BPA - prosedyre for søknad, tildeling og evaluering v. 1.7

MÅL/ HENSIKT

Tjenesten tildelt som BPA gir bruker større kontroll og fleksibilitet i bruk av hjelpernes tid.

Tjenesten tildeles de som har nytte av ordningen og kan ivareta arbeidslederrollen.

Brukerstyrt personlig assistanse(BPA) - tjenestebeskrivelse


GJELDER FOR

Forvaltning og koordinering

Hjemmetjenester og rehabilitering 

Livsmestring 

Private leverandører av tjenesten

 

DEFINISJONER

BPA = Brukerstyrt personlig assistanse; praktisk og personlig hjelp til personer med omfattende bistandsbehov som er i stand til å være arbeidsleder/eller har en som kan være arbeidsleder for seg.

Arbeidsleder = vedtakseier/bruker, eller av denne valgt person som er tilstedeværende, villig og vurderes i stand til å lede assistentenes arbeid. Denne må godkjennes av Forvaltning og Koordinering.

Assistent = person ansatt for å yte hjelp til denne brukeren

BPA tjenesten = Private tilbydere og Kristiansand kommunes BPA-avdeling som tilbyr organisering av BPA-tjeneste. 
 

Hva er brukerstyrt personlig assistanse?

  • Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) er praktisk og personlig hjelp til personer med omfattende funksjonsnedsettelse. Behovet for hjelp skal være over 25 timer pr uke, men kommunen kan fatte vedtak for BPA med færre timer dersom dette er hensiktsmessig og ønskelig.
  • Hjelpen skal tilsvare hva personen ville fått som personlig assistanse, praktisk bistand og støttekontakt.
  • Hjelpen kan også være et tiltak overfor barn med funksjonsnedsettelse der foreldre er i stand til å være arbeidsledere. 
     
  • Hjelpen utføres av assistent(er) og arbeidsleder må være vedtakseier, foresatt med foreldreansvar for banr under 18 år, nærmeste pårørende, verge eller fullmektig for beslutningsdyktig person over 18 år. 
     
  • Vedtakseier/arbeidsleder bestemmer hvem vedkommende vil ha som hjelper, hva assistentene skal gjøre og når de skal komme, innefor rammene i vedtaket.  
     
  • Arbeidsleder skal være aktiv i å rekruttere og ansette assistenter, organisere hjelpen (sette opp turnus og arbeidslister ol.) og veilede assistentene.
     
  • Tjenesten kan gis sammen med andre tjenester, f.eks helsehjelpfra kommunen.  Nødvendig helsehjelp, er normalt ikke en del av BPA da det krever spesiell kompetanse.
  • Vedtakseier / arbeidsleder må selv kunne styre BPA-ordningen og ønske et mer aktivt liv og mest mulig uavhengig liv i og utenfor boligen sin til tross for sin funksjonsnedsettelse. 

 

ANSVAR:

Forvaltning og koordinering tildeler tjenesten etter søknad.

BPA utfører organiserer, koordinerer og følger opp tjenesten, brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Dette innbefatter blant annet å lyse ut stillinger, være med i ansettelser, ta imot timelister, ivareta arbeidsgiveransvar overfor assistentene og gi opplæring og veiledning av brukere/arbeidsledere og assistenter. 

Arbeidsleder (vedtakseier /bruker) er ansvarlig for daglig drift av tjenesten

Hjemmetjenesten har ansvar for å yte tjeneste før alle assistenter er ansatt og ved akutt fravær av assistenter.Avdelingen skal bare yte grunnleggende omsorgsbistand ved akutt fravær av assistenter og praktisk bistand ved fravær over 14 dager. Avdelingen og BPA-tjenesten må ha tett kontakt ved bruk av hjemmetjenester. 


BESKRIVELSE:
 

Oppgave

Beskrivelse

Ansvar

Mottak / registrering av søknad
  • Søknad mottas og registreres i Profil. 

Forvaltning 

Saksutredning
  • Sende melding om mottatt søknad til søker.
     
  • Foretar et vurderingsbesøk for å kartlegge søkers bistandsbehov.
     
  • Informere om tjenesten og spesielt informere om arbeidslederrollen og samarbeid med leverandørene og deres ansvar.
     
  • Kartlegge og registere IPLOS 
     
  • Innhenter saksopplysninger fra aktuelle informasjonskilder.
     
  • Spesielt vurdere at brukere (eller pårørende) er motiverte for å være arbeidsledere (Arbeidslederevnen).
     
  • Beskrive hva det skal gis hjelp til.
     
  • Foreta arbeidsplasskartlegging

Saksbehandler i Forvaltning

Innvilget vedtak
  • Fatte vedtak. Vedtak om BPA kan omfatte behov for personlig assistanse, praktisk bistand og bistand til en aktiv og meningsfull fritid.
     
  • Det skal komme fram av vedtaket hva som er som er personlig assistanse, praktisk bistand (PB) og bistand til en aktiv og meningsfull fritid(ST).
     
  • Det skal komme fram av vedtaket hva hjemmetjenesten skal yte hjelp til, dersom assistenter har fravær.
     
  • Det må komme frem av vedtaket hva som evt. er helsetjenester og som ikke inngår i BPA-tjenesten
     
  • Dersom det er behov for helsehjelp (HE-sone), helsehjelp på natt (HE-natt)  eller økt trygghet i form av trygghetsalarm (TRYG)  i tillegg til BPA, beskrives det i BPA-vedtaket og tjenestene registreres som vanlig.
     
  • Melde om vedtak "BPA innvilget" til BPA-kontakten i Forvaltning og koordinering. Sett vederlag/merkantil på kopi når aktuelt med BPA-PB
 Saksbehandler i Forvaltning 

 Registrering av tjeneste 

 

 

 

 

 

 ​
  • Sette avsluttdato 3 måneder fram på alle pågående tjenester som inngår i BPA vedtaket
     
  • Melde til aktuell avdeling at dette er gjort, og at de skal rette avslutt dato om dette skjer før det har gått 3 måneder.
     
  • Legge inn tjenesten BPA-SONE dersom bruker ikke har hatt slike tjenester tidligere, og trenger dette før oppstart av BPA.
    BPA-SONE legges inn med:
    • Samme journalnummer som BPA vedtaket
    • Fra og iverksatt dato
    • Midlertidig stopp etter 3 måneder
    • Omfang, omfang ressurs og besøk
      ​
  • Legger inn tjenesten BPA med:
    • Bare Fra dato. Nulle ut Iverksatt dato
    • Journal år / nr og ansvarlig 
    • Omfang timer = Omfang ressurs  
    • Skriv i merknad: totalt antall timer, av dette er x timer BPA-PB. 
    • Evalueringsdato 
    • Ikke legg inn utfører (gjøres av BPA-kontakt)
  • Legge inn tjenesten BPA-PB der det er aktuelt med:
    • Bare Fra dato og nulle ut Iverksatt dato.
    • Journal år / nr og ansvarlig 
    • Omfang timer = Omfang ressurs  
       
  • Motta melding fra arbeidsleder om hvilken leverandør som velges
     
  • Sette inn iverksatt dato for BPA for de som velger kommunal leverandør
     
  • Avslutte BPA og legger inn BPA-PRIV for de som velger privat leverandør
     
  • Registrere utfører og Iverksattdato på BPA-PB, der det er aktuelt.
     
  • Avslutte tjenester bruker har hatt tidligere, som nå skal inngå i BPA, med avslutt dato dagen før BPA iverksettes. 
     
  • Tjenestene legges inn med:
    • Fra dato og Iverksatt dato
    • Journal år / nr og ansvarlig (som stod i BPA)
    • Omfang timer = Omfang ressurs
    • Evalueringsdato (som stod i BPA)
    • Skriv i merknad: totalt antall timer, evt av dette er x timer BPA-PB. 

 

 

 

 

Saksbehandler i Forvaltning 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BPA-kontakt i Forvaltning 

 

 

 

 

Avslag på vedtak 
  • Ved avslag på vedtak om BPA må det fremgå tydelig av saksutredningen og begrunnelsen hvilken informasjon som er gitt til søker og på hvilket grunnlag det er fattet avslag. Dette kan også omhandle søkers evne og vilje til å være arbeidsleder. 
     
  • Dersom aktuelt innvilges det da i stedet ordinære kommunale tjenester som dekker søkers bistandsbehov. 
 Saksbehandler i Forvaltning 
Fritt brukervalg 
  • Informasjon om Fritt Brukervalg må følge med vedtaket og inkludere hvilke utførere vedtakseier kan velge mellom (Fritt brukervalg)
     
  • Bruker må velge skriftlig (via skjema for Fritt brukervalg) hvilken utfører han/hun ønsker.
     
  • Blankett 8435B skal scannes og legges i postjournal PROFIL når den er ferdig signert av alle tre parter. 
 BPA-kontakt i Forvaltning 

Bestilling til BPA-utfører
  • Gi beskjed (telefon og skriftlig) om vedtaket til BPA-utfører som skal følge opp arbeidsleder.
     
  • Ved mottatt melding om ønsket bytte av BPA-leverandør, sende melding til tidligere og ny BPA- leverandør om byttevalget og at bytteprosess iverksettes.
      
  • Før oppstart av tjenesten ha møte med arbeidsleder og BPA-utfører. Gjennomgå intensjonsavtalen (se vedlegg). Intensjonsavtalen regulerer BPA-utførers og arbeidsleders ansvar under hele prosessen 
     
  • Informere om rutine for utbetaling av avtalt beløp til arbeidslederes administrasjonskostnader (pkt. 13 i intensjonsavtalen). 

BPA-kontakt i Forvaltning 

Ved bytte av utfører 
  • Fra Privat til ny privat utfører: Registrere BPA-PRIV på nytt med ny utfører.
     
  • Fra kommunal BPA til BPA-PRIV: Registrere BPA-PRIV med iverksettingsdato.  Og avslutt BPA med avsluttdato dagen før.
 BPA-kontakt i Forvaltning 

Midlertidige tjenester fra hjemmetjenesten til BPA er iverksatt
  • Sende ut melding om vedtaket til hjemmetjenesten dersom denne avdelingen skal følge opp inntil BPA-tjenesten er iverksatt.
     
  • Det skal stå i vedtaket hvilke oppgaver sona skal kunne yte hjelp til ved fravær av assistenter. 
     
  • BPA-SONE registreres med:
    • aktuelt timetall
    • fradato og iverksatt dato
    • Journal år og nr som for BPA-vedtaket.
    • Midlertidig stopp som samsvarer med at BPA er i ordinær drift. (Maks 3 mnd. frem i tid)

Saksbehandler i Forvaltning

 

 

 

Rekruttere assistenter
  • Arbeidsleder har ansvar for å finne kandidater til assistentstillingene. BPA-utfører bistår i dette og skal alltid være med ved ansettelser.
     
  • Arbeidsleder har også ansvaret for å skaffe vikarer.

Arbeidsleder og BPA-utfører 

Legge opp turnus, intervju og ansettelse av assistenter
  • BPA-utfører bistår arbeidsleder i turnusplanlegging. Dette innebærer å formidle kunnskap om arbeidsmiljølovens regler, den ansattes rettigheter og optimalisere disposisjon av timer.
     
  • BPA-utfører hjelper arbeidsleder å sette opp en turnus som ivaretar både brukers behov og assistentenes rettigheter.

Arbeidsleder og BPA-utfører

 

Veiledning / oppfølging av arbeidsleder og assistenter
  • BPA-utfører avtaler jevnlig oppfølging av så vel arbeidsleder som assistenter.

BPA-utfører

Avlønning
  • Avlønning og oppfølging av dette.

BPA-utfører

Behov for midlertidige tjenester fra hjemmetjenesten ved fravær av assistent
  • Arbeidsleder / BPA- utfører varsler Forvaltning og koordinering. 
     
  • Krever ikke nytt vedtak. Det står i vedtaket hva hjemmetjenesten skal yte hjelp til ved fravær av assistenter. Finansieres direkte til avdelingen som ISF, med timer og besøk, men uten administrasjonstillegg.
     
  • Ved fravær av assistenter og det ikke er mulig med vikarer, opphever hjemmetjenesten midlertidig stopp på BPA-SONE og setter de andre BPA-tjenestene på midlertidig fravær
  • Der det ikke er lagt inn BPA-SONE fra før, kontaktes HS. Forvaltning /BPA-kontakt for å få dette lagt inn
     
  • BPA og BPA-PB settes på midlertidig fravær bare dersom alle assistentene er fraværende eller bruker er fraværende.

Arbeidsleder/BPA-utfører og hjemmetjenesten  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hjemmetjenesten 

 

Hjelp ved akutt behov
  • Kontakte hjemmetjenesten for assistanse ved telefon eller bruk av trygghetsalarm
     
  • Ved telefon direkte til hjemmetjenesten er hjemmetjenesten selv ansvarlig for å vurdere hvor akutt behovet er. 
     
  • Responssentret (ved bruk av Trygghetsalarm) vurderer også først om det er akutt behov for helse- og omsorgstjeneste.   

Arbeidsleder

 

Hjemmetjenesten

 

Responssenteret

Dersom arbeidsleder kontakter hjemmetjenesten ofte for hjelp
  • Sjekke med BPA-vedtaket og ukeplan om dette er oppgaver assistentene skal gjøre.
     
  • Avdelingsleder hjemmetjenesten har ansvar for å lære opp ansatte til å si nei til oppgaver de ikke skal hjelpe med.
     
  • Melde til BPA-utfører ved behov for vurdering av tjenesten
     
  • Melde om behov for å vurdere vedtaket og timetall til Forvaltning.
     
  • Registrere BPA-sone for perioden hjemmetjenesten har hjulpet med timer og besøk.

Hjemmetjenesten 

 

 

 

 

Forvaltning

Endring i brukers funksjon eller situasjon
  • Vurdere om noe av BPA-vedtaket skal gjøres om til BPA-sone, eller om dette er oppgaver som skal dekkes av assistentene.
     
  • Arbeidsleder søker om økt timetall til BPA med begrunnelse.
     
  • Melde om behov for evaluering av vedtak til Forvaltning. 
     
  • Saksutrede og fatte nytt vedtak på bakgrunn av innrapportert informasjon. Ny vurderingssamtale med søker/arbeidsleder ved behov.

Saksbehandler i Forvaltning og Arbeidslederr 

  

BPA-utfører og arbeidsleder 

 

 

Saksbehandler i Forvaltning 

Evaluering når vedtaket går ut
  • Skrive Evalueringsnotat i samarbeid med arbeidsleder. Som regel en gang hvert år.
     
  • Registrere motatt evalueringsnotat og oppdatere og videreføre tjenesten BPA i PROFIL med henvisning til evalueringsnotat av dato.

BPA-utfører og arbeidsleder

 

Saksbehandler i Forvaltning

Ved opphør av BPA
  • Sende melding til Forvaltning på mail:  post.hs.forvaltning@kristiansand.kommune.no
     
  • Sette avslutt-dato for BPA og BPA-sone.

BPA-utfører 

Forvaltning 

Rapportering om bruk av BPA og BPA-sone 
  • Kvartalsvis sjekk av timebruk og økonomi med ordningen. Årlig avregning / oppsummering og rapport om timeforbruk og bruk av BPA-sone.
     
  • Privat BPA-utfører kan fakturere for årlig avtalt beløp til arbeidsleders administrasjonskostnader for de arbeidsledere de har i sin portefølge pr. 01.10 hvert år.
     
  • Kommunal BPA-tjeneste, i samarbeid med Forvaltning, overfører til de arbeidsledere som er deres portefølje pr. 01.10 hvert år. 
     
  • Samarbeid om dette med BPA-utfører på samarbeidsmøte med BPA-kontakt i Forvaltning 

BPA- utfører og BPA-kontakt i Forvaltning 

 

Vedtaket

  • Vedtak om BPA må holdes innenfor begrepene nødvendig og forsvarlig personlig og praktisk bistand. Eventuell nødvendig helsehjelp som ikke skal inngå i BPA-vedtaket må også beskrives.
     
  • Det skal komme fram av vedtaket hva som er nødvendig og forsvarlig:
    • personlig bistand (erstatter HE-SONE),
    • bistand (erstatter PB-SONE)
    • bistand til en meningsfull og aktiv tilværelse (erstatter ST).
       
  • Det skal komme fram av vedtaket hva hjemmetjenesten skal yte hjelp til dersom assistenter har fravær.
     
  • Det skal komme fram av vedtaket hva som er andre tjenester og som ikke inngår i BPA-tjenesten der det er aktuelt. Alle tjenester det er behov for skal beskrives i BPA-vedtaket og registreres som vanlig.


 

Bestilling av tjenesten BPA fra Forvalting til BPA-utfører 

  • Utføres av BPA-kontakt. 
     
  • Sende ut bestilling / bekreftelsesbrev med info om timetall i vedtaket til den BPA-utfører som arbeidsleder har valgt. (se eget bestillingsskjema) (Bestillingen samordnes med fakturering elektronisk via E-handel i avdeling 1).
     
  • Sørge for underskrifter på 3 partsavtalen (blankett NS 8435 A). 
     
  • Sende ut 3 partsavtalen og annen relevant informasjon. (f.eks, evalueringsskjemaet og aktuelle prosedyrer).
     
  • Oppfølging av timeforbruk i BPA og tilhørende fakturering.
     
  • Oppfølging av Fritt brukervalg og bindeledd mellom Forvaltning- og koordinering og utførere og sørge for samarbeidsmøter på systemnivå.  

     

Legge inn tjenesten BPA-sone 

Utføres av Forvaltning / saksbehandler

Stå i Tjenestebildet 

Trykk Insert-> Redigering av tjeneste 

Velg BPA-SONE

 

BPA.PNG


Legg inn: 

  • Timer i omfang og omfang ressurs.
  • Fradato (iverksatt kommer automatisk)  
  • Ansvarlig, journalår/nr (samme som i tjenesten BPA) 
  • Merknad: skriv totalt timetall BPA og hvorfor BPA-SONE
  • Avvik org. nivå utfører

 

HENVISNINGER:

BPA - Individuell kontrakt om brukerstyrt personlig assistanse (NS 8435)

BPA - prosedyre ved endret behov(BE) og evaluering

Pasient- og brukerrettighetsloven

HM - Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)

BPA - prosedyre for hjemmetjenesten ved bistand til BPA-brukere (Ikke tilgjengelig)

Informasjon fra helsedirektoratet