Oppskriften gjelder kun for merkantile på Forvaltning og koordinering.
Innhold
1. Finne (eller registrere ny) bruker i Profil
2. Postføre arkivverdig post og dokument
3. Skanne
4. Ferdigstilling
|
Stå i Brukerbildet Klikk på Vis Hak av på Vis ikke aktive brukere
Let etter ny bruker med: 1. Personnummer: prøv med bare tallene etter fødselsdatoen, eller bare fødselsdatoen 2. Navn: skriv inn en/noen bokstaver i etternavn og %
For hvert søk: Trykk F2. Let i listen som kommer opp Trykk F4 før neste søk. |
|
Dersom bruker ikke tidligere er registrert i Profil følg Profil - Oppskrift - Registrere ny bruker
Sjekk informasjonen på søknad eller post mot det som er registrert i Profil:
|
Fane |
Felt |
Hva gjøre |
|
Bruker |
Navn |
|
|
Adresse |
Rett adresse til den på søknaden Skriv de første bokstavene i Gate/vei, Enter, let fra listen Gi beskjed til ressursperson i Profil dersom gatenavn mangler. |
|
|
Sivil status |
|
|
|
Merknad |
Skriv her dersom adresse i søknad ikke stemmer med Folkeregisteret |
|
|
Brukerdetaljer |
Telefon |
Dersom bare mobil, før dette som Privat telefon |
|
Fastlege |
Skriv 1.bokstav i etternavn. Bruk tabulator. Let fra listen. |
|
|
IPLOS |
Lege |
Fyll inn aktuell måned, når skriv fra lege |
|
Bor med |
Etter hva som står i søknaden, ellers: Bor alene |
|
|
At feltene er fylt ut. |
Hvis ikke, følg Minimumsregistrering av IPLOS ved ny bruker i Profil |
|
|
Kontaktpersoner |
At de oppgitte står |
Hvis ikke, følg Profil - Oppskrift - Kontaktpersoner |
|
Tjenester |
|
Ved registrering av inntak skjema for Drop-inn tjeneste registreres det tjeneste OP-DROPINN med varighet på 1 år. Ved registrering av inntaksskjema for ungdomstjenesten registreres tjeneste OP-LAVU med bare oppstartsdato som på inntaksskjema. |
|
Faner:
Bruker Brukerdetaljer Iplos Kontaktperson Tjeneste Postjournal |
|
Klikk på fanen Postjournal
Opprett ny post ved å trykke Insert
|
Fyll inn: Journaldato = dagens dato Dokumentdato = datoen på dokumnetet Saksbehandler = dersom kjent Type = Inn Emne = Se Profil - Liste for fritekst-felt i Postjournal og Saker
|
|
|
|
Post til |
Saksbehandler |
Beskjed |
|
Utfører |
|
Send mail til avdelingens e-post adresse med beskjed om at det er post på id *. Tvangsvedtak kap 9 (og kap 4A) sendes til avdelingens e-post og OFA. |
|
Bolig |
Saksbehandler etter datofordeling |
Saksbehandler henter post og saker selv |
|
Forvaltning |
Saker fordeles etter fordelingsliste (dato og fagområde) |
Saksbehandler kjører rapport for innkommende post i Profil regelmessig |
|
Innbyggertorg TRYG for over 75 år |
RAJO |
Saksbehandles av Innbyggertorg. Merkantil i FoK sender mail til saksbehandlere på Innbyggertorg. |
Spesielle rutiner for spesiell post:
|
Type post |
Hva gjøre med den |
|
Oppnevning av verge |
Vergefullmakt skannes inn. Verge registreres som kontaktperson med rolle verge. Evt sende mail til økonomisk saksbehandler. |
|
Svar på gratis tannbehandling |
Legg originalen i hyllen tannbehandling. |
|
Informasjon om innleggelse/time for pasienter på avd for rus- og avhengighetsbehandling (ARA) |
Skannes og sende mail til post.rusteam. |
3. Skanne
Lukk opp rett bruker og Postjournal
Klikk Insert på tastaturet eller Sett inn ny rad-ikontet – Før inn dokumentet som skal skannes som inngående dokument
Klikk på Tekst
Klikk på This PC
Velg scanning
Velg mappen Overført fra Dokumentsenteret
Velg fil og – Open - Lagre
Klikk på Ja for å slette dokumentfilen
4. Ferdigstilling
Alt som skannes inn, som ikke skal besvares, skal ferdigstilles når det er skannet.
Merkantile fører på initialene som er påført det mottatte dokumentet og ferdigstiller.
Er det ikke mulig å finne riktige initialer, kan initialene DBA brukes som saksbehandler for å kunne ferdigstille.
Alt som skal besvares (heriblant søknader og klager), skal først ferdigstilles når det er saksbehandlet/besvart.
Den som saksbehandler/besvarer har ansvar for å ferdigstille alt som gjelder saken.