Hensikt
Rutiner for å sikre at all post som gjelder brukere og søkere av kommunens helse- og omsorgstjenester postføres og ferdigbehandles i Profil eller P360.
Sikre elektronisk arkivering av all relevant og påkrevet dokumentasjon knyttet til brukere.
Definisjoner
Profil; fagprogram for kommunale helse- og omsorgstjenester.
Public 360; kommunens saks- og arkivsystem.
Postjournal; delen av Profil der all post inn og ut skal registreres.
Pasientjournal; inneholder all informasjon om pasienten som lagres som grunnlag for undersøkelser, diagnostisering, behandling eller annen oppfølgning av pasienten. Journalen inneholder også opplysninger om råd og informasjon pasienten har fått.
Saksbehandler; den som er påført som ansvarlig for dokumentet og har ansvar for å ferdigstille dokumentet.
Gjelder for
Dokumentsenteret
Forvaltning og koordinering
Livsmestring
Omsorgssentre
Hjemmetjenester og rehabilitering
Beskrivelse
Dokumentsenteret
- Dokumentsenteret mottar all post vedrørende brukere/søker av helse- og omsorgstjenester og vurderer om det skal skannes til Profil eller P360. Dersom man er usikker kan Forvaltning og koordinering kontaktes for en avklaring.
- Som hovedregel skal all brukerrettet post til Profil. Unntaket er klage- og tilsynssaker som går på ansatte og/eller avdelinger i kommunen. Annet unntak kan være post som gjelder en bruker, men som er vedrørende en avtale kommunen har med annen aktør om kjøp av tjeneste. Disse skal registreres i P360.
- Klager- og tilsynssaker som skal til P360 skannes og registreres og sendes til kommunalsjefen i Forvaltning og koordinering.
Forvaltning og koordinering fordeler saken videre dersom den skal behandles i annet kommunalsjefsområde.
- Øvrig post som skal i P360 skannes og registreres på saksbehandler ved Helse og Mestring.
- Dokumenter til Profil skannes til sikker sone.
Forvaltning og koordinering
Saker til P360
- Kommunalsjef i Forvaltning og koordinering har ansvar for å gå igjennom alle klager/tilsynssaker som oversendes fra Dokumentsenteret og fordele til riktig kommunalsjef i kommunen.
Saker til Profil
Innkommet post i Profil
- Saksbehandler i Forvaltning og koordinering kjørere daglig rapport i Profil på nye saker registrert på seg. Profil - oppskrift for post- og saksliste
- Ansvarlig i avdelinger i Helse og mestring sjekker felles e-post daglig for beskjed om ny post på sine brukere. Fører så på rett saksbehandler(ansatt) etter å ha sett hva posten gjelder og informerer den ansatte som skal lese og eventuelt svare på posten.
- Kløvertun-mottak endrer saksbehandler på alle henvisninger til fysio/ergo/syn/hørsel/teknikker.
- Når ferdig lest/besvart skal alle dokumenter ferdigstilles. Dokumentet arkiveres da i elektronisk arkivkjerne.
Innkommet post i P360
- Alle ansatte med tilgang i P360 har ansvar for å sjekke sin innboks jevnlig.
- All innkommen post skal behandles og ferdigstilles.
Henvisninger
Forskrift om pasientjournal