Hensikt

Gjennomføre kommunens arrangementer og konferanser så klima- og miljøvennlig som mulig.  

Begrense den negative påvirkningen fra kommunens arrangementer og konferanser.  

 

Gjelder for

Ledere og ansatte som skal jobbe med å lage et arrangement eller en konferanse.  

 

Ansvar for gjennomføring 

Den enkelte lederen som er ansvarlig for arrangementet/konferansen.  

 

Beskrivelse

Retningslinjene følges for alle arrangementer og konferanser der det er hensiktsmessig med miljøsertifisering.   

Nedenfor følger en opplisting av kriteriene Miljøfyrtårn stiller til grønne arrangementer og konferanser. Først presenteres de generelle kriteriene, som er knyttet til klima- og miljøledelse av arrangementer og konferanser. Deretter følger kriterier inndelt etter tema: innkjøp, avfall og ombruk, utslipp til luft og vann og arbeidsmiljø.  

Generelle kriterier  

• (#1824) Enheten skal fylle ut "Sjekkliste for grønne arrangementer/konferanser" (Sjekkliste grønne arrangementer og konferanser (Ikke tilgjengelig)) for hver konferanse som promoteres som sertifisert grønn konferanse. Sjekklisten lastes opp under "Dokumenter" i Miljøfyrtårn-portalen.  
• (#1824) Alle grønne arrangementer og konferanser skal ha en Miljøfyrtårn-ansvarlig. Ansvarsområder:  
  • Sikre at kriteriene for grønne arrangementer/konferanser ivaretas i planleggingen og gjennomføringen.  
  • Sørge for at sjekklista for grønne arrangementer/konferanser fylles ut og lastes opp i Miljøfyrtårn-portalen.  
• (#1255) Enheten skal undersøke om det finnes kulturminner, verneområder eller viktige biotoper i området hvor arrangementet holdes. Det må lages en handlingsplan med tiltak i samråd med myndighetene dersom det er kulturminner, verneområder eller viktige biotoper på arrangementsområdet. 
• (#1725) Ansatte, frivillige og innleid personell skal få opplæring i arrangementets miljøtiltak, hvorfor de skal gjennomføres og hvordan de skal bidra til disse tiltakene. Opplæringen skjer som del av annen opplæring som gis.  
• (#1822) Deltakerne og samarbeidspartnere skal informeres om konferansens miljøtiltak i forkant av gjennomføringen.  

Innkjøp 

• Ved alle innkjøp benyttes kommunens prosess for innkjøp av varer og tjenester (Kjøp av varer og tjenester - Forside)
• (#1826) Kommunens rammeavtale for hotelltjenester – kurs- konferansetjenester og hotellovernatting benyttes ved konferanser og arrangementer. Her er det rangert hvilke hoteller som skal benyttes.  
  • Arrangør bør etterspørre om leverandøren har muligheten til å servere økologisk produkter, lokalprodusert mat og vegetariske/veganske retter.  
• (#1826) Der det ikke er aktuelt å benytte kommunens rammeavtale for hotelltjenester – kurs- konferansetjenester og hotellovernatting, (f.eks ved store utendørsarrangementer) skal minimum 10% av matmenyen være økologisk. Det skal minimum serveres et vegetarisk/vegansk alternativ.  
• (#1837) Ved konferanser/arrangement med matservering, skal det kontrolleres at det ikke bestilles sjømat som er merket i kategorien rød i Sjømatguiden. Enheten som har ansvaret for arrangementet/konferansen, må selv kontrollere at dette kriteriet følges og kontrolleres. Dersom mat bestilles gjennom rammeavtalen med Domstein, er dette kravet ivaretatt i avtalen, og Domstein leverer ikke fisk som er merket rødt i Sjømatguiden.  
• (#1237) Arrangementet skal tilby: - Minimum 10% av matmenyen skal være økologisk. Hvis det tilbys færre enn fem retter kan det alternativt legges vekt på økologiske ingredienser. - Minimum én vegetarisk eller vegansk (plantebasert) matrett - Minimum ett alternativ innen økologisk drikke.  
• (#2029) Ballonger, lykter, plastbasert konfetti, glitter og andre effektmaterialer som fører til forsøpling når de bukes utendørs skal ikke benyttes. 

Avfall og ombruk 

• (#2028) Bruk av engangsartikler til matservering skal minimeres. Der det ikke er mulig å unngå (f.eks av hygieneårsaker) skal det sikres kildesortering av avfallet og at konferanse/arrangementsområdet ikke forsøples.  
• (#1834) Ved bruk av stands på konferanser skal utdeling av vareprøver og reklameartikler minimeres.  
• (#1836) Deltakerne på konferansen/arrangementet skal informeres om kildesorteringssystemet. Dette kan gjøres i forbindelse med annen praktisk informasjon.   
• (#1756) Umiddelbart etter arrangementets slutt skal alt avfall fjernes fra området for å unngå forsøpling av naturen.  
• (#1732) Det skal tilrettelegges for kildesortering i tråd med avfallsforskriften. Dvs. at det minimum skal tilrettelegges for sortering av matavfall og plastavfall (krav fra 1.1.23). Det bør også kartlegges hvilke avfallstyper som er forventet å oppstå, slik at hovedmengden av avfall kan sorteres. I tillegg til matavfall og plastavfall bør det ved behov kunne sorteres papp/papir, glass og metall og pant. 
• (#1732) Det skal være tilstrekkelig med avfallsbeholdere og jevnlig avfallstømming.  
• (#1833) Fysisk informasjons- og sponsormateriell skal minimeres. Materialet som benyttes skal være minst mulig miljøbelastende, og kunne gjenbrukes.  
  • Fysisk informasjon- og sponsormateriell minimeres ved å tilrettelegge for digital kommunikasjon, tilby aktiviteter eller mat/drikke i stedet for freebies og oppfordre samarbeidspartnere til å gjøre det samme.  
  • Redusert miljøbelastning fra materiell oppnås ved å bruke miljømerkede produkter og produkter som er laget av resirkulert materiale som også kan materialgjenvinnes. 
  • For å gjenbruke informasjons- og sponsormateriell kan man låne materiell fra andre enheter der det er mulig (bannere, rollups, stands), bruke årsnøytrale logoer, bestille materiell som kan brukes på andre sammenkomster og kjøpe materiell med lang forventet levetid.  

Utslipp til vann og luft  

• (#1253) Ved arrangementer som medfører støy på eller utover anbefalt varslingsgrense på 92 dB skal godkjent hørselvern være lett tilgjengelig for publikum. Hørselvern kan være alt fra enkle ørepropper til mer avanserte hørseldempende produkter. Med godkjent menes at produktene skal være produsert i henhold til relevant europeisk standard (EN-standard) eller tilsvarende. 

Arbeidsmiljø 

• (#1233) Virksomheten skal ha utarbeidet en skriftlig risikoanalyse (ref. internkontrollforskriften, §5) inklusive brannsikkerhets-, førstehjelps- og beredskapsplan for arrangementet (gjelder ikke for konferanser, kun store utendørs arrangementer). Forebyggende tiltak skal være implementert før arrangementet starter (se også NS 5814). Modul for utarbeidelse og oppfølging av risiko- og sårbarhetsanalyser ligger i Styringsportalen. Leder er ansvarlig for ROS-analysene, men kan gi skrivetilgang til ansatte som har arrangementsansvar.

 

Definisjoner

Arrangement: Større kultur- og idrettsarrangementer som typisk holdes utendørs. Eks: festivaler, idrettskonkurranser og midlertidige markeder. 

Konferanse: Konferanser og andre mindre innendørsarrangementer. 

 

Vedlegg og referanser

Sjekkliste grønne arrangementer og konferanser (Ikke tilgjengelig)

Kjøp av varer og tjenester - Forside