Tilskudd til kunst- og kulturformål - prosedyre v. 1.3

Hensikt

Sikre riktig saksbehandling for tilskuddsordninger.

Gjelder for

Kulturfaglige rådgivere i Kultur og innbyggerdialog stab.

Ansvar for gjennomføring

Jørgen Skauge har hovedansvaret for tilskuddsordningen. Søknadene behandles av kulturfagrådgiverne innenfor deres fagfelt og diskuteres i fellesskap før det blir lagt frem for stabsleder og direktør. Sak til politisk behandling skrives av den som har hovedansvaret for ordningen.

Beskrivelse

En tilskuddsordning omhandler et formål hvor det er satt av et bestemt beløp i budsjettet, og alle aktører som tilfredsstiller fastsatte kriterier, kan søke innen oppgitt frist. Søknadene behandles og innvilges/avslås i henhold til vedtatte retningslinjer for ordningen.

Tilskudd til kunst- og kulturformål - retningslinjer


Sjekkliste/rutine:

  • Sjekk budsjettsum i Visma. Kontostrengen er: Ansvar 401020 Art 147092 Tjeneste 38501 og Prosjekt nr 3400103
  • Søknadsskjema åpnes minimum seks uker før søknadsfristen. E-post om åpning av skjema sendes til Zoran Teofilovic og saksbehandler må sjekke at link både på www.kristiansand.kommune.no/tilskudd og fra www.kristiansand.kommune.no/skjema er oppdatert og går til rett skjema.
  • Søknadsfrist er kl 23:59 15.januar og 15.august.
  • Ansvarlig for ordningen ber om at ansvarlig for "Tilskuddsbasen" åpner skjemaet minst seks uker før søknadsfrist. 
  • Ansvarlig for ordningen sjekker summen i budsjettet - stemmer summen i tabellen med vedtatt sum, eller er det skjedd budsjettendringer i løpet av året?
  • Ordningen annonseres på kommunens nettside, Kulturdirektøren sin Facebookside og etter behov på kunngjøringer i Fedrelandsvennen.
  • Saksbehandling: Søknadene vurderes opp mot kriteriene i retningslinjene. Søknadene skal opp til politisk behandling senest i oktober på høsten og mars om våren.
  • Administrative vedtak - Tilskudd under kr 100 000 og søknader med totalbudsjett under kr 1 000 000 behandles administrativt og godkjennes av direktør for kultur og innbyggerdialog.
  • Politisk behandling - Søknader som gis tilskudd på mer enn kr 100 000 eller har totalbudsjett på kr 1 000 000 behandles politisk i kulturutvalget. De administrative tilsagn og avslag fremmes som orienteringssak i kulturutvalget. behandles politisk i kulturutvalget
  • Brev til søkere om avslag/tilsagn sendes ut via "Tilskuddsbasen" Brevmal om tilsagn/avslag lages av administrator for "Tilskuddsbasen". Tilskuddsbasen lagrer svarbrevene automatisk i p360.
  • Tilskudd og erstatninger - skjema
  • For utbetaling leverer hoveansvarlig for ordningen et utfylt skjema/excelark  til økonomiansvarlig på området for kultur p.t. Søren (se vedlegg for mal).  For nye tilskuddsmottakere må reskontro opprettes av regnskap før utbetaling. For tidligere mottakere mp det sjekkes om det er objektnummer.
  • Systmet lukkes automatisk når søknadsfristen går ut. 
  • Tilskuddsmottakere må sende rapport innen tre måneder etter tiltaket er gjennomført. Dokumentasjon på gjennomføringen og inkludert regnskap.

Definisjoner

 

Vedlegg og referanser

Mal for utbetalingslister av tilskuddsordninger