Hensikt
Beskrive innfordring kommunale krav sin rutine i forbindelse med saksbehandling av betalingsavtaler, betalingsutsettelse og ettergivelse av innfordringsmessige hensyn (økonomiske). Dette for å sikre en likebehandling av skyldnerne.
Dette dokumentet gjelder for innfordringsteam kommunale krav.
| Oppgaver i prosedyren: | Hvem utfører oppgaven: |
| Saksbehandling av betalingsavtaler | Saksbehandlere innfordring kommunale krav |
| Vurdere sletting av renter/gebyrer/hovedstol | Saksbehandlere innfordring kommunale krav, Kemner |
| Slette renter/gebyrer/hovedstol | Saksbehandlere innfordring kommunale krav, Kemner |
Betalingsavtaler kan inngås for alle selskap. Når det gjelder kommunale eiendomsavgifter og krav fra Avfall Sør vil det som utgangspunkt ikke inngås betalingsavtaler for disse kravene da vi har legalpant.
Søknad om betalingsutsettelse for ikke forfalte krav vil stort sett ikke bli innvilget. Purring med gebyr og renter må påregnes.
Det er viktig at skyldner i alle tilfeller får beskjed om å innbetale det de kan.
Betalingsavtaler kan inngås med løpetid inntil 3 år med mulighet for forlengelse etter fornyet økonomisk vurdering, men maksimalt inntil 10 år totalt sett.
Søknad om betalingsavtale kan komme enten skriftlig eller ved muntlig forespørsel og behandles fortløpende. Skyldneren må oppfylle visse vilkår for å få innvilget avtalen.
Vilkår:
Ved forespørsel om betalingsavtale skal følgende punkter vurderes:
Informasjonen noteres i saksnotatsfeltet i Procasso og saksbehandler vurderer om skyldner kan få innvilget betalingsavtale samt hvilket beløp og lengden på betalingsavtalen (det er viktig at saksbehandler og skyldner snakker om samme krav). Noter saldo, nedbetalingsbeløp og forfallsdato på betalingsavtalen samt annen viktig/nyttig informasjon som er oppgitt til skyldner i saksnotatsfeltet i Procasso.
Skyldner skal i utgangspunktet sende dokumentasjon ved søknad om betalingsavtaler som går over 1 år. Dokumentasjonen kan ettersendes innen 2 uker hvis saksbehandler finner det hensiktsmessig å inngå en betalingsavtale omgående.
Hvis skyldner er uenig i avdragsbeløpet må skyldner sende dokumentasjon uavhengig av betalingsavtalens løpetid.
Dokumentasjon fra skyldner kan være:
Det tar minst 6 uker før fakturaen kommer over til oss. Vi vil i utganspunktet ikke inngå betalingsavtaler på saker hvor skyldner kun har saker i Visma. For skyldnere som har forfalte saker i Visma og saker i Procasso, er det viktig å se helheten. Saker i Visma som blir en del av en betalingsavtale, må overføres til Procasso før avtalen opprettes.
Dersom skyldner får innvilget betalingsavtale og avtaleperioden overstiger 6 måneder, skal skriftlig bekreftelse sendes til skyldner (aktivitet 1132 i Procasso). Hvis avtaleperioden er under 6 måneder, må saksbehandler vurdere om det er nødvending å sende skriftlig bekreftelse.
Ved krav til flere kreditorer skal alle restanser ivaretas og oppgis til skyldner. I noen tilfeller kan det være aktuelt med 2 parallelle betalingsavtaler eller betalingsavtaler som starter når en annen betalingsavtale er nedbetalt (ved f.eks to forskjellige kreditorer). Saksbehandler må da vurdere hvilken sak/samling av saker det er mest hensiktsmessig å starte med. Saksbehandler må også vurdere om det må sendes et brev per betalingsavtale eller et brev som viser oversikt over begge betalingsavtalene (aktivitet 1132). Saker i en samling kan avsluttes, men ikke tas ut av samling.
Hvis betalingsavtalen blir misligholdt ved at løpende faktura ikke blir betalt, må saksbehandler vurdere om det er hensiktsmessig å legge denne også inn i avtalen. En ny skriftlig bekreftelse skal sendes skyldner hvis det er fare for foreldelse.
Aktivitet 1138 blir brukt i Procasso ved opphevelse/brutt avtale.
I Procasso må arbeidsflyt og oppfølginger som ikke er relevant for saken slettes i Procasso. Vurder om saken behøver manuell oppfølgning.
Før en søknad om betalingsavtale blir avslått, skal saksbehandler fremsette nytt forslag til betalingsavtale. Ved skriftlig søknad prøver saksbehandler stort sett å komme i dialog med skyldner. Ved avslag på muntlig henvendelse, får skyldner svar umiddelbart.Ved skriftlig søknad, sendes det et avslagsbrev til skylder (aktivitet 1131).
Saksbehandler bør oppfordre skyldner til å betale.
Dersom utleggsforretning er avholdt kan skyldner ta kontakt igjen slik at saksbehandler kan ta en ny vurdering.
I saker utover kemnerens fullmakt skal kemner innstille saken til økonomidirektøren som avgjør saken og eventuelt om saken er av en slik art at den krever politisk behandling. Spesielt gjelder dette for saker som er behandlet politisk tidligere, f.eks rente- og avdragsfritak for enkeltutlån som avgjøres av samme organ som har innvilget lånet.
Kemnerkontoret håndterer flere saker med skyldnere som har store økonomiske utfordringer, der innkreving vanskeliggjøres som følge av kombinasjonen lav inntekt (trygd) og høy gjeld. I slike inkassosaker, typisk der resultatet er/kan være «intet til utlegg» etter rettslig pågang, kan det inngås avtaler med lavt avdragsbeløp som ikke er tilstrekkelig til å dekke fulle rentekostnader.
Slike avtaler kan blant annet være en forutsetning for å inngå ny husleieavtale med kommunen o.l. Avtaler med lang avdragstid skal vurderes vært tredje år, og etter 3 + 3 + 3 år skal det foretas en vurdering av eventuell ettergivelse forutsatt at skyldners økonomiske situasjon ikke er forbedret.
Vilkårene for ettergivelse er de samme som for betalingsavtale.
Når det gjelder renter og gebyrer for kommunale avgifter skal disse stort sett ikke ettergis pga legalpant. Disse blir motregnet. Hvis saken er foreldet skal rentene og gebyrene slettes.
Renter opp til kr 70 pr sak, skal automatisk bli slettet i Procasso. I saker med renter og gebyrer opptil kr. 10 000 per skyldner, er det saksbehandler som vurderer om disse skal ettergis. I saker hvor renter og gebyrer er over dette beløpet og opptil kr 75 000, skal kemneren ta avgjørelsen på om det skal ettergis.
I saker hvor det er snakk om ettergivelse av hovedstol på under kr 5 000 per skyldner, er det saksbehandler som vurderer om det skal ettergis. Ettergivelse av hovedstol på mellom kr 5 000 og kr 15 000 skal diskuteres i teammøte. Ettergivelse av hovedstol på over kr 15 000 og opptil kr 50 000, skal kemneren avgjøre.
I enkelte saker kan saksbehandler vurdere om det er hensiktsmessig å ettergi renter, gebyrer og restbeløp for å få en oversiktlig reskontro for skyldner, saksbehandler og Namsmann samt vurdere kost/nytteperspektivet.
Renter skal ikke fjernes i systemet, men stoppes. Ved mislighold av betalingsavtalen, begynner rentene å løpe igjen. Husk å legge inn «til dato» i Procasso. Rentebeløp bør ikke overstige avdragsbeløp ved inngåelse av betalingsavtaler.
Ved ettergivelse av engangsbetaling av gebyrer og hovedstol som ikke er tapsført i Visma, må regnskap få beskjed.
| Beskrivelse av kontrollpunkt: | Utføres av controller: |
| Sjekke at alle sakene er med i betalingsavtalene | Kristine |
| Sjekke at betalingsavtalene ikke blir misligholdt | Kristine |
| Sjekke vurdering av ettergivelse | Kristine |
Procasso - Saksbehandlingssystemet til kommunal innkreving
Visma - Økonomisystemet
Styrende dokument: