P360 - prosedyre for endring av dokumenter til status Utgår v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre rask fjerning av dokumenter som er feilregistrert og ikke skal være en del av saken.

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte ved Dokumensenteret i samarbeid med saksbehandler.

Ansvar for gjennomføring

Leder ved Dokumentsenteret.

Beskrivelse

Av ulike årsaker hender det at saksbehandler oppretter dokumenter som likevel ikke er reelle. 

Saksbehandler:

  • Velg det aktuelle dokument i arbeidslisten Mine dokumenter under arbeid
  • Saksbehandler skal slette filen(e).
  • Velg Dokumentfunksjoner Rediger egenskaper fra kontekstmenyen. Teksten i feltet Tittel endres til Utgår.
  • Dokumentet vil da få status E (Ekspeder) og vil bli fjernet fra saksbehandlers arbeidsliste.
  • På bakgrunn av dette kan Dokumentsenteret gjøre sin del av jobben.
  • NB! Hvis det oppdages at et dokument skal utgå etter at status er endret til E, ta umiddelbart kontakt med Dokumentsenteret via e-post eller telefon.
  • Inngående dokument - ta kontakt med Dokumentsenteret for å endre status til Utgår. 
    ​

Dokumentsenteret:

  • Vurderer hvert enkelt tilfelle i forhold til hvor langt prosessen er kommet med tanke på ekspedering til mottaker og offentlig journal.
  • Dersom det gjelder siste dokument i saken, flytt journalposten til søppelsak (journalenhet SØPP). Ellers må journalposten unngå å flytting – dette for å unngå "hull" i dokumentrekkefølgen. 
  • Er filen under arbeid skal Dokumentsenteret alltid be at saksbehandler sletter filen. Som arkivar skal vi unngå så langt det lar seg gjøre å slette filer. Inngående dokumenter kan ikke slettes. Egenproduserte dokumenter som er sendt ut (Ekspedert), kan ikke slettes.   

Dersom saksbehandler glemmer å ekspedere dokumenter med teksten Utgår, vil dette bli ivaretatt i P360 - Oppfølging av dokumenter med status Reservert.

Det kan være behov for å «slette» journalposter/dokumenter i arkivet. Noen årsaker kan være:

  • Arkivavgrensning - ta ut av arkivet de dokumentene som hverken har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Det kan f. eks. gjelde trykksaker, kopier, rundskriv o.a. Dette materialet er ikke arkivverdig. Dersom slike dokumenter likevel er arkiverte, bør dette materialet slettes før avlevering.
     
  • Av ulike årsaker hender det at saksbehandler oppretter både utgående dokumenter og notater som likevel ikke er reelle og som aldri blir ekspedert. Det kan også være at de får feil i systemet og starter på nytt med et nytt dokument. Det gamle dokumentet må deretter slettes.
     
  • Et dokument kan bli dobbelt-arkivert, eller det kan bli tildelt feil dokumenttype. Dokumenter av typen I – inngående, kan ikke endres til andre dokumenttyper og må derfor slettes og registreres på nytt med riktig dokumenttype dersom det er feilregistrert.

 

Definisjoner

Public360, P360: Kommunens fagsystem for saksbehandling og arkivering.
Journalpost: Alle dokumenter som naturlig hører sammen i et saksbehandlingsløp knyttes til ett saksnummer. Betegnelse for én enkelt registrering. Én sak kan ha flere journalposter. 
Arkivavgrensning: Et dokument som hverken har vært endel av kommunens saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal fjernes - holdes utenfor kommunens arkiv. Forskrift til offentlige arkiv