Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at sletting av dokumenter som inngår i kommunenes arkiv, utføres etter gjeldene lov og regelverk.
Dette dokumentet gjelder saksbehandler / leder og arkivar ved Dokumentsenteret.
Leder Dokumentsenteret.
Sletting av dokumenter som inngår i kommunenes arkiv reguleres som hovedregel av arkivloven. Dersom dokumentet inneholder personopplysninger reguleres sletting av både personopplysningsloven og arkivloven med forskrifter.
Arkivpliktige dokumenter skal aldri slettes uten at det er hjemlet i Riksarkivarens forskrift kap 7 om bevaring og kassasjon eller at det er mottatt enkeltvedtak fra Datatilsynet eller Arkivverket om sletting.
Dersom det foreligger søknad om sletting som ikke omfattes av Riksarkivarens forskrift kap 7 - og søknaden omfatter personopplysninger – skal kommunen sende søknaden videre til Datatilsynet. Datatilsynet plikter å innhente uttalelse fra Arkivverket. Datatilsynet fatter deretter vedtak om sletting eller bevaring og sender dette til kommunen for videre formidling til søker.
Sletting med bakgrunn i enkeltvedtak skal utføres slik at alle spor av de aktuelle opplysningene fjernes. Det er ikke nok å slette PDF-filen, alle digitale spor må fjernes. Kommunens arkivsjef har myndighet til å utføre slettingen iht forskrift eller enkeltvedtak. Alle vedtak om sletting er enkeltvedtak og må dokumenteres i kommunens sak- og arkivsystem og arkivplan.
Er hensikten rask fjerning av dokumenter som er feilregistrert, se P360 - prosedyre for endring av dokumenter til status Utgår.
Personvernerklæring - Kristiansand kommune
Arkivloven §9 - Kassasjon m.m.
Arkivforskriften §14
Riksarkivarens forskrift kap.7
Personvernloven Artikkel 17 - Rett til sletting ("rett til å bli glemt")
Arkivverket.no
Datatilsynet.no