Utleie av kommunal grunn (prosedyrebeskrivelse) v. 1.7

Hensikt

Hensikten med prosedyren er å sikre en optimal måte å arbeide med utleie av offentlig grunn.

Prosedyren dekker aktiviteter tilknyttet leie eller lån av offentlig grunn til byggeprosjekter som renovering, maling osv. der en trenger stillas, kontainere, lift, byggegjerder, grunn for å lagre osv.

 

Gjelder for

Prosedyren gjelder for hele kommunen. Den bygger på kommunens «Retningslinjer for bruk av offentlig grunn» og skal vise hvordan retningslinjene skal praktiseres internt i kommunen. Det betyr at hvem gjør hva når og hvordan skal identifiseres. Det er arbeidsgiver som skal sørge for at rutinen er etablert. Arbeidsgiver skal informere at den fins og invitere ansatt til forbedring av arbeidsprosessen. Ansatte skal følge den.

 

Ansvar for gjennomføring

  • For all leie eller lån av kommunalt eide arealer skal det inngås en skriftlig avtale. 
  • Eiendom  håndterer utleieavtaler/bruksavtaler for disponering av vei og parkeringsarealer over ett år. Parkering håndterer utleieforholdet når utleieavtalen er under ett år.  
  • Eiendom håndterer utleieavtaler/bruksavtaler for utleie av kommunal grunn til riggarealer, salgsarealer og avtaler for lån/leie av skolegårder og annen kommunal grunn. 
  • Parkvesenet håndterer utleie av parkanlegg, friområder, arealer for arrangementer. Utleien koordineres av representant for Innbyggertorget.  Representant for Innbyggertorget koordinerer også areal for utleie til salgsboder (der inntekt går til Eiendom).  
  • Prosedyren brukes av ansatte i kommunen, spesielt de i parkering, vei og eiendom. Politiet kan også ha nytte av å kjenne innholdet i prosedyren.

 

Beskrivelse

Se overordnet flytdiagram By -og stedsutvikling: Utleie av kommunal grunn (flytdiagram)

 

1. Søknad om leie av gategrunn - firma/ privatperson søker

 

 

Når er det krav til arbeidsvarslingsplan?

 

  • Når er det krav til arbeidsvarslingsplan:

    • Når fortau stenges helt eller delvis slik at gjenværende bredde blir mindre enn 1. 5m
    • Dersom gang og sykkelvei berøres
    • Når det tas i bruk areal som medfører at eksisterende skilting må endres
    • Dersom områder for varelevering berøres
    • Dersom kjørebane  eller kjøremønster endres.

 

  • Godkjent arbeidsvarslingsplan må foreligge før en kan godkjenne søkaden om leie av gategrunn
  • Politet får kopi av varslingsplan 
  • Oversikt over alle godkjente gravingssøknader i kommunen

 

Tillatelse fra politiet kreves når

  • Bruk av kjøretøy i strid med skilt krever særskilt tillatelse av politet. Søker skaffer dette selv. Søknad godkjennes ikke av kommunen uten at tillatelse fra politiet foreligger.
  • Kjøretøy: Innretning som er bestemt til å kjøres på bakken uten skinner  (fra forskrift). Polititillatelse kreves når det er registreringsnummer på i tillegg til andre kjøretøy som er på hjul.
  • Søker sender søknaden til post.agder@politiet.no for journalføring. Alternativt oppsøker politivakta på hverdager kl. 0900 – 1500.
  • Søk i god tid

 

 

Dersom det er søkt feil (fylkeskommunal grunn og ikke kommunal): 

 

 

 

2. Mottak av søknader 

 

Mottak av søknad om leie av gategrunn (vei, parkeringsarealer) under 1 år

  • Elektronisk mottak/ saksbehandling lenkes opp når etablert (Min side). Må lagres i P360.
  • Bekreftelse mottatt og info om saksbehandlingstid

 

Mottak av søknad om leie av grunn til arrangementer og salgsarealer 

  • Søknadskjema som kommer direkte til arrangement koordinators mail. 
  • ​Når søknaden mottas av Team arrangement, må man sjekke aktuelt bookingsystem om arealene er ledig/tilgjengelig.
  • Referansesjekk i forbindelse med eventuell betalingshistorikk og eventuelle kontraktsbrudd i tidligere leieforhold
  • Hvis arealene er ledige, så bookes de
  • Ved forespørsel som går ut over normal bruk av arealene, så må post.arrangement@kristiansand.kommune.no kontaktes for avklaring
  • Mer info til den enkelte arrangør finnes på «Retningslinjer for bruk av offentlige uterom til arrangementer»

 

Mottak av søknad om grunn til riggarealer,  serveringsarealer,  o.l.

  • Elektronisk mottak/ saksbehandling lenkes opp når etablert (Min side). Må lagres i P360.
  • Bekreftelse mottatt og info om saksbehandlingstid til søker

  • Vi ber om at søker sender inn info om hva området skal benyttes til sammen med et målsatt situasjonskart som viser arealet de søker om å disponere.

 

Mottak av søknad om leie av gategrunn (vei, parkeringsarealer) over 1 år

  • Elektronisk mottak/ saksbehandling lenkes opp når etablert (Min side).
  • Må lagres i P360.
  • Bekreftelse mottatt og info om saksbehandlingstid til søker
  • Se forøvrig beskrivelse i punktet over

 

 

3. Behandler og avgjør av søknader 

 

Behandler og avgjør søknad om leie av gategrunn (vei, parkeringsarealer) under 1 år

  • Dersom prosjektet er enkelt og ikke avviker fra følgende punkter, skal parkering eller eiendom selv godkjenne:
    • Sjekk om det er kommunal eller fylkeskommunal vei
    • Kreves tillatelse fra politiet? 
    • Sjekk om det er krav til arbeidsvarsling   og om ja - kopi av godkjenning av arbeidsvarslingsplan
    • Om behov for dokumenter som ikke medfølger søknaden (slik som tillatelse fra politiet,  arbeidsvarslingsplan) settes søknaden "på vent" i vårt system. Søknad sendes i retur til søker med informasjon hvordan de søker om arbeidsvarslingsplan og polititillatelse....
    • For info: Store prosjekter har en riggplan beskrevet som en del av godkjent arbeidsvarslingsplan.
    • Dersom kunden søker om forskjellig størrelse i periode må det søkes for seg. Altså i to søknader hvis det er 10 kv. i en måned og 200 kv.m i en annen periode. 
    • Sjekke at grunnen ikke er leid ut fra før? 
    • Sjekke pågående gravearbeid – oversikt over alle godkjente gravingssøknader i kommunen 
    • Kontakt arrangementskoordinator for å se om det er arrangementer planlagt for området. (Fri5 for å se bookede arrangementarenaer). 
    • Fortau: Plassering på fortau skal så langt det er mulig unngås. Dersom slik tillatelse gis skal det om nødvendig etableres nødfortau.  
    • Se søknaden i en større sammenheng (for eksempel er allerede fortau på andre siden utleid).
    • Vi må være flinke til å informere hverandre om forhold som vi vet er nyttige. Eks. store byggeprosjekter eller store arrangementer.

    • Dersom søknaden gjelder plassering på parkering forbudt, skilt for forflytningshemmede eller lignende, må veienheten godkjenne søknaden først.

 

  • Dersom prosjektet er mer komplekst, skal en kalle involvere veienheten 
    • Dersom flere parter er involvert, sendes saken over til leder for veienheten så de kan ta et koordineringsansvar
    • Dersom et kvartal eller en fasade skal restaureres
    • Dersom leie av større areal for gategrunn for mer enn ett år
    • Dersom parkeringsplasser som er reservert for HC alikevel må benyttes skal erstatningsplasser avtales med Rådet for funksjonshemmede dersom leieperioden varer lenger enn14 dager. 
    •  
  • Utfallet av denne prosessen må være om søknaden skal godkjennes eller ikke og under hvilke betingelser det kan godkjennes. 

 

 

Kontrakt og faktura

  • For noen arealer skal det ikke betales leie (ihht retningslinjer). Men for all leie eller lån av kommunalt eide arealer skal del likevel inngås en skriftlig avtale. Avtalemal er vedlagt søknadsskjema 
  • Faktura for bruk av offentlig grunn til kontainer, stilasj og liknendeforberedes og sendes ut sammen med leieavtale som skal signeres
  • Returner underskrevet kontrakt sammen med svarbrev  
  • Lagring av signert avtale i Public

 

Behandler og avgjør søknad om leie av grunn til arrangementer (parkanlegg, friområder, arealer for arrangementer, salgsboder)

  • Er veiarealer, serveringsarealer og liknende inkludert, må en gå i dialog med parkering, eiendom eller veienheten
  • Vi må være flinke til å informere hverandre om forhold som vi vet er nyttige. Eks. store byggeprosjekter eller store arrangementer.
  • ​Kreves tillatelse fra politiet? 
  • Arrangement: Betaler alltid i etterkant. Kan kreve bankgaranti.
  • Boder: Fakturerer i forkant per halvår
  • Signering avtale
  • Lagring P360 signert avtale
  • Alle arealer som leies ut skal ha en skriftlig avtale (selv om det ikke er leieinntekter) - Se mal i vedlegg til søknadsskjema 

 

Behandler og avgjør søknad om grunn til riggarealer, salgsarealer, skolegårder o.l.

  • Eiendom: Riggareal fakturerer i ettertid
  • Servieringsareal: Fakturerer første år i ettertid, deretter i forkant

  • Etter mottak av søknad, vurderer vi denne bla. i forhold til hva området er regulert til og avtaler i de fleste tilfeller en befaring med søker for å vurdere forholdene i området.

  • Park og Ingeniørvesen blir normalt forespurt om de har innvendinger til at vi inngår leiekontrakt på det aktuelle arealet og de er også ofte tilstede på befaring. Det kan også være andre interesser i kommunen det er relevant å avklare med. Ofte gir de forespurte aksept med forutsetninger som vi inntar i leiekontrakten.

  • Dersom det etter en totalvurdering skal inngås leiekontrakt, utarbeider vi denne og fastsetter en leiepris basert på markedsskjønn og øvrige leieforhold i området. Det skal alltid vedlegges et målsatt situasjonskart som vedlegg til leiekontrakten. Typisk eksempel på leiekontrakt.   Tom word mal kun for rigareal ikke servering.

  • Dersom leieforholdet skal fortsette ut over avtalt varighet eller arealet reduseres/økes, foretas det en ny vurdering. For leieforhold i Kvadraturen (servering) så inngås leieforholdene normalt for en periode på flere år. Her jobber vi med at denne typen tiltak i fremtiden skal omsøkes hos PLBYO. Bakgrunnen for dette er at de i dag er mer permanente installasjoner som oppføres til uteserveringer. Leiekontrakten regulerer for øvrig blant annet leietaker sine plikter i leieperioden samt i hvilken tilstand området skal tilbakeleveres.

 

Behandler og avgjør søknad om leie av gategrunn (vei, parkeringsarealer) over 1 år

  • Eiendom: Riggareal fakturerer i ettertid
  • Servieringsareal: Fakturerer første år i ettertid, deretter i forkant

 

 

4. Dersom man oppdager bruk av veigrunn uten forutgående søknad

  • Parkering følger opp prosjekter for parkering og eiendom når trafikkbetjenter går sine runder
  • Dersom man oppdager ulovlig bruk av grunnen
    • Tar bilder/ dokumenterer.
    • Dersom det virker uforsvarlig: Kontakte arbeidstilsynet eller politiet samme dag
    • Finn ut hvem bruker den offentlige grunnen 
    • Kontakter dem og be dem søke
    • Dersom de ikke søker (sjekk innen 3 dager): Må gi skriftlig advarsel med frist. Tar bilder/ dokumenterer. Deretter beslaglegges utstyr og lagres på kommunalt lager i tre måneder. 

 

  • Dersom utstyret blir borte før kontrakt inngås
    • Dersom gratisperioden (3 dager for containere og 5 dager for stilasj) er over – ser foreløpig bort fra dette siden det gjelder få

 

 

5. Oppfølging av avtalene som er inngått

Parkering følger opp ca. en gang per uke eller etter behov/ kapasitet følgende for prosjekter med inngått kontrakt

  • At arealet stemmer
  • At tidsperioden stemmer
  • At skilt står i forhold til varslingsplaner
  • Dersom det er bekymring om HMS eller annet, så videreformidles dette samme dag til Arbeidstilsynet eller politiet.
  • Det tas bildedokumentasjon for oppfølging. Sjekkes en gang per uke 
    • Underlag for fakturering
    • HMS er leietakers ansvar
  • Bildedokumentasjon lagres i Outlook post parkering? Avvik meldes i EQS
  • Se avslutning: Området skal tilbakeføres som det var før leien startet.
  •  

6. Avslutning

  • Arrangement/ parkering og eiendom sender ut faktura i ettertid
  • Parkering fakturerer kontainer i forkant.
  • Dersom leier tar inn utstyret før tiden vil en fremdeles fakturere ihht. kontrakt.
  • Området skal tilbakeføres som det var før leien startet. Dette sjekkes av hhv parkering, parkvesenet ihht egen avtale og eiendom innen 1 uke etter at avtalen er utgått.

 

Definisjon

  • Som offentlig gategrunn regnes all grunn regulert til offentlige trafikkområder, - herunder veg, fortau, parkeringsareal, plass m v, som driftes og /eller vedlikeholdes av offentlig myndighet.
  • Riggplan: Store prosjekter har en riggplan beskrevet som en del av godkjent arbeidsvarslingsplan.

  • Arbeidsvarslingsplan Plan som viser hvordan vegarbeidet skal varsles og sikres. Planen skal inneholde en lett forståelig skisse eller kart, og kan suppleres med etappeplaner og spesielle bestemmelser. Arbeidsarbeidsvarslingsplanen kan deles i en skiltplan (for varsling) og en sikringsplan. 

  • Kjøretøy: Innretning som er bestemt til å kjøres på bakken uten skinner. (fra forskrift)

 

 

Vedlegg