Kjøp av varer og tjenester

Denne prosessen tar for seg hele forløpet fra et behov for en vare eller tjeneste oppstår til et kjøp er gjennomført. Et behov kan enten resultere i et kjøp fra en eksisterende avtale, en konkurranse som genererer en avtale/kontrakt eller et kjøp uten at det foreligger en avtale. Denne prosessen forklarer hvem som gjør hva, og i hvilken rekkefølge.

I denne prosessen omtales dagens elektroniske innkjøpssystem, Visma Enterprise eHandel, som eHandel. Dette er en modul i dagens økonomisystem.

Hele prosessen gjelder også bruktkjøp, og denne prosessen må ses i sammenheng med prosedyren for bruktkjøp.

Det må også vurderes om kjøpet er regnskapsmessig å regne som drift eller investering. Forskjellen mellom de to er beskrevet her. 

 

Leders ansvar knyttet til kjøp av varer og tjenester

Leder må sørge for at prosessen Kjøp av varer og tjenester er kjent for egne ansatte med merkantile/administrative oppgaver som har rollen Bestiller. 

Dersom du har behov for å kjøpe en vare eller tjeneste, har du følgende ansvar som leder: 

1. Vær lojal til de rammeavtalene/innkjøpsavtalene kommunen allerede har inngått.
   • ​​Som hovedregel skal eHandel benyttes ved kjøp av varer på eksisterende rammeavtaler (eHandelslojalitet).
   • Leder må forstå hvilke kjøp hen har lov til å godkjenne (ihht Anvisningsreglement). 
2. Dersom det ikke finnes rammeavtale, og det som skal kjøpes er vurdert til å koste over 100 000 kr eks. mva., skal Innkjøp kontaktes og bistå med gjennomføring av konkurranse/anbudsprosess. 
3. Dersom det ikke finnes rammeavtale, og det som skal kjøpes er vurdert å koste under 100 000 kr eks. mva., kan innkjøpet gjennomføres selv (uten en anbudsrunde). Behovet må imidlertid ses i sammenheng med øvrige tilsvarende behov i kommunen, da det er summen av det totale behovet som gjelder. 

For mer detaljert informasjon om disse tre alternativene - se prosessteget "Bestille vare eller tjeneste". 

Dersom du er i tvil eller har spørsmål om innkjøpsavtaler eller mulige anskaffelser – kontakt post.innkjøp@kristiansand.kommune.no.

Dersom du har spørsmål om bruken av eHandel og fakturabehandling - kontakt post.regnskap@kristiansand.kommne.no.

 

Definisjoner

Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Bestiller er blant annet ansvarlig for å bestille riktig vare fra riktig leverandør på riktig innkjøpsavtale. For mer informasjon om Bestillerens konkrete ansvar i eHandel, se Anvisningsreglement. 

Godkjenner: En godkjenner (også kalt anviser) har ansvar for å godkjenne utbetaling eller bestilling i eHandel. For mer informasjon om Godkjennerens konkrete ansvar i eHandel, se Anvisningsreglement.

Rammeavtale/innkjøpsavtale: En avtale kommunen har inngått med en eller flere leverandører for å dekke et behov for en gruppe varer eller tjenester vi som organisasjon ofte har bruk for (repeterende kjøp, gjerne av mindre verdi isolert sett, men som samlet sett overstiger grenser for krav til inngåelse av en innkjøpsavtale). Eksempler på rammeavtaler kommunen har: Rammeavtale for kjøp av møbler og inventar og rammeavtale for kjøp av håndverkertjenester. Mer informasjon om rammeavtaler finner du på DFØ sine nettsider. 

 

Vedlegg og referanser

Anvisningsreglement

Innkjøpspolicy

Anskaffelsesprosessen - Forside