Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er daglig å sikre at alle kanaler for mottak av digital post håndteres iht gjeldende lovverk.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte ved Dokumentsenteret.

Ansvar for gjennomføring

Leder ved Dokumentsenteret.

Beskrivelse

Kommunen mottar digitalt post i kommunens e-postmottak, digitale skjema via kommunens skjemaløsning, AltInn, Uregistrerte i P360 (eDialog og KS-SvarInn), Aktørportalen, Barneverns- og helsenemnda, Byggsøk, SMS og sosiale medier.
Behandling av digitalt mottatt post behandles fortløpende og vurderes for journalføring.

• Behandling av e-post: 
  • Bekreftelse på mottak av e-post skal gis snarest etter at denne er mottatt. Er henvendelsen et saksdokument, skal bekreftelsen inneholde opplysning om saksnummer som skal benyttes ved senere kontakt. Videresendes e-posten til annet postmottak ved Dokumentsenteret, gis bekreftelsen derfra.
     
  • Det gis ikke bekreftelse på masseutsendelser fra andre forvaltningsorganer eller private firmaer/ næringsdrivende. Det gis heller ikke bekreftelse på henvendelser som har karakter av generell informasjon eller reklame.
    ​
  • Det gis ikke bekreftelse ved mottak av meldinger med trusler mot ansatte eller tjenestesteder, men det sendes umiddelbart melding til beredskapsleder.
     
  • ​Forslag på standardtekst ved bekreftelse av e-post som er journalført (signatur i Outlook): "Vi har mottatt din henvendelse. Den er journalført i sak xxxxxxxxx. Vennligst oppgi saksnummer ved senere henvendelser." 
  • E-post som er feilsendt, returneres med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat, gjerne med informasjon og lenke til rett adressat om vi vet dette.

• Post fra AltInn, Aktørportalen og Barneverns- og helsenemnda blir varslet med e-post til aktuelt postmottak. Det gis ikke bekreftelse til avsender på disse.
   
• Dersom det er feil ved en henvendelse som mottas (filformat, mangler/ feil ved opplysninger, vedlegg m.m.), må saksbehandler informeres.
   
• Journalføringspliktige dokumenter i alle digitale kanaler skal journalføres i henhold til P360 - prosedyre for registrering og journalføring av ulike dokumenttyper
   

Definisjoner

Journalføringspliktig og Journalføring: Journalføring er en fortløpende og systematisk registrering av opplysninger om inngående/utgående/interne dokumenter hos et organ, en virksomhet e.l. Disse opplysningene samles i en journal, ofte kalt brevjournal eller postliste. Offentlige organer har på grunn av innsynsretten plikt å føre journal.
Arkivar: Ansatte har som arbeidsoppgave å ta vare på dokumentasjonen i offentlige etater og private bedrifter sine arkiver. Vanlige arbeidsoppgaver for arkivaren kan være å registrere, katalogisere og digitalisere informasjon og dokumenter.

Vedlegg og referanser

eForvaltningsforskriften
Arkivlova med forskrift