Ansvar for gjennomføring

Konsulenter i stab, parkering har ansvaret for gjennomføringen.

Beskrivelse

Veiledning av søker

• Fremtidig søker finner informasjon på hjemmesiden eller henvender seg på innbyggertorget. Veileder på innbyggertorget henter gjerne informasjon fra hjemmesiden for å bistå med søknadsprosessen. Dersom veileder på innbyggertorget trenger ytterligere informasjon, kan Parkering bidra.

Mottak av søknad

• Digital søknad mottas via kundeportalen, og ligger som en oppgave i saksbehandlingsprogrammet Parka.
• Digital søknad registreres i kommunens sak-/arkivsystem.
• Dersom søker allerede er registrert i saksbehandlingsprogrammet oppdateres kunden mot folkeregisteret.
• Mottatt søknad kontrolleres. Ved manglende opplysninger innhentes utfyllende dokumentasjon fra søker.
• Søknad må være komplett før behandling kan igangsettes.

Behandling av søknad

• Konsulent vurderer søknaden iht. forskrift om bosoneparkering mot avgift.

Innvilget søknad

Fakturering skjer via saksbehandlingsprogrammet Parka.

Før fakturering

• Prisen for kommende år må være godkjent av bystyret og alle nye priser må legges inn i Parka.
• Ca. 27. november i inneværende år fakturerer vi for kommende år.
• Ca. 27. hver måned/ hver 3. måned. Legges til den virkedag som er nærmest, dersom 27. er helg.
• Endre til ny tildato.

Fakturering, årlig

• Ta en gjennomgang og sjekk at det ligger registreringsnummer på alle avtaler der dette kreves.
• Husk å legge inn forfallsdato selv om det ikke fremkommer på faktura.
• Legg inn tekst: "Betalingen må være registrert hos oss innen utgangen av desember 20XX for at avtalen skal være gyldig fra 01. januar 20XX."
• Hvis faktureringen skjer før prisene er godkjent, legges også forbehold: "Prisøkning med forbehold om bystyrets godkjenning av nye satser for 20XX".

Kunder som vil betale per måned må sende oss epost med ønske om endring.

Fakturering, månedlig

• Ta en gjennomgang, fakturer en av gangen for å sjekke at alt er ok.
• Legge inn ny prisbestemmende dato.
• Legg inn forfallsdato (27. for vanlig faktura og 20. for payex) i måneden før den avtalen gjelder fra. 
• Legg inn automatisk godskriving av tilgode, og legg inn fakturatekst.
• Fakturaer sendes per epost, EHF, brev eller avtalegiro.
• Følg opp eventuelle feilmeldinger - noen kunder kan ha feil i epostadressen. Ved feil ifm. EHF mottar vi melding fra rådgiver. Eventuelt kan Evry kontaktes på leveranse@evry.com.
• Skrive ut loggfil og lagre datafil.
• Sende fila via SRbank. Skjermdump skrives ut og sammenlignes med kvittering fra nets når den kommer.

Etter fakturering

• Følge opp kunder med penger til gode.
• Ca. en uke ut i ny periode avsluttes ubetalte bosoneavtaler.

Klagesaksbehandling

• Mottatt klage registreres i kommunens sak-/arkivsystem. Samme saksnummer som ble brukt under søknadsbehandlingen.
• Saksbehandler foretar en ny vurdering av saken.
• Dersom det framkommer nye momenter i klagen, kan saken omgjøres og det sendes ut nytt vedtak. 
• Ved innvilget søknad, informeres kunden, og faktureringsprosessen starter.
• Ved opprettholdt avslag, oversendes saken til kommunens klagenemnd. Kunden informeres.

Avslutning av avtalen

• Vi må ha oppsigelsen skriftlig. Arkiveres i kommunens sak/ arkivsystem.
• Send bekreftelse til kunden. Husk at avslutningsdato for avtalen må fremgå klart. Arkiveres, som over.
• Månedsavtaler gjelder ut påbegynt måned. Ta en sjekk om det er faktura som må krediteres.
• Når avtale er oppsagt avsluttes den med refusjon.
• Utbetalingsbilag sendes ukentlig per epost til post.regnskap, som sørger for utbetaling til kunden.
• For kunde med payex-avtale må utsendt faktura krediteres, så ikke kunden belastes feil. 
• Hvis vi trekker kunden igjen etter avtalen er avsluttet så får vi ikke refundert beløpet via parka og vi må lage en annen utbetaling.