umiddelbart vet hva de spør om, og disse bøkene står framme i publikumsområdet. Er spørsmålet derimot så omfattende at du må bruke mye tid på å finne ut av det, må du kanskje si at biblioteket er meråpent på kveldstid, og at din jobb ikke er å finne fram bøker og annet materiale til publikum, men kun gi helt enkel hjelp, være vertskap for arrangører og ellers patruljere i publikumsområdet. Be dem om å komme tilbake i betjent tid for ytterligere hjelp. Men er du helt sikker på hva de spør om, er det lov å hjelpe, gitt at det ikke går ut over dine andre arbeidsoppgaver.

  • Matpause

    • Medbrakt mat kan du spise på heisrommet i 1. etasje, hvor det også er kaffetrakter og vannkoker. Det er dessuten helt i orden at du spiser medbrakt mat når du er på jobb om kvelden i ukedagene. Du skal derimot ikke forlate biblioteket for å kjøpe deg mat.

  • Hvordan får du gitt beskjeder til ansatte på biblioteket?

    • Dersom du har behov for å gi en beskjed til andre som jobber på biblioteket, sender du en e-post til post.folkebibliotek@kristiansand.kommune.no.

    • Dersom du blir syk, skal du ringe til Turid Janne Kvaløy, avdelingsleder Avdeling barn og unge, i kontortiden: 94 14 95 53 (privat: 92 23 93 03). Send en e-post (Turid.Janne.Kvaloy@kristiansand.kommune.no) dersom du ikke får tak i henne.​

  • Brannalarmen

    • Ved brannalarm kan det være viktig å ha en god dialog med brannvesenet over telefon dersom du føler deg usikker på rutinene (lenke til branninstruksen finner du nedenfor, under vedlegg og referanser).

    • Dersom brannalarmen går, skal alle forlate lokalet. Brukere som er inne i lokalet, har tegnet kontrakt og er selv ansvarlig for å forlate lokalet. Bruk gjerne høyttaleren i 2. etasje for å fortelle at alle må gå ut av biblioteket. Dersom det er et arrangement i arrangementsrommet i kjelleren, må du først og fremst få stoppet dette og få sendt folk ut av arrangementsrommet. Brannvesenet gir beskjed om når dere kan gå inn i lokalene igjen. Dersom det er en brann, skal du ringe biblioteksjef Anne Kristin Undlien på telefon 90 87 06 83 og brannvernleder på biblioteket Espen Halvorsen på telefon 93 00 57 37. 

  • Innbruddsalarmen

    • Desom innbruddsalarmen går, er det viktig å avklare raskt om det er falsk alarm eller ikke. Dersom det er falsk alarm, skal du ringe Securitas og oppgi kode for å avbestille utrykning. Er du usikker, skal du vente til vektere kommer, det er viktig at du føler deg trygg på arbeidsplassen, og det er Securitas sin jobb å sikre stedet dersom det mistenkes innbrudd. Telefonnummeret til Securitas står på alarmpanelet. Enten det er innbrudd eller falsk alarm, skal alarmen skrus av. Securitas vil komme uansett om ikke du avbestiller utrykning. Ved alarmer eller andre uønskede hendelser er det viktig at du skriver en avviksrapport. Denne bør du skrive så raskt som mulig etter hendelsen, mens du har ting friskt i minne.

  • Stengerutiner

    • Gå gjennom lokalet like før stengetid og si til folk som ikke ser ut som de er i ferd med å forlate lokalet, om at de må gå ut, for nå stenger biblioteket. Sjekk også U1.
    • Slå av lyset. Lørdager i perioden september til og med april skal ikke lyset slukkes ved stengetid kl. 22.
    • Sjekk at alle vinduer i publikumsarealet er lukket.  
    • Skru på alarmen når du vet at biblioteket er tomt.  
    • Securitas kommer og stenger biblioteket og går gjennom lokalene våre kl. 22.00.  
    • PC-en til venstre (mot Torvet) i Infoskranken slås av om kvelden.  
    • Skjermene i dataområdet i 2. etasje skal ikke slås av. 

 

  • Datalaben i 2. etg:
    • ​Døra til rommet skal være låst når betjent tid er over (voksenavdelingen låser, men sjekk om dte er gjort). Nøkkelen til rommet finner du i nøkkelskapet i heisrommet til skranke voksen.
    • Datalaben kan være utlånt til eksterne via Aktiv kommune på lik linje som arr.rommet og grupperom. Sjekk om dette er tilfellet. Skranke voksen har oversikten over bookingene på datalaben inkl. enkeltpersoner. Alle som bruker rommet etter betjent tid, må ha aktivert tilgangen. Se mer om informasjonen på bookingssiden her.
    • Kl. 21.30 må laben tømmes og låses. Trådløse mus samles inn og rommet må låses.

 

  • ​Problemer med Princh
    • Åpne admin-siden til Princh (den er favorittmerket i nettleseren på PC-ene i skranken).
      • Brukernavn og passord skal være lagret – bib-sk1@kristiansand.kommune.no – og passordet er det samme som på PC-ene.
    • Sjekk status-siden til Princh (klikk på SYSTEM STATUS nederst i venstre hjørne): 

Princh_trivselsverter.png

  • Dersom noe er feil for hele løsningen, vil du kunne se hva det dreier seg om. Da kan ikke Princh brukes, og du må henge opp lapper om at løsningen ikke fungerer. Disse lappene finner du under diverse oppslag i heisrommet i 2. etasje.
  • Dersom alt er OK, men enkelte jobber feiler, må du sjekke om det kan være papirstopp eller et åpent deksel / en åpen skuff, e.l.
  • Under status Todays activity og Location: Kristiansand folkebibliotek, hovedbibl., kan du se status på jobbene:

Todays_activity_Princh.png

  • Jobbene som har gått igjennom, har status Done:

Done_Princh.png

  • Jobbene som det er noe feil med, har status Queued (grå farge) eller Error (rødt):

Error_Princh.png

I slike tilfeller kan du huke av ved den enkelte jobben som har feilet, og velge «Cancel payement»:

Cancel_payement_Princh.png

Da blir pengene refundert til bankkontoen innen 72 timer. OBS! Alle betalingene til Princh blir utført i form av beløpsreservasjon. Blir ikke jobben registrert som utført i Princh, settes pengene tilbake til konto innen 72 timer.

 

  • Hvis brukeren får beskjed om at bankkort ikke kan brukes, kan det skyldes
    • at brukeren ikke har dekning på kontoen
    • at kortet er sperret for netthandel – dette kan brukeren sjekke ved å kontakte banken sin

​

 

Definisjoner

Ingen definisjoner.

 

Vedlegg og referanser

Branninstruks Hovedbiblioteket