HENSIKT

Sikre god økonomistyring hos Forvaltning og Livsmestring på habiliteringsfeltet.
Å ha gode rutiner for å sikre at Livsmestring får riktig finansiering for brukere i bofelleskap og aktivitetshus. Det skal tydelig fremkomme hvem som har ansvar for å følge opp de ulike punktene. 
 

GJELDER FOR

Livsmestring

Forvaltning og koordinering

Økonomi

 

BAKGRUNN

Kristiansand kommune har i dag Innsatsstyrt finansiering (ISF) for tjenesteområdet habilitering. Modellen har en økonomisk ansvarlig bestiller, hvor ressurser tildeles enheter og avdelinger i tråd med omfang av på tjenestenivå og aktivitet. Det betyr at et budsjettavvik som skyldes endrede behov og volum skal fremkomme hos Forvaltning som et aktivitetsavvik, mens avdelingene har ansvar for å drive innenfor de satsene som ISF-modellen har beregnet. Satsene er en avansert form for gjennomsnittspriser, og en avdelings avvik fra dette kalles effektivitetsavvik.

 

Følgende aktiviteter og drivere er nå lagt til grunn for utmålingen av finansieringsmodellen:
 

Aktivitet	Driver	Forklaring
Nattevakt aktiv	Antall aktive nattevakter	1 nattevakt utgjør 1,87 årsverk
Nattevakt hvilende	Antall hvilende nattevakter	1 nattevakt utgjør 1,19 årsverk
Bolig tilsyn og pleie	Antall brukere inndelt etter tjenestenivå A-E	Brukernes tjenestenivå er inndelt i 5 kategorier fra A-E
Dagtilbud gitt fra boligen	Antall virkedager med aktivitetstilbud gitt fra bolig. Inndelt etter tjenestenivå A-D	Det regnes 250 virkedager totalt i året. Brukernes tjenestenivå er inndelt i 5 kategorier fra A-D
Aktivitetssenter	Antall virkedager ved aktivitetssentre. Inndelt etter tjenestenivå A-E	Det regnes 250 virkedager totalt i året. Brukernes tjenestenivå er inndelt i 5 kategorier fra A-E

 

Kriteriefordeling A - E

A-E kategorisering er en brukerkategorisering som benyttes for å fordele ressurser (ISF-midler) så hensiktsmessig som mulig fra bestiller til utfører og mellom utfører-enhetene i habilitering. Kategoriseringen bygger i hovedsak på tjenestenivået til brukeren. Andre forhold enn individuelt tjenestenivå har også betydning for kategoriseringen. Det kan handle om forhold ved boligen/avdelingen som brukersammensetning, boligstørrelse/utforming eller lignende som har betydning for ressursbehovet samlet sett for boligen/avdelingen.

Det er og vil være store individuelle forskjeller i tjenestenivå innenfor en brukerkategori. Det er derfor stor variasjon knyttet til de veiledende tallen på timeuttak i hver kategori. Brukerbehov kan i enkelte tilfeller også ligge også utenfor normalvariasjonen for kategorien. Tabellen nedenfor er ment veiledende for Forvaltning i bruken av brukerkategorier, og er snitt-vurderinger på enhets- og kommunen-nivå.

Nærmere tekstlig beskrivelse kommer.

Beregnet bemanningsfaktor for brukerkategoriene må forstås som overordnede budsjettpremisser og økonomisk rammebetingelse for tjenesten på kommune og enhetsnivå. De vil kun en sjelden gang stemme med behovet på individnivå, og bemanning på avdelingsnivå. Det betyr at brukere i eksempelvis kategori C i snitt for enheten og kommunen er beregnet til et bemanningsnivå på 0,65. Men det vil være store variasjoner på individnivå.

Kun for kategori E er tjenestenivået fastsatt til eksakt bemanningsnivå og tjenestene for denne brukergruppen skal vurderes av egen nemd.

Den faktiske bemanningen på avdelingsnivå må vurderes skjønnsmessig og tilpasses lokale og individuelle forhold slik at enheten samlet holder seg innenfor de økonomiske rammebetingelsene.

 

BESKRIVELSE

Ved endring av bistandsbehov

Som en hovedregel endres ikke kategorier i løpet av et år. Ved endringer i brukernes bistandsbehov skal utfører sende BE-notat til saksbehandler hos Forvaltning, som en informasjon. (Link prosedyre BE-notat). Innkomne BE-notat gjennomgås månedlig av saksbehandler og enhetsleder i Forvaltning og koordinering, slik at Forvaltning er oppdatert på brukernes bistandsbehov. Det gjøres ikke fortløpende kategoriendringer som følge av dette. Men informasjonen benyttes når endringer i kategorier vurderes ved hvert tertial.

I starten av hvert år og ved hvert tertial (mai og sept) skal endringer knyttet til aktivitet i tjenestenes vurderes og besluttes. Dersom det er aktivitetsvekst i tjenestene utover tilgjengelig budsjett for tjenesten hos Forvaltning, skal mulige omprioriteringer mellom tjenester vurderes, og avvik med forslag til tiltak rapporteres til direktør.
 

Vurderingen gjøres slik:

Enhetsleder på utførersiden vurderer i samarbeid med egne avdelingsledere om det samlet sett for enheten er behovsendringer som ikke kan håndteres innenfor enhetens rammer. Alle tiltak som kan møte behovet innenfor eksisterende rammer skal vurderes.

Forvaltning innkaller enhetsledere til samarbeidsmøte ved hvert tertial hvor større/betydelige endringer i behov av varig karakter drøftes. BE-notater og øvrig dokumentasjon benyttes som grunnlag. Alternative tiltak for å håndtere situasjonen og ivareta behov diskuteres. Besluttede endringer dokumenteres, og oversikter over endringer over tid oppdateres. Deltakere på samarbeidsmøtet er: Enhetsledere Forvaltning og Habilitering, samt rådgivere forvaltning/økonomi. Beregninger av økonomiske effekter gjøres.

Hver tertial oppdateres finansieringen til avdelingene i økonomistyrings-systemene av økonomirådgiver i Økonomistyring. Modellen oppdatere seg tilbake i tid slik at den fanger opp eventuelle endringer som har skjedd i forkant av tertialen.  

De økonomiske effektene av endringer og foreslåtte tiltak meldes til direktør i tertialrapporteringene.  Konsekvenser for årene fremover må vurderes i økonomiplanrulleringen.

Når en bruker dør/flytter ut 

Som hovedprinsipp skal avdelingen beholde finansieringen i 3 måneder. 

Dersom Forvaltning etter 3 måneder ikke har funnet ny beboer er hovedregel at bofelleskapet ikke mister finansieringen. Hvis det derimot er utfører som ikke er klar til å ta imot ny beboer, eller motsetter seg boligtildelingen, kan finansieringen bli et tema for drøfting.                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Ny bruker i løpet av året - ved innflytting i bolig eller ved oppstart på aktivitetshus (hjemmeboende)

Saksbehandler skal i forbindelse med kartlegging foreta en kategorisering av bruker.  Viser til rutine Bofelleskap habilitering - prosedyre for søknad og tildeling

Ved innflytting av ny beboer må det vurderes  om den nye brukeren har et annet tjenestebehov enn den som flytter ut (kategori). Andre forhold ved boligen/avdelingen (brukersammensetning, størrelse mv) er en del av denne vurderingen. Dersom en vurdere samlet sett at tjenestebehovet er endret som følge av innflyttingen, er dette å betrakte som aktivitetsavvik og finansieringen mellom bestiller og utfører endres i tråd med dette.

Dersom man mener at bruker kvalifiserer for en kategori E følges Habilitering - prosedyre for vurdering av E-kategorisering (Ikke tilgjengelig)

Dersom avdelingen før 3 måneder er gått får inn ny beboere med lavere kategorisering skal avdelingene likevel beholde tidligere finansiering i 3 måneder.

Dersom avdelingen før 3 måneder er gått får inn ny beboere med høyere kategorisering skal avdelingen får mer finansiering fra innflyttingsdato. 

Det er ikke uvanlig at avdelingen etter innflytting opplever at kategoriseringen er feil. Man ser spesielt at når en bruker flytter hjemmefra for første gang, kan det vanskelig å forutse hvilket bistandsbehov de faktisk har. Man må likevel forvente at behovet vil være noe høyere fra starten av, til bruker har slått seg til ro på nytt sted. Det gjennomføres en felles evaluering etter ca. 4 måneder.

 

Overordnet økonomistyring hos Forvaltning

Aktivitetsavvik med forslag til tiltak skal legges frem for politiske nivå. Forvaltning har ansvar for å rapportere, begrunne og foreslå tiltak til helse- og mestringsdirektøren, som direktøren legger frem i kommunens tertialrapporter. (J.f prosedyre Dokument «Styringsdialog og rapportering mellom ledelsesnivå - prosedyre», ID 4980 - EQS (extend.no)). Vurderingene på habiliteringsfeltet må skje i tett samarbeid med Livsmestring.

Den langsiktige økonomiske planleggingen for tjenesten skjer i arbeidet med Økonomiplanen for kommunen (J.f. prosedyre Dokument «Retningslinjer for utarbeidelse av kommunedirektørens forslag til økonomiplan 2024-2027», ID 5165 - EQS (extend.no).  Forvaltning har ansvar for å vurdere og sammenstille informasjon for disse habiliteringstjenestene som trengs for en forsvarlig økonomisk planlegging. Basert på erfaringer med aktivitetsendringer, kjente avvik gjennom året og forventede endringer fremover, skal Forvaltning vurdere de økonomiske konsekvensene som direktørområdet må ta stilling til i den årlige økonomiplanrulleringen. Budsjettpremisser knyttet til aktivitetstall for habiliteringstjenesten må fremgå i den økonomiske planleggingen. Vurderingen må skje i tett samarbeid med Livsmestring, slik at bærekraftige løsninger for tjenesten blir tilstrekkelig godt vurdert.

 

VEDLEGG

Bofelleskap habilitering - prosedyre for søknad og tildeling

Habilitering - prosedyre for vurdering av E-kategorisering (Ikke tilgjengelig)