Av spesiell interesse for enhetsledere, økonomiansvarlige, regnskapsansvarlige og merkantile.
For at gjeldende frist for regnskapsavslutningen (15.02.2025) skal kunne overholdes, er det nødvendig å sette interne frister for anvisning av fakturaer, innlevering av lønnsbilag, regnskapsbilag mv. for regnskapet 2024. Fristene som er oppgitt i dette rundskrivet må strengt overholdes.
Det presiseres at mottatte fakturaer alltid skal behandles og ekspederes videre hurtigst mulig. I forbindelse med regnskapsavslutningen må alle fakturaer som tilhører 2024-regnskapet
anvises på regnskapet for 2024 og ikke ligge over til 2025.
Alle administrative budsjettendringer som gjelder 2024 må være registrert i Visma økonomi senest 31.12.2024.
Ansvar: Økonomirådgiverne for hvert kommunalområde.
Kommuneregnskapet føres etter det såkalte «anordningsprinsippet». Det vil si at alle kjente utgifter og inntekter skal tas med i det regnskapsåret de tilhører, enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes. OBS: Det er ikke anledning til å postere utgifter i 2024-regnskapet som tilhører 2025.
UTGIFTSSIDE
Alle varer og tjenester som er levert fra leverandør i 2024, skal regnskapsføres i 2024-regnskapet.
Dersom faktura ikke er mottatt fra leverandør innen årets utgang, (evt. de første dagene i januar 2025) må enheten purre på leverandøren.
Det er selvsagt ikke anledning til å be om faktura før levering har funnet sted fra leverandør med begrunnelse i regnskapsavslutningen (forskuddsbetaling).
Reglene for momskompensasjon er svært strenge når det gjelder foreldelse. Kommunen (og enheten det gjelder) kan tape momskompensasjonen dersom de inngående fakturaene ikke føres i riktig periode og år. Dette er spesielt viktig rundt årsskiftet.
Alle abonnementer, leieutgifter, alarmutgifter osv. for 2025 og som det kommer faktura på i november/desember, skal regnskapsføres i 2025-regnskapet.
INNTEKTSSIDEN
For inntektssiden gjelder hovedregelen at varer og tjenester må være levert/utført eller salgsavtale må være inngått innen utgangen av regnskapsåret, for at inntektsføringen skal bli i 2024-regnskapet. I år skal all utgående fakturering for 2024 i hovedsak være avsluttet innen utgangen av året.
TIDSFRISTER
Manuelle timelister og andre manuelle lønnsbilag må være levert til Lønnsavdelingen senest 25.11.2024 (jfr. innleveringsfrister for 2024). Anvisning av lønn/honorar til folkevalgte har samme innleveringsfrist.
Personalmeldinger som sendes via personalmeldingsmodulen må være ferdig anvist innen 01.12.2024.
Timer fra web timelønn og reiseregninger (Expense) må være ferdig anvist innen 01.12.2024.
Siste frist for levering av eventuelle fakturaer i pdf for 2024 er 10.01.2025 kl 12. Disse sendes til post.regnskap og må merkes helt tydelig «Faktura 2024». Send fakturaer fortløpende og ikke vent til siste dagen.
Regnskap vil ha behandlet ferdig alle fakturaer for 2024 i løpet av 15.01.2025. Fakturaene må behandles (dvs konteres, attesteres og anvises) i fakturabehandlingen så fort som mulig og må være ferdig anvist senest 20.01.2025 kl 12.00. Det er viktig at alle som behandler fakturaer blir gjort oppmerksom på denne fristen. Det vil bli sendt ut automatiske purringer til saksbehandlere som ikke er ferdig når fristen går ut.
Vær obs på at det ikke er fakturadato eller forfallsdato på fakturaen som er avgjørende for om fakturaen skal i det gamle eller nye året. Men det er om varen eller tjenesten er levert før eller etter nyttår.
Alle varemottak på varer mottatt i 2024 må være registrert senest 08.01.2025 kl 12.
Erfaringsmessig er det alltid noen som ikke klarer å overholde fristene som er satt vedr. fakturabehandlingen. Også i år må økonomirådgiverne for kommunalområdene ta ansvar for at saksbehandlerne er ferdig i sitt område innen fristen.
Utgående faktura må utstedes så fort et krav er oppstått. Er varen/tjenesten levert/utført i 2024, skal inntektsføringen være i 2024-regnskapet. Er varen/tjenesten levert/utført i januar 2025, skal inntektsføringen være i 2025-regnskapet.
Siste sentraliserte fakturering for 2024 kjøres mandag 30.12.2024 kl 0700 og inntektsføres automatisk i regnskapsår 2024. All utgående fakturering for 2024 må være ferdig innen denne fristen.
Hvis det viser seg i begynnelsen av januar 2025 at det er kunder som skal etterskuddsfaktureres for 2024, så kontakt Reidun Bru Loland i Regnskap.
Det er viktig å kontakte Reidun Bru Loland i Regnskap dersom det er uklarheter eller spørsmål om fakturering.
Første sentraliserte fakturering for 2025-regnskapet er onsdag 08.01.2025.
Det er viktig å kontakte Reidun Bru Loland i Regnskap dersom det er uklarheter eller spørsmål om fakturering.
Interne posteringer/belastninger og omposteringer osv. må være sendt på e-post til Regnskap innen 22.01.2025.
E-postene må være merket tydelig med «Regnskapsår 2024» i emnefeltet. Alt må sendes elektronisk og bilag må lages i excel-formatet for ebilag denne malen og vedlegges mailen. Dette ligger i kvalitetssystemet (under støtte, økonomi, regnskap).
Alle enheter som har oppgjørsbilag for salg i desember 2024 må sende dette til post.regnskap så fort som mulig i begynnelsen av januar.
5 SPESIELLE ÅRSOPPGJØRSBILAG.
Endel bilag vil ikke kunne lages før periode 12 av regnskapet er stengt. Dette kan gjelde f.eks interne overføringer, intern utgiftsfordeling, refusjonskrav, såkalte Kostrafordelinger/tilpasninger, fordelinger av interntjenestene i serien 12051-12074 osv.
Det kan også være tilfeller der man finner det riktig etter anordningsprinsippet å måtte postere kjente utgifter eller kjente inntekter. Denne type utgifter skal anvises før eposten sendes videre til post.regnskap.
Det er viktig at alle bilag under dette avsnittet er godt dokumentert.
Siste frist for disse posteringene er 22.01.2025.
Sendes i epost direkte til Robert Coward i Regnskap.
Bilagene må være tydelig merket «2024». Emnefelt: «Bilag 2024».
Kommunen skal gi en oversikt over alle garantiforpliktelser i egen note i årsregnskapet. Alle enheter som har gitt garantier må sende inn oversikt over dette til Frank Pedersen i Regnskap.
Helse og mestring v/forvaltning og koordinering bes spesielt å oppgi garantier fra NAV.
Kontaktperson i Regnskap er Frank Pedersen
Frist: 29.01.2025.
Regnskap vil i løpet av årsoppgjøret foreta kontroll med at anordningsprinsippet og andre regnskapsregler blir fulgt. Feil vil kunne bli rettet direkte av Regnskap.
Avsetning til bundne driftsfond kan kun gjennomføres for midler som kommunen ikke kan disponere fritt, hvilket innebærer at det i lov, forskrift, eller i instruks fra giveren, er gitt klare føringer hva midlene kan anvendes til. Eventuelle brudd på disse bestemmelsene innebærer at kommunen må returnere/tilbakebetale midlene. Avsetning til bundne driftsfond kan ikke strykes av kommunen uansett hvor dårlig kommunens regnskapsresultat måtte bli.
Dette gjelder avsetning til følgende fond:
I praksis viser det seg at mange enheter ikke får vedtatt avsetninger til bundne driftsfond innen årets utgang. Avsetningen vil da kunne gjennomføres administrativt av regnskapssjefen etter anmodning fra den enkelte enhet. Begrunnelsen for dette er at ubrukte midler uansett må returneres til giveren.
Avsetningen må dokumenteres ved tilsagnsbrev som viser at tilskuddet/gaven er øremerket, og beregninger som viser hvor mye av inntekten/tilskuddet som er ubrukt. Det er ikke tilstrekkelig å vise til at dette dreier seg om et statstilskudd. Dersom dokumentasjonen ikke er tilstrekkelig, vil avsetning til bundne driftsfond ikke bli gjennomført. I tvilstilfeller må den enkelte enhet kontakte giveren (f.eks. staten) og det må fremskaffes en skriftlig bekreftelse på at tilskuddet er øremerket.
Beregning av avsetning til bundne driftsfond må være mottatt av Regnskap innen 03.02.2025 kl. 12.00. Beregningen må inneholde fullstendig kontostreng (art, ansvar, tjeneste og evt. prosjekt) der avsetningen skal gjennomføres. All dokumentasjon knyttet til bundne fond skal lagres i Sharepoint i arbeidsrommet «Bundne fond».
Regnskap anbefaler at avsetning til bundne driftsfond koordineres av økonomirådgiver for hvert kommunalområde.
Regler for håndtering av over- og underskudd for kommunens enheter er innarbeidet i reglementet for håndtering av overskudd og underskudd, vedtatt av Bystyret i sak 118/2019. (Se ID 3163 i kvalitetssystemet.) Senere revidert i KDL, sak 17/24.
Enheter med overskudd kan uten administrativt eller politisk vedtak avsette 100% av dette til disposisjonsfond ved årsavslutning.
Denne regelen gjelder for alle områder. Det er ikke anledning til å samle fondsavsetninger på et høyere organisatorisk nivå for å begrense antall fond. Kommunedirektøren skal i forbindelse med 1. tertialrapport året etter foreslå å trekke inn avsatte disposisjonsfond på områdene når det ikke er levert tjenester ihht. budsjettforutsetningene. Midlene skal overføres til det generelle disposisjonsfondet.
Generelle vilkår for avsetning til disposisjonsfond er:
Når en enhet ligger an til underskudd skal enhetens disposisjonsfond brukes for å forhindre at dette oppstår. Hele disposisjonsfondet skal om nødvendig benyttes. Det kreves ikke særskilt samtykke eller vedtak for å bruke fondet. Når en enhets samlede disposisjonsfond viser underskudd (vises som negativt fond), skal som hovedregel midlene være tilbakeført innen 2 år etter at underskuddet oppstod. Alle disposisjonsfond ses under ett. Summen av disse fondene kan ikke bli under null i henhold til gjeldene forskrifter. Inndekning av merforbruket skal beskrives i årsavtalen.
I de tilfeller kommunen opererer med et samlet merforbruk etter at det generelle disposisjonsfond er oppbrukt, skal avsetning av overskudd i områdene avkortes forholdsmessig, for å begrense merforbruket. Slik redusert avsetning av overskudd registreres i en egen oversikt i balansen under memoriakonti. Beløpet tilbakeføres områdene ved rullering av økonomiplanen.
Forlenget tilbakebetaling
Når det foreligger grunner for å ikke bruke to-årsregelen for inndekning av negative fond, kan kommunedirektøren åpne for å fastsette en mer langsiktig nedbetalingsplan. Direktørene er ansvarlige for at en nedbetalingsplan utarbeides innen 1. mai. Kravet om tilbakebetaling skal innarbeides i enhetsleders årsavtale med direktøren. Det skal rapporteres økonomisk status til direktøren i henhold til prosedyre for styringsdialog og resultatoppfølging mellom ledelsesnivå.
Omfordeling og endring av enheters disposisjonsfond
Dersom helt spesielle grunner tilsier det kan direktøren foreta en omfordeling mellom egne enheters disposisjonsfond. Berørte enhetsledere skal i så fall involveres i denne prosessen.
Regnskap vil anbefale at avsetning til disposisjonsfond koordineres for hvert kommunalområde av økonomirådgiver.
Etter anmodning fra den enkelte enhet/kommunalområde vil Regnskap foreta postering til/fra disposisjonsfond for de enheter som har overskudd eller underskudd. Dette arbeidet kan påbegynnes 05.02.2025 kl 12.00 da bundne fond skal være ferdig regnskapsført. Regnskap har ingen muligheter til å kontrollere forutsetningene for avsetningen, hvilket innebærer at det må tas forbehold om at endringer kan forekomme i ettertid. Anmodningen må inneholde fullstendig kontostreng (art, ansvar, tjeneste og evt. prosjekt) der avsetningen skal gjennomføres. Anmodning om avsetning til disposisjonsfond må være Regnskap i hende innen 07.02.2025 kl 12.00.
Regnskap vil sende ut en mal til dette bruket til økonomirådgiverne. Denne viser disposisjonsfond pr. kommunalområde før årsoppgjøret tar til.
Hilsen
Børre Andreassen, Regnskapssjef
Robert Coward, rådgiver regnskap