Oppfølging av sykemeldte på NAV.no - prosedyre v. 2.2

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre korrekt grunnlag for refusjonskrav.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ledere (de som er registrert med rollen Leder i org.strukturen i Visma HRM)

 

Ansvar for gjennomføring

Ledere med personalansvar

 

Beskrivelse

Du som leder med personalansvar har en viktig rolle når en av dine ansatte blir sykmeldt. Det er du som er nøkkelpersonen i oppfølgingen på arbeidsplassen. Derfor har NAV laget en egen side for deg på nav.no. Den heter Dine sykmeldte, og når du logger deg inn, finner du det som gjelder dine ansatte – pluss noen gode råd i oppfølgingen

Personalansvarlige lederne forholder seg bare til nav.no.

Når lønn henter sykmeldingen i Altinn, meldes det samtidig inn hvem som er nærmeste leder for den sykmeldte.

Forutsetningen er at du er registrert med rollen Leder i org.strukturen i Visma HRM. Hvis leder er endret, les her hvordan endre leder for sykmeldte ansatte Hvordan endre leder på sykemeldinger - prosedyre

 

Deretter finner lederen alt som trengs på Dine sykmeldte.  Personalansvarlige lederne trenger altså ikke tilgang i Altinn.

Som hovedregel kreves det én sykmelding, én søknad, og én inntektsmelding for hvert arbeidsforhold. Dette gjelder også dersom en ansatt har flere stillinger under samme virksomhetsnummer, men er registrert med ulike arbeidsforhold. Den som er sykmeldt krysser av for hvilken arbeidsgiver sykmeldingen skal sendes til. De valgmulighetene som den ansatte får er hentet fra a-meldingen.

Noen har en fast stillingsprosent og jobber på timesbasis innenfor samme avdeling med samme arbeidsoppgaver. I slike tilfeller er det nok med én sykmelding og én søknad.

Hvis det trengs flere sykmeldinger, må den ansatte ta kontakt med den som skrev sykmeldingen. 

Fire måneder etter avsluttet sykefravær forsvinner sykmeldingen fra nav.no/dinesykmeldte. Hvis det meldes inn en ny leder midt i et sykefraværstilfelle, så fjernes alt fra den tidligere lederens side. Ny leder får tilgang til sykmeldinger for sine ansatte som er sykmeldt nå.

HR/lønn har fortsatt et komplett arkiv med sykmeldinger i Altinn.

Alle arbeidstakere som har sendt digital sykmelding, kan også sende digital søknad om sykepenger. 

Sykmeldinger på papir blir kun skrevet ut til ansatte som ikke har bank ID eller sykmeldinger som er skrevet ut av sykehus. Papirsøknad (del D av sykmeldinger) blir digitalisert når de kommer til NAV via post. Hvis du mottar en papirsykmelding, bør du oppfordre den ansatte til å sende deg den digitale versjonen når den er klar på Ditt sykefravær på NAV.no.

Sykmeldinger som er lengre enn 31 dager deles opp i flere søknader, slik at den ansatte kan søke om sykepenger flere ganger per sykmelding. Den ansatte varsles på SMS og/eller epost når en ny søknad er klar til utfylling.

 

Sykmeldingen trinn for trinn

  1. Den ansatte finner den digitale sykmeldingen sin på nav.no og sender den til arbeidsgiveren. 
  2. Nærmeste leder får e-post fra NAV om at det har kommet en sykmelding, logger inn og finner sykmeldinger på nav.no. Kristiansand kommune forskutterer lønn under sykdom og derfor er det viktig å følge opp at den ansatte sender inn sykmeldinger og senere søknaden til NAV, slik at NAV utbetaler refusjon.
  3. Sjekke at legen har skrevet riktig sykmeldingsperiode og riktig fraværsgrad. Hvis ikke, må man gå til legen igjen og be om ny sykmelding.  
  4. Kontroller at sykmeldingen ikke er tilbakedatert.
  5. Ansatte som har vært sykmeldt i over 1 år: Forhør deg med ansatte om man har krav på sykepenger. Kontakt Lønn/fraværsteam siden slike saker krever spesiell oppfølgning.
  6. Snarveien www.nav.no/dinesykmeldte kan alltid brukes til å finne siden.

Søknaden trinn for trinn

  1. Når sykmeldingsperioden er over, får den ansatte melding om at søknaden om sykepenger kan fylles ut på nav.no. Søknaden er arbeidstakerens erklæring om hva som har skjedd underveis i sykefraværet, og den kan derfor ikke sendes inn samtidig med sykmeldingen.
  2. Hvis perioden på søknaden er innenfor arbeidsgiverperioden, sendes søknaden kun til arbeidsgiveren. Er den lengre enn arbeidsgiverperioden, sendes søknaden direkte til NAV og til arbeidsgiver.
  3. Nærmeste leder får se søknaden på nav.no/dinesykmeldte.
  4. Det er leders ansvar at den sykmeldte har svart riktig på alle spørsmålene på søknad om sykepenger. Opplysningene i søknaden kommer fra den ansatte. Det finnes en korrigeringsfunksjon i søknaden som leder kan be den ansatte bruke hvis leder oppdager feil. 
  5. Lønn sender inntektsmelding til NAV
  6. Det kommer påminnelse fra NAV til lederen på e-post eller SMS, hvis den digitale søknaden ikke er sendt inn av den ansatte.

Den som er meldt inn som nærmeste leder får melding når

  • den ansatte sender inn en ny sykmelding
  • den ansatte sender inn en ny søknad om sykepenger
  • den ansatte ikke har sendt inn søknaden om sykepenger innen 14 dager etter at den ble tilgjengelig
  • den ansatte har startet på eller sendt oppfølgingsplanen til godkjenning
  • den ansatte skal vurderes for aktivitetskravet (ved 6 ukers sykmelding)
  • NAV spør om behovet for dialogmøte (kommer i uke 16 av sykefraværet)
  • NAV-kontoret sender forslag om tidspunkt for dialogmøte

 

Arbeidsgiveren utbetaler lønn til ansatte under sykdom. NAV vurderer rett til sykepenger – og dermed arbeidsgiverens rett til refusjon – basert på de opplysningene som ansatte gir på søknaden om sykepenger. Hvis ansatte opplyser feil på søknad om sykepenger, kan det føre til tap av refusjon. Det er flere spørsmål som må besvares av ansatte og det er viktig å svare riktig:

-Spørsmål om ansatte er tilbake i arbeid:

Ansatte svarer ja og skriver inn den dagen hen ikke lenger trengte sykmelding.

 - Spørsmål om ferie:

- Ved ferieavvikling er det viktig å sjekke at ansatte virkelig har avviklet ferie eller har krav på erstatningsferie (forutsatt at ansatte er 100 % sykemeldt).

- Spørsmål om permisjon:

Med permisjon mener NAV dager ansatte var borte fra jobben av andre grunner enn sykdom, ferie eller avspasering. Det finnes to unntak: foreldrepermisjon og seniordager. Da svarer du nei på spørsmålet om du har tatt ut permisjon.

- Spørsmål om jobb underveis i sykefraværet

Hvis den ansatte oppgir å ha jobbet mer sykmeldingen tilsier, kontroller om dette er korrekt.

-Spørsmål om reise utenfor EU/EØS:

 Ansatte som reiser til et land utenfor EU/EØS må sende søknad om utenlandsopphold til NAV. Søknaden vurderes og ansatte kan få innvilget inntil fire uker med sykepenger i løpet av en tolvmånedersperiode. Ansatte må selv søke NAV om å få dette godkjent.

Hvis den ansatte oppgir å ha oppholdt seg i land utenfor EU/EØS i perioden, er det to mulige scenarier:

a. Den ansatte har krysset av for ferie. Dette er ok og det trengs ikke å foretas noe mer.

b. Den ansatte oppholder seg i land utenfor EU/EØS undre sykemeldingsperioden (f.eks. helsereise) kontroller at ansatt har søkt NAV om å beholde sykepenger under utenlandsopphold utenfor EØS (NAV 08-09.07) (nav.no)