• Se retningslinjene for samarbeidsgruppen kap. 1.5.1  "Utbyggingsstaben har lederne av samabeidsgruppene.
• Leder sørger for god møtekultur, gruppeprosess, nødvendig administrativ koordinering og at framdrift i gruppa fungerer
• Leder sørger for at referat sendes ut raskest mulig. I referatet skal konklusjoner, anbefalinger og eventuell uenighet komme tydelig frem (kap. 1.4.2). 
• Tidsfrist for å kommentere referatet settes til to dager etter at referat er kommet ut 
• Endelig referatet sendes ut innen to dager etter merknader er mottatt. 
• Referatene sendes ut til by -og stedsutvikling ledermøte, medlemmer og sektorkontakter. Kap. 1.4.2.
• Den ansvarlige per aksjonspunkt sikrer at aksjonspunkter svares ut så raskt som mulig og bringer inn en status til neste møte
• Aksjonspunkter lukkes ikke før de er løst. Dokumenteres i referatene.
• Ved utsjekk av tidligere innspill som berører flere, større reviderte løsninger i sakene, ny informasjon som kan endre tidligere konklusjon eller anbefaling skal samarbeidsgruppa informeres om dette. Leder har et særskilt ansvar å se til at det gjøres
• Endringer i planen som berører andre kommunalsjefssområder skal alltid sjekkes ut/drøftes med de Dette gjelder i alle faser i prosessen. 

Deltakeres ansvar

• Stille forberedt i hht forrige prosess og sjekkpunkter
• Bidra til å løse sine aksjonspunkter i aktuelle referater.
• Hver enhet skal kun stille med en deltaker i møtet
• Deltakelse skal være saksavhengig. 
• Deltakerne må kun møte når deres saksfelt er berørt. Referatene kan brukes til å holde seg orientering. 
• Se ellers innkallingen som gir detaljer om sakene 
• Innkallingen og referatene: Samarbeidsgruppene
• Hva som forøvrig forventes, fremgår av retningslinjene for samarbeidsgruppen 

Generelle føringer for alle møtedeltakere

• Kommuneplan/ kommunedelplaner/ overordnede strategiplaner skal drøftes i samarbeidsgruppene og må følges.
• Teknisk plan / utomhusplan bør i større grad tas opp i gruppa der de oppstår strid med reguleringsplan eller tidligere forutsetninger. For eksempel der det drøftes privat drift av veier som er regulert offentlige. 
• Presentasjoner: Det skal ikke diskuteres eller gis tilbakemeldinger når saken gjelder presentasjoner og spørsmål/avklaring.
• Formelle oppstartsmøter: Møtedeltakelse på det formelle oppstartsmøtet avklares på internt drøftingsmøte. Blir ikke alltid drøftet. Endringer som berører andre kommunalsjefområder: Endringer i planen som berører andre kommunalsjefssområder skal alltid sjekkes ut/drøftes med de Dette gjelder i alle faser i prosessen.