Kjøreskjema ordinær lønnskjøring HRM – selskap 1

(Rapportene som tas ut merkes med kjøreskjemanr og arkiveres fortløpende)

Selskap:

Lønnsperiode.:

Utbet.dato:

Vær nøye med at du er pålogget rett selskap

Oppgaver:

Dato

Sign

Merknader.

Juni og desember måned

Sjekk med fagansvarlig før oppstart av lønnskjøringen for disse to månedene at LTA`er for juni/desember er korrigert, gjelder f.eks Intro/Kvalifisering.

Gjelder kun desember -

Ta kontakt med fagansvarlig angående AKK 4100 på faste transaksjoner før kjøring.

Gjelder kun juni – endre beløp på lta 999. Sjekk med fagansvarlig

Juli og januar måned

Sjekk med fagansvarlig før oppstart av lønnskjøring at LTA`er for juni/desember at endring på LTA`er foregående måned er tilbakestilt.

1

Kontroll av innlagte data på riktig lønnsperiode

Sjekk at innlagte data stemmer – se veiledning

Velg KUN ansattforhold i bestillingsbildet

2

LTA 999 – Endre grenseverdi

Se veiledning. Kontakt fagansvarlig om månedsbeløp skal endres.

3

Desember - skatt

Halv skatt i desember, sett inn H i lønnsperiodebilde i feltet skatt

Ikke skatt på lta 175 Introstønad

4

Ressursstyring

Filen blir dannet av fagansvarlig Ressursstyring. Får mail med antall som sjekkes etter overføring

Bunkenr. 8xxxxxx. Se egen dokumentasjon

5

Expense

se egen dokumentasjon

Bunkenr. 81xxxxx

Periode – fra……………til…………..

Antall reiser ……..…………………

6

Visma flyktning/Intro

M:\Flyvo\Introstonad…..

Filformat : Alle filer

7

Web-Timelønn

Se egen dokumentasjon.

NB! Sett hake for Dokumentarkiv på Web timelønn ved oppdatering Rapporten lagres på M:/Visma_Enterprise\HRM/Lonnskjoring/WEB timelonn….(MMÅÅ).

Bunkenr. 80xxx

Import av variable transaksjoner via XML - Visma Flyt Timeplan

Import av variable transaksjoner for BPA'er

8

DVPro

Import av variable transaksjoner via DVPRO XML. Sjekk dato på filen. Se veiledning

9

Excel regneark (sjekk egen mappe under Post.lonn)

Lagres som csv fil på M:\Visma_Enterprise\HRM\Lonnskjoring\Variabelbilag\1\xxxx.csv (sett inn avd og mnd) før innlesing

Regneark, import til Visma HRM - prosedyre

9.1

Eventuelt filer fra forhandlingsmodulen (sjekk mappe i outlook)

Tas i bruk høsten 2021. Se egen veiledning.

10

Etter at siste regelmessige lønnsberegning er ferdig

Korriger feil på «Variable transaksjoner pr periode»+»meldinger fra lønnsberegning»+»mangelfulle variable transaksjoner»+»feilliste+differanseliste kontering» Kjøres også senere, men må luke ut mest mulig feil før endelig lønnsberegning.

11

Oppdatere hovedstilling

Pr siste i inneværende måned

12

Kjør opprykksberegning

Rapporten kjøres først uten og så med hake i Oppdater.

I Utvalgskriterier må følgende stillinger velges: 0:6948,6950:9999

Husk Endringskode og tekst. Sett på fra første til siste i måneden

Rapporten skrives ut og legges ved lønnskjøringa.

Sjekk at opprykkene er relevante. Se veiledning.

13

Innhente skattedata fra Altinn

Se egen veiledning

14

Rapporter fra rapportgeneratoren –

Ansattinformasjon. Kjør ut liste over de uten pensjonskassetilknytning

Kristiansand: 1,13,81,23,

To lister skal gjennomgås

Liste 1 – Pensjonskasse – medlemsoversikt

Liste 2 – Pensjonskasse – medlemskap

Legges ved lønnskjøringa

14

Kjør ut rapporten

Lønnskjøring - total stillingsprosent

Er det noen som har mer enn 100% stilling?

Rettes og legges ved lønnskjøringa

14

Kjør rapporten:

Lønnskjøring – tilfeldig timelønt med stillingsprosent

Alle som ligger med TT i feltet for Kategori må rettes til VK, FA e l.

Rettes og legges ved lønnskjøringen

14

Kjør rapporten:

Lønnskjøring – tabellnr ulik tariffperioden

Endre dato under fanen Sortering/Felt

År og månedsnr må stemme med inneværende måned.

14

Kjøre rapport ansatte 18 år – behandle ansatte som skal endres

For selskap 1 gjøres endring etter kjøring av lønn. Ved fylte 16 år endre årslønn, ved fylte 18 år endre stillingskode til ufaglært og endre ansiennitet til 1. i måneden og året for fylte 18.

14

Kjøre rapport i rapportgeneratoren/ lønnstransaksjoner:

Lønnskjøring Pensjonistavlønning

PV som får timer på  LTA 200-209 og 213 og 215 skal rettes til LTA 221 kommunal og LTA 222 lærer undervisning.

NB: Timer ført på stillingsID'er som har stillingstype MT objekt 90000 skal IKKE korrigeres. 

NB: Lønn fra Ressursstyring på være innlest og lønnsberegnet før denne rapporten kjøres.

15

Diverse kontroller, sjekk at kontrollene er utført

Følgende skal være avkrysset på kontrollskjema:

1. Sjekk perm foreldrepermisjoner som er avsluttet innev. mnd.
2.  Når alt er ferdig registrert: Sjekk trekkpålegg timelønte.
3. Lønn til behandling
4. Behandlet personalmeldinger i modulen, papir og outlook.
5. Regneark er innlest, inkl. Outlook-mappen: Trekk dager/timer
6. Filer fra forhandlingsmodulen er innlest
7. Etterbetaling ved f.eks tariffoppgjør
8. Sjekk at alle variable transaksjoner er godkjente (Menyvalg: Godkjenning variable transaksjoner).
9. Sjekk at Kvalitetsrapportene er kjørt og behandlet
10. Kjøre kontrollrapport på LTA 268
11. Kjøre kontrollrapport på at det ikke er ført timer på IT-stillinger

16

Variable transer

Kontroll feil på 1. variable transaksjoner pr periode

Kontroll på 2. mangelfulle variable transaksjoner

17

Etterbetaling

Sjekk med fagansvarlig. Er det lta-er som skal etterbetales i fbm tariffoppgjør?

Hake i feltet for etterbetaling på de lta-er som skal etterbetales

NB - I tariffoppgjør etc skal ikke LTA 160-166 etterbetales.

18

Kvartalskjøring pensjon

Sjekk meny: "Variable transaksjoner pr periode" på månedene pensjonsoppgjøret kjøres med korrigering av 2% og arb.g.andel.

Disse transaksjonene ligger under kollonne Type: E:

19

Endelig lønnsberegning

NB: Sjekk selskapsnr i rapporten, riktig lønnsperiode og kjør rapporten på server og husk epost i jobbparametre. Må sjekke på server at beregningen er ferdigstilt.

20

Kjør rapporten: Meldinger lønnsberegning

Kontroll lønnsslipp

Rapporten må kontrolleres, feil rettes og personer lønnsberegnes på nytt – gjelder bl a store beløp og andre varsler/negativ lønn. 

Kontroll faste tillegg og trekk

21

Kontering av lønn

Feilmeldinger

Kjør kontering, kun feilmelding, spesifisert per ansatt. (Velg kjøremåte 3)

Kjør rapport: programserver, epost i jobbparametre

21

Kontering av lønn

Differanseliste

Kjør differanseliste feil rettes, personer lønnsberegnes på nytt – (Velg kjøremåte 3)

Kjør rapport: programserver, epost i jobbparametre

22

Kontering av lønn:

Rapport kontroll på LTA 459 – ref utlegg spesifisert pr ansatt

Rapport kontroll på LTA 276 - Honorar

Kontroll at det er brukt korrekt art i regnskapet. LTA 459 Art skal ikke begynne med 10… eller 116…

LTA 276. Art skal begynne på 10…..

22.1

Avslutt bunkenr på regneark og filer som er innlest i HRM

Eks – store regneark, ressursstyring, expense o.l

23

Kjøre og kontrollere avstemmingsrapport pr konto for a-ordningen

Sortering: pkt 2: Art – Kode for a-ordningen - Lønnsart.

Skrives ut og arkiveres sammen med listene. Evt. feil rettes og rapporten signeres. Se veiledning

24

A-meldingen

Kjør test overføring til

Velg År, måned/lønnsperiode + Testkjøring

Kjør testen ved å trykke på knappen

«1.Kjør rapport»

24

A-meldingen

Kontrollèr at det ikke er feilmelding

Kontroller og korriger evt feil som dukker opp under «Logg», kolonne «Intern» før du går videre i lønnskjøringen.

Beløp skatt:

Beløp arb.g.avgift:

25

Kontering av lønn

Prøveoverføring til regnskap

Velg kjøremåte 3.

Print sider med balansekonti (stort sett side 2,3 og siste side): Påfør for senere kontroll:

Fagforbundet:

Fagforbundet:

Delta:

Norsk Sykepleierforbund:

Utdanningsforbundet:

Parat:

FO:

Nettobeløp til utbetaling:

Beløp skattetrekk (23214000)

Beløp påleggstrekk (23214004):

Beløp arbeidsgiveravgift: (23214001):

Sjekk siste side: Brukt av fribeløp for arbgivavg. I 20xx skal være lik 0. Står det beløp vil det bli feil når Økonomi prøver å lese inn fil.

Skatt og arb.g.avgift sjekkes mot beløp a-melding pkt 24

25

Sjekk beløp på skatt+ aga

Sjekk at beløpene på skatt og aga i pkt 25 stemmer mot pkt 24

26

Danne bankliste (Bankrapport)

Sjekk at beløpet netto utbetalt stemmer mot beløpet på pkt 25 

Legg inn periode, velg filtype ingen, kjør rapport. Velg excel og kontroller store beløp og noter totalsum på kjøreskjema (nettoutbetalt) og kontrolleres mot pkt 25 i kjøreskjema. Kontroller deretter om vi mangler kontonummer på noen. Korriger ev og kjør på nytt.

Beløp:

Deretter kjør rapporten mot Word og lagre rapporten:

 M:\Visma_Enterprise\HRM\lonnskjoring\bankrapport\selskapXX-bankrapportxxxx(mnd)xx(år)

26

Kjør bankrapport velg:

Overføring til Autopay

Velg filtype Autopay i Bankrapport.

Sjekk utbetalingsdato og lønnsperiode.

Når rapporten er kjørt:

• Noter og sjekk nettobeløp til utbetaling mot pkt 25 i kjøreskjema.
• Gå til Enterprise startside
• Velg Økonomi - Autopay 
• Klipp ut linjen(e) med utbetalinger som ligger klare for godkjenning og send e-post om dette til Reidun B. Loland, Elin Søberg Stubstad og post.regnskap

26.1.

Klipp ut fra bankrapporten alle

utbetalinger til bankkonto

3205.24.74786 (utbet. til kontantkort

27

Stenge lønnsperiode

Sett A i feltet status på aktuell lønnsperiode på bildet «lønnsperioder»

28

Kjøre akkumulering

Kjøres på server – husk epost i jobbparametre

Sett hake i felt «oppdater faste transaksjoner»

Rapport printes ikke

Beløp skattetrekk:

29

Kontering av lønn

Overføring/oppdatering til regnskap

Velg kjøremåte 5.

Det dannes 2 rapporter. Velg skriver og skriv ut siste side i begge rapportene når de er dannet.

Send melding til post.regnskap når ferdig oppdatert

30

Opprette ny lønnsperiode

Meny: Grunndata/selskap/lønnsperioder

NB: Årstallet skal være med i Periodeteksten

31

Sende lønnsslipper: SvarUt

Se egen veiledning i EQS. Husk hake for Dokumentarkiv.

Når alle lønnsslipper er sendt: Sjekk mappen "Ikke sendt" under LønnTilSvarUt. Dette er lønnslipper til døde personer som må printes og sendes i posten.

31

Kontroll på programserver at sendingen er ok

Gå inn på serveren via:  Verktøy/Programserver/KK-Broker/Jobber. 

Legg inn ditt brukernavn under overskriften: Bruker og sjekk at jobben er ferdigstilt.  Dersom feilmelding, kontakt fagansvarlig. Statusrapport mottas på mail. Ansvarlig for lønn retter eventuelle feil.

32

A-melding inntekter: Overføring til Alltinn

Shift + F5 og hake i Bruk gammel versjon.

Sjekk at tilbakemelding A03 ligger i Innboksen på Altinn før knapp 3 trykkes.

Klikk på Logg og vedlegg under kolonne Kontr. Sjekk kolonne Inn at sendingen er OK.

Skriv ut og legg i mappe for terminoppgjør på postrommet.

33

Kjøre oversikt over alle fagforeningene som skal sendes pr post. 

Kjør rapporten: fagforeningstrekk. Sett inn periode, lta`er og hake i fødselsnr. Kjøres mot skriver enkeltsidig. For å finne dem som skal sendes pr post – se skjema «Fagforeninger sending Kristiansand kommune». Skjemaet ligger på Innafor under:  dokumenter\lønnsprosess

33

Kjøre og sende trekk til fagforeninger hvor trekklistene skal sendes digitalt

Se veiledning og benytt linker og veiledning også på skjema «Fagforeninger sending Kristiansand kommune». Skjemaet ligger på Innafor under – dokumenter\lønnsprosess

Lagres på (M:\Visma_enterprise\HRM\Lonnskjoring\Fagforeningstrekk\Selskap.mnd.år)eventuelt.txt og noen som pdf.

Husk hake i fødselsnr

34

Kjøre rapport bidragstrekk

Ikke send trekkliste eller penger – alt går automatisk (kidnummer og direkte remittering)

Ta utskrift og legg ved kjøreskjema

38.1

Kjøre rapport trekk saldo lta 970

Statens innkrevingssentral,

Automatisk remittering, ikke send penger via bilag. Kidnummer er registrert per trekk og rapport skal ikke sendes.

Ta utskrift og legg ved kjøreskjema

38.2

Kjøre rapport trekk saldo lta 910

For mye utbetalt lønn – ingen sending

Ta utskrift og legg ved kjøreskjema

38.3

Kjøre rapport trekk saldo lta 971:975,

Trekk namsmannen – automatisk remittering – ingen sending

Ta utskrift og legg ved kjøreskjema

38.4

Kjøre rapport bedriftskunstforeningen lta 920

Kjøres i excel og sendes på epost til kasserer Ole Martin Kyllo

38.5

Kjøre rapport tekn. Bedriftskunstforeningen – lta 921

Sendes på epost til Randi A. Lien, kopi til Hans Hermansen  

39

Kjøre rapport «Melding fra lønnsberegning» på lta  949:956 (utleggstrekk) og 971:975  (trekk namsmannen direkte remittering)

De som kommer ut på rapporten – sett stoppdato på SAL og plukk ut trekkpåleggene fra permen «Direkte remittering».  Skriv på stoppdato/sign /arkiver i perm for «oppgjorte trekk»

40

Kjøre rapport: Kontrollrapport for A-meldingen

Kjøres på server som pdf format og epostadresse i feltet : send status til.

Beregnet arb.g.avg:

Skriv ut siden som viser grunnlaget for aga og aga. Arkiveres sammen med kjøreskjema

41

AGA, skatt, påleggstrekk i terminoppgjøret

Grunnlag arb.g.a fra «kontrollrapport a-meldingen» pkt 40, legges inn i arbeidsgiveravgift i  terminoppgjøret for selskapet. Skatt og påleggstrekk legges inn i terminoppgjøret for skatt for selskapet. Ligger under dokumenter/avstemming/terminoppgjør på Innafor.

42

Ktrl/sjekke timelister

Ta stikkprøver fra en timelisteperm med hensyn til spesielt bruk av overtid. Påfør hvilke bunkenummer som er sjekket :

43

Lønnsberegning – neste mnd

Start lønnsberegning på neste måned på Programserver. Tidsintervallet skal være til ca 3. i neste mnd. (Endre «Engangs» til «Regelmessig»).

44

Expense – Markere reiseregninger for inneværende lønnsperiode som utbetalt

Se Lønnskjøring i Visma HRM - prosedyre. Må gjøres etter at dato for utbetaling er passert.

.

45

46

Arkiver lønnskjøringen i perm og hake av i oversikten at selskapet er kjørt

Oversikten ligger på postrommet