Profil - Oppskrift - Klagebehandling v. 1.4

GJELDER FOR

Forvaltning og koordinering 

 

BESKRIVELSE
 

Sende foreløpig melding 

Saksbehandlingen av klager starter ved å hente saken i Postjournal

Dobbeltklikk på aktuell linje i postlisten. 

kl1.png

 

Man får da opp bildet Redigere postjournal for.

Ikke gjør endringer her.

Sjekk at saksbehandler er rett og at saken har fått ett journalnummer.

Hvis ikke journalnummer: trykk Opprett sak

Sakstype Klagesak

Beslutningsorgan: DE

Klager skal besvares skriftlig med foreløpig melding. Hukk av for Besvares.

Trykk Foreløpig svar. Da opprettes et utgående dokument
 

kl2.png


 

Det samme bildet kommer opp på nytt.

Velg: Type: Ut

Emne skal endres til: Foreløpig melding - klage *tjenestekoden m/store bokstaver

Trykk Tekst og Ja til å lagre endringer

kl3.png

 

 

Trykk fanen Type så kommer listen alfabetisk.

Hent opp;

BO-klage = BO klage mottatt

FM-Klage = Foreløpig melding Klage mottatt.

kl4.png

 

Rediger teksten i svarbrevet.

OBS: Sjekk hvem brevet skal sendes til, og les korrektur på teksten.
Send via Svar-Ut Profil - Oppskrift - Utsendelse av post (SvarUt) 
Lagre. Lukk bildet.

 

Registrere sak

Lukk opp Saker.  Dobbeltklikke på aktuell linje i sakslisten.

Sjekk/legg inn:

  • Saksbehandler – dine initialer i Profil
  • Sakstype – Klagesak
  • Status – Under behandling
  • Beslutningsorgan – Delegert
  • Ref. postjournal – kommer automatisk fra postregistreringen
  • Ref. til annen sak – nummer på saken det klages på. Kan hentes med F5 og Utfør søk
  • Tjenestetype = den mest sentrale tjenesten det klages på.
  • Emne – skal være: Klage – tjenestekoden(-e) m/store bokstaver. Helst den viktigste tjenesten først

Klikk Saksutredning” og Ja for lagre.

Dersom klagen gjelder nytt framsatt behov på tjeneste bruker allerede har kontaktes utfører for å høre deres evaluering.

kl1_1.png

 

Skrive klagesaksutredning 

Trykk Saksutredning. Trykk Type for sortering alfabetisk.

Type

Beskrivelse

Brukes til

KL-BOKB

Klage BO vanskeligstilte bolig

Klage på avslag/type bolig

KL-Nemnd

Klage kommunalt klageutvalg

Klage på tjenester som ikke er lovpålagt

KL-Tjene

Klage Statsforvalter 

Klage på lovpålagte tjenester

 

Inne i dokumentet 

Korriger de øverste boksene i saksutredningen.

Fjern alle ikke-relevante punkt fra saksutredningen.

Skriv fullstendige setning i Følgende vedtak er fattet.

 

I saksbildet 

Marker innholdet i Følgende vedtak er fattet. Kopier (Ctr c).  Lukk og lagre.

Sett markøren i Vedtakstekst, lim inn (Ctr v) Det du kopierte fra saksutredningen blir limt inn her.

Vi benytter ikke feltene Klagebeskrivelse eller Lovhenvisning

La Status stå med Under behandling

Trykk OK

kl2_1.png

 

Svar Ja dersom vedtaket omgjøres

Svar Nei dersom saken skal oversendes klageinstans

kl3_1.png

 

Svar Ja uansett om saken er omgjort eller skal til klageinstans

kl4_1.png

 

Skrive nytt vedtak eller følgebrev til klageinstans

Dersom omgjort internt

  • Endre Emne til Vedtak – omgjøring -tjenestekoden m/store bokstaver
  • Velg Tekst.  Svar Ja for å lagre.
  • Hent opp: VI-dokument for innvilget,
  • Listen blir alfabetisk om du klikker på Type

kl1_2.png

 

  • Endre Status på Saken til Innvilget
  • Det skal stå i det nye vedtaket som sendes brukes: Vedtaket omgjøres pga opplysninger om * som framkom i klagen. Også det nye vedtaket kan påklages.
  • Send ut vedtak via SvarUt. Profil - Oppskrift - Utsendelse av post (SvarUt)
  • Ferdigstill saken. 

 

Dersom vedtak opprettholdes og klagesak sendes klageinstans

Velg Ja for vedtakstekst.

kl1_3.png


Endre Emne til:

Klage sendt Statsforvalter/ Klageutvalg - tjenestekoden m/store bokstaver

Trykk Tekst.  Svar Ja for å lagre.

 

kl2_2.png


Hent opp:

BO-Klov = BO Klage oversending

KL-SF = Klage Statsforvalter oversending
 

Listen blir alfabetisk om du klikker på Type.

 

Dersom klagen skal til Statsforvalter 

Skriv ut følgebrev, klagesaksutredningen og andre vedlegg og send til Statsforvalter i papirform.

Vedlegg kan foreløpig ikke sendes via SvarUt og alt skal derfor sendes samlet i papirform. 

Send alt i kopi til klager i papirform. 

 

Dersom klagen skal til Kommunalt klageutvalg

Skriv ut følgebrev, klagesaksutredningen og andre vedlegg og legg i konvolutt merket "Kommunalt klageutvalg". Legg konvolutten i en internkonvolutt, merk med "Dokumentsenter" og send i internposten.  

 

Endre status på saken når sendt klageinstans 

Klagesaker skal ikke ferdigstilles før svar er mottatt fra klageinstans (Statsforvalter eller klageutvalg).

Sett Status på saken til:

  • Oversendt annen instans – når sendt til Klageutvalg
  • Sendt Fylkesmann – når sendt til Statsforvalter

Vedtakstekst: Når svaret kommer, skiv inn avgjørelsen fra klageinstans

Ikke ferdigstill før svar fra klageinstans er skrevet inn her.

 

kl3_2.png

 

Svar fra klageinstans 

Svar skannes inn i postjournalen til bruker.

Dokumentet legges til kommunalsjef for gjennomlesning. 

Kommunalsjef informerer avdelingsleder og ansvarlig for erfaringsbank-klagesaker.

Avdelingsleder informerer saksbehandler og veileder i videre behandling av svaret.

 

Svar fra kommunens Klageutvalg for ikke-lovpålagte tjenester

Svar kan være:

  1. Administrasjonens vedtak opprettholdes
  2. Klageutvalg gir klager medhold, vedtaket omgjøres
     

Svarbrev skrives i Postjournalen og sendes bruker. Skriv:

  1. Klagen var oppe til behandling i Klageutvalgets møte av * .  Klagen ble ikke tatt til følge. Vårt vedtak av * opprettholdes.
  2. Klagen var oppe til behandling i Klageutvalgets møte av * .  Klagen ble tatt til følge, du får derfor herved nytt vedtak.

 

Svar fra Statsforvalter

Svar kan være:

  1. Kommunens vedtak opprettholdes
  2. Vedtaket omgjøres
  3. Saken sendes i retur for ny behandling (se punkt 8)


Svarbrev skrives i Postjournalen og sendes bruker. Skriv:

  1. Statsforvalters vedtak av * er at kommunens vedtak av * opprettholdes.
     
  2. Statsforvalters vedtak av * er at kommunens vedtak omgjøres. Du får derfor herved nytt vedtak.
     
  3. Statsforvalter har i brev av * bedt kommunen vurdere saken på nytt.

                              * Det har vi gjort, se vedlagt vedtak.

                              * Du innkalles derfor til ny samtale den *

                              * Vi trenger nye opplysninger om * fra *

                               * Saksbehandlingen vil ta ca * uker.

 

Klage returnert fra klageinstans for ny behandling 

Opprett ny sak med nytt saksnummer, henvis til tidligere klagebehandling i Saksbildet

Ref postjournal = avgjørelse fra Klageinstans 

Ref annen sak = saksnummer for 1. klagesak 

Emne: Klage, ny behandling fra Statsforvalter – tjenestekoden med store bokstaver

Ferdigstill saken etter å ha skrevet inn svar fra Klageinstans

 

kl1_4.png

 

Ny behandling av klagesak som har vært hos Statsforvalter kan ikke påklages.

Nytt vedtak skal sendes klager, med kopi til Statsforvalter.