Hensikt

Utviklingssamtalen (medarbeidersamtalen) skal være en planlagt, strukturert og fortrolig samtale mellom medarbeider og nærmeste leder. Utviklingssamtalen skal være et verktøy som fremmer god ledelse, faglig og personlig utvikling, godt arbeidsmiljø og motivasjon og mestring hos medarbeiderne.

 

Gjelder for

Alle ansatte i Kristiansand kommune.

 

Ansvar for gjennomføring

Det er leders ansvar å forberede, gjennomføre og følge opp utviklingssamtalene som skal gjennomføres minst en gang årlig.

For myndighet til å gjennomføre utviklingssamtale vises det til områdenes delegeringsdokumenter.

 

Beskrivelse

Kristiansand kommune sine verdier ligger  til grunn for samtalen, se Arbeidsgiverstrategien og Etiske retningslinjer og evt. virksomhetsplan for enhet. Gjensidig tillit og respekt og et felles ansvar er grunnleggende. Utviklingssamtalen (medarbeidersamtalen) - Samtaleguide og handlingsplan bygger på på 10-FAKTOR elementene. Samtaleguiden er kun ment som hjelpemiddel for å velge ut spørsmål til samtalen. Hver utviklingsamtale må tilpasses den enkelte medarbeider og sin arbeidsplass.

 

Mål med utviklingssamtale:

• Bidra til at medarbeideren lykkes i sin rolle i virksomheten
• Sikre økt trivsel og selvtillit for den enkelte
• Avklare sammenhengen mellom arbeidsoppgaver, kvalitet, resultater og mål
• Skape bevissthet og felles forpliktelse for mål og tiltak i neste periode
• Motivere og stimulere til forbedring og/eller forandring ved åpne og direkte tilbakemeldinger

Det er lederens ansvar å forberede, gjennomføre og følge opp samtalene. Det skal gjennomføres minst en utviklingssamtale i året. Leder vurderer om det er hensiktsmessig å gjennomføre flere samtaler. Utviklingssamtalen skal munne ut i en handlingsplan der det tydelig framgår hvem som har ansvar for de ulike tiltakene.

Selv om utviklingssamtalen setter mål og retning er den jevnlig oppfølgingen av ansatte viktigst. Det bør være tett dialog mellom leder og ansatt for oppfølging av tiltak gjennom hele året. Samtaleguiden kan brukes gjennom hele året som dialog mellom leder og ansatt.

 

Utviklingssamtalen bør handle om:

• Oppfølging fra forrige samtale
• Ansvar og oppgaver
• Kompetanse og fagligutvikling
• Arbeidsmiljø
• Oppsummering og plan videre

 

Hvordan planlegge prosessen:

Forberedelser

• Gi informasjon til de ansatte:
  1. Hvorfor har vi denne samtalen, formålet med samtalen
  2. Gjøre ansatte kjent med utviklingsamtaleverktøyet
  3. Forklare hvordan prosessen legges opp

• Sette av god tid til samtalene. Spesielt for nyansatte og ovenfor medarbeidere som opplever utfordringer som krever ekstra oppmerksomhet.
• Sender over samtaleguiden og be ansatte prioritere spørsmål de ønsker å ta opp og om de har forslag til aktuelle utviklingsområder.
• Leder bør vurdere hvilke spørsmål som er viktig, se dette i sammenheng med 10 faktor undersøkelsen. Men med hovedvekt på de spørsmålene den ansatte har prioritert. For spørsmål til bruk i utviklingssamtalen med ledere og rådgivere med frie/uavhengige stillinger vises det til  Arbeidsbelastning ledere - prosedyre

 

Gjennomføring

• Samtalen gjennomføres på et nøytralt sted
• Vektlegg trygghet, likeverd og gjensidig tillit i samtalen
• Opplys om at samtalen er konfidensiell
• Still åpne spørsmål
• Lytt aktivt
• Sjekk ut at det er felles forståelse av spørsmålene og avklaringer
• Evaluer tidligere avtalte tiltak

 

Oppfølging

• Leder utarbeider handlingsplan i samarbeid med den ansatte med fordelt ansvar og tidsfrist. 
• Avklar hvordan handlingsplanen følges opp.
• Handlingsplan for medarbeidersamtale/utviklingssamtale anbefales lagret på OneDrive området
• Det skal ikke legges sensitive opplysninger i planen
• Handlingsplanen slettes når formålet med denne er utløpt.

 

Definisjoner

En medarbeidersamtale/utviklingssamtale er en strategisk, fremtidsorientert, strukturert, planlagt og tilbakevende samtale om motivasjon og mestring – årlig eller halvårlig mellom leder og medarbeider om deres felles arbeidsplass (Semundseth Rune, 2018).

Utviklingssamtale bør handle om arbeidsoppgaver og ansvarområder, arbeidssituasjon og arbeidsmiljø, og ikke minst kompetanseutvikling. Samtalen skal også konkritisere motivasjonskilder og hva som skaper mening og tilhørighet i arbeidsistuasjonen. Utviklingssamtalen skal skape dialog og samspill mellom ansatt og leder og utvikling.

 

Vedlegg og referanser

Semundseth Rune (2018), Medarbeidersamtalen 2.0.

10 FAKTOR.no

Arbeidsbelastning ledere - prosedyre