Samarbeid forvaltning og utfører - prosedyre for samhandling v. 1.2

Hensikt

Å sikre godt samarbeid mellom bestiller og utfører slik at alle har samme forståelse av vedtak og volum på tjenestene.
 

Definisjoner

Behov endret-notat (BE-notat) 

  • Skrives når det er en varig endring (over 2 uker) i brukes behov for hjelp.
  • Skrives ved avsutning av tjeneste.

Evalueringsnotat

  • Skrives årlig ved evaluering av brukers status og behov for tjenesten dersom tjenesten skal videreføres i samme omfang.
  • Dersom det er satt evalueringsdato på tjenesten skal det meldes Forvaltning innen evalueringsdato som står i tjenestebildet. 


Gjelder for

Forvaltning og koordinering
Livsmestring
Hjemmetjenester og rehabilitering
Omsorgssentre

 

Beskrivelse av arbeidsfordeling 


Saksbehandler i Forvaltning 

  • Fatte vedtak med beskrivelse av hva bruker skal ha hjelp til.
  • Registrere aktuell tjeneste og tidsbruk på bakgrunn av brukers behov.
  • Melde utfører om ny bruker
  • Samarbeide med utfører før vedtak skrives der det er nødvendig.
  • Evaluere tjenesten etter meldt BE-/Evalueringsnotat og eventuelt endre tjenesten.
  • Fatte nytt vedtak når vesentlige endringer i hva bruker skal ha hjelp til, dersom det etterspøres. 
  • Innkalle til samarbeidsmøte med utfører etter avtale. 
  • Samhandle med utfører om avslutning av tjenester der det er uenighet mellom bruker og utfører
     

Avdelingsleder Forvaltning

  • Delta på samarbeidsmøter med tjenesteledere og avdelingsledere utførere jevnlig.
     

Utfører

  • Dokumentere endret behov for hjelp
  • Melde om endret behov for hjelp. 
  • Avslutte tjeneste i forståelse med bruker
  • Samhandle med Forvaltning om avslutning av tjenester der det er uenighet mellom bruker og utføre

 

Beskrivelse av arbeidsoppgaver 


Informasjon om vedtaket

  • Standarder for hva tjenestene skal inneholde og volum på tjenestene skal være kjent og akseptert av bestiller og utfører.
  • Bestiller og utfører samhandler når nødvendig før vedtak fattes, evt ved at utfører deltar på vurderingsbesøk sammen med Forvaltning.
  • Utfører får melding om nye brukere på avdelingens fellesmail. 
  • Utfører leser vedtak og saksutredning på nye brukere.

 

Tilbakemelding fra utfører

  1. Skrive BE-/Evalueringsnotat
     
  2. Registrer nye funksjonsverdier i IPLOS ved endringer.
     
  3. Melde om endringer
    ​Hjemmetjenester trenger ikke sende beskjed. Sonekontakt i Forvaltning sjekker Profil lokal for nye notater. 

    For Bofellesskap og Langtidsinstitusjon: Dokumentere endringer i Profil i BE-notat og tidsregistrere (på samme måte som for Ressurskrevende tjenester 2 ganger pr år).Presentere begrunnet behov for endring av finansiering i møte med avdelingsleder og økonomikonsulent i Forvaltning 3 ganger pr år.

    For alle andre tjenester: E-post om notat skal sendes til kontaktperson i Forvaltning. 
     
  4. Avslutte tjenester når mål er nådd, eller ikke kan oppnås. Melde til Forvaltning dersom uenighet mellom bruker og utfører om avslutning av tjeneste.


Behandling av BE-notat eller Evalueringsnotat

Forvaltning

  • Vurdere om BE-/evalueringsnotat inneholder tilstrekkelig med opplysninger.
  • Endre tjenestebildet etter vurdering av nytt framkommet behov.
  • Sende mail til utfører om at BE-/evalueringsnotatet er behandlet. 
  • Sende endringsvedtak til bruker når dette blir etterspurt. 
  • Drøfte tjenester til evaluering på møte med utfører når nødvendig.

 

Spesielt for behandling av BE-notat for hjemmetjenesten
ISF finansiert ved timer, besøk og administrasjon

Forvaltning

  • Sonekontakt i Forvaltning sjekker Profil Lokal for nye BE-notat. 
  • BE-notater som er oversendt Forvaltning innen den 15. hver måned skal være fulgt opp fra Forvaltning innen månedens utløp.
  • BE-notater som er oversendt Forvaltning innen den 30/31 i hver måned skal være fulgt opp av Forvaltning innen den 15. påfølgende måned.

 

Spesielt for behandling av BE-notat for bofellesskap-Habilitering
ISF-finansiert ved ABCDE-modell

Utfører

  • Dokumentere endringene i Profil (i BE-notat) og tidsregistrerer (på samme måte som for Ressurskrevende tjenester 2 ganger pr år)
  • Presentere begrunnet behov for endring av finansiering i møte med avdelingsleder og økonomikonsulent i Forvaltning i Tertialmøtet

Forvaltning

  • Kaller inn til tertialmøte for Avdelingsleder og Økonomikonsulent i Forvaltning og enhetsleder for utfører 3 ganger pr år.
  • Når nødvendig endre finansiering av tjenesten       

 

Årlig gjennomgang av alle tjenester av utfører 

Minimum 1 gang pr år gå gjennom vedtak, utføre funksjonskartlegging (herunder IPLOS) og vurdere behov for arbeidsplass-kartlegging.

Avdelings- /soneledere tar ut rapport i Profil på vedtak som skal evalueres før møtet med kontaktperson i Forvaltning.

Melde til Forvaltning dersom arbeidsplass-kartlegging medfører behov for endret vedtak

 

Avslutte tjenester

  1. Bruker og utfører er enige om avslutning – utfører skriver evalueringsnotat og avslutter tjenesten i Profil
     
  2. Utfører mener tjenesten kan avsluttes, bruker er uenig i dette – utfører kontakter Forvaltning for ny vurdering av behovet.
     
  3. Bruker har ikke benyttet tjenesten på 1 mnd
     
  4. Bruker er på korttidsopphold og det innvilges langtidsplass – utfører avslutter tjenesten fra datoen for start av korttidsoppholdet
     
  5. Bruker er gitt annet tilbud som utfører kan tilby som erstatning for tjenesten det er vedtak på: Kurs, gruppe, lav-terskel (DropIn, Lavterskel Ungteam) eller Velferdsteknologi og skal ikke tilbake til opprinnelig tjeneste – utfører skriver evalueringsnotat, avslutter tjenesten i Profil og registrerer ny aktuell tjeneste
     
  6. Bruker er gitt annet tilbud som utfører kan tilby som erstatning for tjenesten det er vedtak på (kurs- eller gruppe-tilbud), men skal sannsynligvis tilbake til opprinnelig tjeneste – utfører skriver evalueringsnotat, setter tjenesten på midlertidig fravær i Profil og registrerer ny aktuell tjeneste
     
  7. Bruker er gitt annet tilbud som erstatning for tjenesten det er vedtak på (korttidsopphold), og skal sannsynligvis tilbake til opprinnelig tjeneste – utfører skriver overflytningsnotat og setter tjenesten på midlertidig fravær i Profil.

 

Jevnlige samarbeidsmøter mellom kontaktperson forvaltning og avdelings-/gruppeleder
 

Aktivitet  Beskrivelse  Ansvar 
Hensikt med møtene 
  • Sikre samarbeid mellom Forvaltning og utfører.
  • Være a jour med evaluering av vedtak
  • Lik forståelse for tjenestenivå og mengde
  • Sikre lik kvalitet på BE-notater
  • Sikre like rutiner for BE-notater, evalueringer, fraværsmelding og utmelding av brukere i tjeneste

Forvaltning 

Utfører 
Hvem deltar 
  • Kontaktperson på Forvaltning (obligatorisk)
  • Avdelingsleder (obligatorisk)
  • Teamkoordinatorer og andre som har ansvar for BE-notater (anbefales)
  
Rutine for møtet 
  • Avtale halvårsplan for møtetidspunkt - en gang i måneden der det er naturlig. 

Kontaktperson
Forvaltning

Avdelingsleder
utfører  

 

Vedlegg

BE-notat som søknad om korttidsopphold - prosedyre