Utleie av kommunal grunn v. 1.8

Hensikt

Hensikten med prosedyren er å sikre en optimal måte å arbeide med utleie av kommunal grunn.
Prosedyren dekker aktiviteter tilknyttet leie eller lån av kommunal grunn til byggeprosjekter, arrangement og serveringsarealer.

 

Gjelder for

Prosedyren gjelder for hele kommunen. Den bygger på kommunens Regler for byrom, torg og gater i Kristiansand kommune  og skal vise hvordan retningslinjene skal praktiseres internt i kommunen. Det betyr at hvem gjør hva når og hvordan skal identifiseres. Det er arbeidsgiver som skal sørge for at rutinen er etablert. Arbeidsgiver skal informere at den fins og invitere ansatt til forbedring av arbeidsprosessen. Ansatte skal følge den.

 

Ansvar for gjennomføring

  • For all leie eller lån av kommunalt eide arealer skal det inngås en skriftlig avtale. 
  • Parkering håndterer utleieavtaler/bruksavtaler for disponering av vei og parkeringsarealer under ett år i Kvadraturen.
  • Eiendom håndterer øvrige utleieavtaler/bruksavtaler for utleie av kommunal grunn, inkludert avtale for gågater og uteservering.
  • Parkvesenet håndterer utleie av grunn til arrangementer i parkanlegg og friområder. Utleien koordineres av representant for Innbyggertorget. Representant for Innbyggertorget koordinerer også areal for utleie til salgsboder.
  • Prosedyren brukes av ansatte i kommunen, spesielt de i parkering, parkvesenet, vei og eiendom. Politiet kan også ha nytte av å kjenne innholdet i prosedyren.

 

Beskrivelse

1. Generelt

Veiledning til søker fins på kommunens nettsider.

Arbeidsvarslingsplan kreves når:

  • Når fortau stenges helt eller delvis slik at gjenværende bredde blir mindre enn 1. 5m
  • Dersom gang og sykkelvei berøres eller gangmønster endres i parkarealer/grøntområder.
  • Når det tas i bruk areal som medfører at eksisterende skilting må endres
  • Dersom områder for varelevering berøres
  • Dersom områder med HC parkering berøres
  • Dersom kjørebane eller kjøremønster endres.

Godkjent arbeidsvarslingsplan må foreligge før en kan godkjenne søknaden om leie av gategrunn-

Lenke til kommunens hjemmeside om søknad om arbeidsvarsling

Rutine for  DokumentArbeidsvarsling og gravemelding (Gyldig)

 

 

Tillatelse fra politiet kreves når:

  • Bruk av kjøretøy i strid med skilt krever særskilt tillatelse av politiet. Søker skaffer dette selv. Søknad godkjennes ikke av kommunen uten at tillatelse fra politiet foreligger.
  • Kjøretøy: Innretning som er bestemt til å kjøres på bakken uten skinner (fra forskrift). Polititillatelse kreves når det er registreringsnummer på i tillegg til andre kjøretøy som er på hjul.
  • Søker sender søknaden til post.agder@politiet.no for journalføring. Alternativt oppsøker politivakta på hverdager kl. 0900 – 1500.
  • Arrangementer krever egen tillatelse fra politiet.
  • Arrangementer som berører vei skal også ha egen skiltplan som godkjennes av politiet. Skiltplan skal sendes til veienheten som ser gjennom og avklarer med parkering før den sendes til politiet for endelig godkjenning.

 

Dersom det er søkt feil (fylkeskommunal grunn og ikke kommunal): 

 

 

2. Mottak og behandling av søknader 

 

2.1 Søknad om kommunal grunn til inngjerdet riggarealer over 1 år (Ansvarlig: Eiendom)

  • Behandles av eiendom
  • Søknader sendes inn til postmottak og  lagres i P360.
  • Bekreftelse mottatt og info om saksbehandlingstid sendes til søker
  • Dersom kunden søker om forskjellig størrelse i periode, må det søkes for seg.

 

Sjekkpunkter:

  • Sjekk hva er området regulert til  
  • Sjekk om det er kommunal eller fylkeskommunal vei.  Dersom det er fylkesvei se punkt et over.
  • Avtal befaring med søker om relevant (der det ikke er godkjent arbeidsvarslingsplan).   Normalt kalles også veienheten og parkvesenet inn dersom deres områder er berørt.
  • Kreves tillatelse fra politiet? se punktet over.
  • Sjekk om det er krav til arbeidsvarsling,   se punkt over. Om ja: Kopi av godkjenning av arbeidsvarslingsplan skal være vedlagt.
  • Sjekk at grunnen ikke er leid ut fra før.
  • Sjekk at søknad ikke er i konflikt med pågående gravearbeid eller arbeidsvarslingsplaner – oversikt over alle godkjente gravesøknader i kommunen 
  • Kontakt arrangementskoordinator for å se om det er arrangementer planlagt for området. Se kommunens oversikt over bookede arrangement arenaer.  
  • Husk at dersom arrangementer også inkluderer gategrunn, vil dette ikke vises i oversikten over bookede arenaer. Det er her det vil være viktig at vi registrerer i Aktørportalen (tidligere Geosak). Det er veienheten som gjør registreringen her etter at politiet har sendt melding om at arrangementet er registrert hos de. Aktørportalen er samme system som der gravemeldinger registreres.

  • Det skal så langt som mulig ikke  leies ut areal der det er HC parkering. Dersom parkeringsplasser som er reservert for HC må benyttes, skal erstatningsplasser avtales med Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne . 

  • Om behov for dokumenter som ikke medfølger søknaden (slik som tillatelse fra politiet,  arbeidsvarslingsplan) settes søknaden "på vent" i vårt system. Søknad sendes i retur til søker med informasjon hvordan de søker om arbeidsvarslingsplan og polititillatelse.

 

 Kontrakt

  • Dersom det etter en totalvurdering kan inngås leiekontrakt, utarbeides denne og det fastsettes en leiepris.
  • For arealer som leies over et år, er prisene basert på markedsmessige forhold.  For avtaler under et år og arrangementer er det faste priser som vedtas i forbindelse med Økonomiplan og budsjett.
  • Leiekontrakten skal  regulere blant annet leietaker sine plikter i leieperioden samt i hvilken tilstand området skal tilbakeleveres og oppfølging av grøntarealer i skjøtselsperioden. Eventuelle forbehold fra øvrige enheter innarbeides i kontrakt. Leietaker skal sørge for renhold, brøyting, strøing og feiing av fortau der kommunen ikke kommer til med sitt utstyr om relevant.   
  • Mal for  avtale riggarealer over et år . Det skal alltid vedlegges et målsatt situasjonskart som vedlegg til leiekontrakten.
  • Dersom leieforholdet skal fortsette ut over avtalt varighet eller arealet reduseres/økes, foretas det en ny vurdering. 
  • Leieavtale signeres og lagres i P360 og Plania. Kopi av avtale sendes til parkvesenet, post@parkering; post@vei 
  • Leie for riggareal faktureres etterskuddsvis

 

Fakturering

  • Kontrakt for riggarealer legges inn i Plania. Plania generer underlag for fakturering.

 

Avslutning

  • Området skal tilbakeføres som det var før leien startet dersom ikke annet er avtalt. Dette sjekkes av hhv parkeringsenheten, parkvesenet  og veienheten. Eiendom kaller inn til felles befaring.
  • Eventuell oppfølging av avtalt skjøtsel i etableringsperioden avklares på befaring.

 

2.2 Søknad om leie av gategrunn til Container og stillas og inngjerdet riggareal  under et år i Kvadraturen (Ansvarlig: Parkeringsenheten)

  • Behandles av parkeringsenheten
  • Søknad sendes via nettsiden så det automatisk lagres i P360. Søknadskjema se punkt over.
  • Saksbehandlingen gjøres fortløpende, kunden får svar innen maks 5 dager. 
  • Dersom kunden søker om forskjellig størrelse i perioden, må det søkes for seg. Altså i to søknader hvis det er 10 kv.m i en måned og 200 kv.m i en annen periode.

 

Sjekkpunkter:

  • Sjekk om det er kommunal eller fylkeskommunal vei.  Dersom det er fylkesvei se punkt over.
  • Kreves tillatelse fra politiet? se punkt over.
  • Sjekk om det er krav til arbeidsvarsling,  se punkt over. Om ja: Kopi av godkjenning av arbeidsvarslingsplan skal være vedlagt.
  • Om behov for dokumenter som ikke medfølger søknaden (slik som tillatelse fra politiet,  arbeidsvarslingsplan), settes søknaden "på vent" i vårt system. Søknad sendes i retur til søker med informasjon hvordan de søker om arbeidsvarslingsplan og polititillatelse.
  • Sjekk at grunnen ikke er leid ut fra før
  • Sjekk at søknad ikke er i konflikt med pågående gravearbeid eller arbeidsvarslingsplaner – oversikt over alle godkjente gravesøknader i kommunen 
  • Kontakt arrangementskoordinator for å se om det er arrangementer planlagt for området. 
  • Plassering av container på fortau skal så langt det er mulig unngås.
  • Det skal så langt som mulig ikke leies ut areal der det er HC parkering. Dersom parkeringsplasser som er reservert for HC allikevel må benyttes skal erstatningsplasser avtales med Rådet for personer med funksjonsnedsettelse dersom leieperioden varer lenger enn 14 dager. 
  • Dersom prosjektet er mer komplekst, skal en involvere veienheten 

 

 

 Kontrakt og faktura

  • For noen arealer skal det ikke betales leie (i.h.h.t. retningslinjer). Men for all leie eller lån av kommunalt eide arealer skal del likevel inngås en skriftlig avtale.
  • Legg inn rett lenke til søknadsside som også inneholder kontraktsmaler. Kontraktsmal må inneholde at leietaker skal sørge for renhold, brøyting, strøing og feiing av fortau der kommunen ikke kommer til med sitt utstyr
  • Leieavtale signeres og lagres automatisk i P360
  • Faktura sendes ut når avtale er inngått

 

Avslutning

  • Området skal tilbakeføres som det var før leien startet dersom ikke annet er avtalt. Dette sjekkes av parkering som ved behov kaller inn  veienheten eller parkvesesenet til befaring. Avtalen avsluttes ikke før tilbakeføring er godkjent.

 

 

2.3 Søknad om leie av gategrunn til lift (Ansvarlig: Parkeringsenheten og Veienheten)

  • For oppsetting av lift skal det søkes om arbeidstillatelse uansett arbeidsperiode, for gjentakende arbeid kan det søkes om generell arbeidsvarslingsplan
  • For varighet under 5 dager skal det ikke betales leie og det er ikke behov for å sende søknad til parkering.
  • Dersom arbeid med lift overstiger 5 dager på samme sted, behandles lift som leie av stillas og søknad behandles av parkering

 

2.4 Søknad om leie av grunn til arrangementer og salgsarealer  (Ansvarlig: Parkvesenet ved Team arrangement)  

 

Kontrakt og faktura

  • Alle arealer som leies ut skal ha en skriftlig avtale.   Unntakene er standplasser som søkes via Aktiv kommune, samt flagging.  Salgsplasser (dag) selges over disk hver morgen, her kreves ingen skriftlig avtale.
  • Signert avtale lagres i P360 – Gjengi adresse og tema i tittelfeltet (Som «Leieavtale Ravnedalen – vigsel august 2025»)
  • For Arrangement sendes faktura ut i forkant av Parkvesenet.   I visse tilfeller kan det kreves bankgaranti fra Parkvesenet.
  • For faste salgsboder sendes faktura ut i forkant per halvår.

 

Avslutning

  • Det skal gjennomføres befaringer av arealer med leietaker før og etter arrangementet.  Veienheten og parkvesenet skal inviteres.

 

 

2.5 Søknad om grunn til serveringsarealer  (Ansvarlig: Eiendom)  

  • Søknader behandles av eiendom.
  • Søknader skal inneholde info om hva området skal benyttes til sammen med et målsatt situasjonskart som viser arealet de søker om å disponere.
  • Må lagres i P360.
  • Bekreftelse mottatt og info om saksbehandlingstid til søker
  • Søknader gjennomgåes i egne møter med veienheten og parkvesenet

 

 Kontrakt og faktura

  • Dersom det etter en totalvurdering kan inngås leiekontrakt, utarbeides denne og det fastsettes  en leiepris basert på markedsskjønn og øvrige leieforhold i området. Det skal alltid vedlegges et målsatt situasjonskart som vedlegg til leiekontrakten.
  • Leiekontrakten regulerer blant annet leietaker sine plikter i leieperioden samt i hvilken tilstand området skal tilbakeleveres. Eventuelle forbehold fra øvrige enheter innarbeides i kontrakt. Leietaker skal sørge for renhold, brøyting, strøing og feiing av fortau der kommunen ikke kommer til med sitt utstyr. Mal for kontrakt – Espen sender
  • Dersom leieforholdet skal fortsette ut over avtalt varighet eller arealet reduseres/økes, foretas det en ny vurdering. 
  • For leieforhold i Kvadraturen så inngås leieforholdene normalt for en periode på 3 år.
  • Leieavtale signeres  og lagres automatisk  i P360 lagret på adresse og tema 

 

 

3. Dersom man oppdager bruk av veigrunn uten forutgående søknad (Ansvarlig for oppfølging: Parkeringsenheten)

  • Parkering følger opp prosjekter for parkering og eiendom når trafikkbetjenter går sine runder (gjelder containere, lift og stillas, riggarealer under 1 år )
  • Graving i vei uten søknad følges videre opp av vei i henhold til gravereglementet.
  • Eiendom følger opp riggarealer over 1  år
  • Eiendom følger opp serveringsarealer.
  • Dersom man oppdager ulovlig bruk av grunnen
    • Tar bilder/ dokumenterer.
    • Dersom det virker uforsvarlig: Kontakte arbeidstilsynet eller politiet samme dag
    • Finn ut hvem bruker den offentlige grunnen 
    • Kontakter dem og be dem søke
    • Dersom de ikke søker (sjekk innen 3 dager): Må gi skriftlig advarsel med frist. Tar bilder/ dokumenterer.
    • Deretter beslaglegges utstyr og lagres på kommunalt lager i tre måneder. 

  • Dersom utstyret blir borte før kontrakt inngås

    • Dersom gratisperioden (3 dager for containere og 5 dager for stilas) er over – ser foreløpig bort fra dette siden det gjelder få

 

4. Oppfølging av avtalene som er inngått

Enheten som har inngått kontrakt følger opp.

  • At arealet stemmer 
  • At tidsperioden stemmer
  • Vei følger opp arbeidsvarslingsplaner – parkering gir tilbakemelding dersom det er store avvik på parkeringsregulerende skilt som gjør det vanskelig å håndheve.
  • Dersom det er bekymring om HMS eller annet, så videreformidles dette samme dag til Arbeidstilsynet eller politiet.
  • Det tas bildedokumentasjon for oppfølging. Sjekkes en gang per uke 
    • Underlag for fakturering
    • HMS er leietakers ansvar

 

Definisjon

  • Som offentlig gategrunn regnes all grunn regulert til offentlige trafikkområder, - herunder veg, fortau, parkeringsareal, plass m v, som driftes og /eller vedlikeholdes av offentlig myndighet.
  • Rigg: Rigg er et begrep som brukes i bygge- og anleggsbransjen for å beskrive de midlertidige tiltakene som er nødvendige for å klargjøre og vedlikeholde en byggeplass. Dette inkluderer etablering av nødvendig infrastruktur og tilrettelegging for selve byggeprosessen. Kort sagt, rigg og drift er alt som må på plass for å gjøre en byggeplass klar for, og trygg for, selve byggeprosessen, og deretter fjernes igjen når arbeidet er ferdig. 
  • Riggplan: Store prosjekter har en riggplan beskrevet som en del av godkjent arbeidsvarslingsplan.
  • Arbeidsvarslingsplan Plan som viser hvordan vegarbeidet skal varsles og sikres. Planen skal inneholde en lett forståelig skisse eller kart, og kan suppleres med etappeplaner og spesielle bestemmelser. Arbeidsarbeidsvarslingsplanen kan deles i en skiltplan (for varsling) og en sikringsplan. 
  • Kjøretøy: Innretning som er bestemt til å kjøres på bakken uten skinner. (fra forskrift)

 

Vedlegg