Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre at alle fritidsledere i Fritidsenheten får innføring i rutiner, og kjennskap hvilken rekkefølge disse skal utføres i, og hvem som har ansvar for utføre dem.
Dette dokumentet gjelder fritidsledere i fritidsklubb og grupper.
Fritidsledere i fritidsklubb og grupper
INNBETALINGRUTINER VED SALG AV VARER I KLUBB/GRUPPE
Fritidsleder kan ta i bruk fem typer betalingsalternativer ved inntektsoverføringer: Vipps, Izettle, PayPal, bankterminal og innbetaling av kontanter til kommunekassa i SR banken.
Oversikt over inntekter føres inn i «Oppgjørsskjema for inntekter». Skjemaet til hver klubb opparbeides av regnskapstjenesten. Fritidsleder melder inn behov for skjemaet med riktig opplysninger (ansvar og tjeneste, og betalings alternativer som tas i bruk på klubben) via å sende e-post til: post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommune.no
Mål med skjema er å samle dokumentert oversikt over alle inntekter som klubben får i oppgitt periode via de ulike betalings alternativene.
En gang i måned (innen 20.hver måned) sender fritidsleder e-post til regnskapstjenesten med «Oppgjørsskjema for inntekter» og kvitteringer eller rapport fra betalings plattformer som bekrefter oppgitt sum av inntekter.
1.1. Vipps
Hver klubb oppretter sin egen Vippskonto.
Vipps administreres av regnskapstjenesten. Alle spørsmål vedr Vipps sendes til post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommune.no (og ikke til Vipps).
Vipps brukes etter bruksanvisning som er utarbeidet av regnskapstjenesten til hver enkelt klubb. Bruksanvisningen lagret i mappe «Vipps» og må være tilgjengelig der det skal selges i hver fritidsklubb.
Etter avsluttet arrangement henter fritidsleder rapport fra sin Vipps konto som viser overføringer til kommunens bankkonto: 3207.29.95898 . Rapporten signeres av to ansatte: fritidsleder og deltidsansatt og sendes videre til regnskapstjenesten sammen med «Oppgjørsskjema for inntekter»
1.2. Izettle
Izettle er et nettbasert betalings alternativ, som kan brukes ved påmelding til LAN og store arrangement.
Enheten har en «Izettle»-brukerkonto og tre terminaler som kan lånes. Kommunens banknummer som er knyttet til den: 3207.29.95898.
Utlån av Izettle-terminalen bookes i SharePoint.
Etter avsluttet arrangement sørger fritidsleder for at inntekter overføres til kommunens bankkonto 3207.29.95898. Overføringen merkes med riktig ansvars nummer. Fritidsleder henter salgsrapport fra Izettle-brukerkonto som viser blant annet overføringene til kommunens konto. Rapporten signeres av to ansatte: fritidsleder og deltidsansatt, skannes og sendes på e-post til: post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommune.no. «Oppgjørsskjema for inntekter» sendes i samme e-post.
1.3. PayPal
PayPal er nettbasert betalings alternativ, en betaling som kan brukes ved påmelding til LAN og store arrangement.
Enheten har en «PayPal»-brukerkonto som brukes av alle klubber/grupper. Kommunens banknummer som er knyttet til den: 3207.29.95898
Etter avsluttet arrangement sørger fritidsleder for at inntekter overføres fra PayPal konto til kommunens konto. Overføringen merkes med riktig ansvars nummer. Fritidsleder henter rapport fra PayPal -brukerkonto som viser blant annet overføringene til kommunens konto. Rapporten signeres av to ansatte: fritidsleder og deltidsansatt, skannes og sendes på e-post til post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommune.no. «Oppgjørsskjema for inntekter» sendes i samme e-post.
1.4. Kassesalg og kontanthåndtering:
Kontanter som finnes i kasse fra før (vekslepenger) telles og føres inn i bilag før salg / inngang begynner. Det påføres alltid to signaturer på bilaget (fritidsleder og deltidsansatt). Maksimalt kontantbeløp som oppbevares i kassen kr.200,-
Ved store arrangement tillates vekslepenger inntil kr. 500,-
Ved salg av inngangsbilletter bruker man «Oppgjørsskjema /inngang». Det påføres alltid to signaturer på skjemaet (fritidsleder og deltidsansatt).
Ved kiosksalg bruker man «Kioskbilag» skjema og krysser av for hver solgte artikkel. Det påføres alltid to signaturer på bilaget (fritidsleder deltidsansatt).
Ved dagens slutt summeres kontantene og føres til Hoved bilag for dagen. Hoved bilaget underskrives av to ansatte: fritidsleder og deltidsansatt.
Kontantinntekter som framkommer av salg i kiosk, inngang mm. skal ikke brukes til kjøp av varer /tjenester. Kontantene settes inn i nattseif eller på kommunens bankkonto påfølgende dag etter klubbkveld/arrangement. Hoved bilaget med kvitteringer fra nattsafe eller telleautomaten legges ved «Oppgjørsskjema for inntekter».
1.4.1. Innbetaling av kontanter.
Dette kan skje på to måter:
Nattsafe. Åpent hele døgnet. SR-Bank (Skippergaten 59, bankenes åpningstider kl.09-15, torsdager kl. 09-17). til konto 3207.29.95898 ny (kommune). Bruk privat bankkort for identifisering.Det må sendes oppgjørsskjema for innbetalingen til: post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommune.no.Koden for levering i nattsafe er 3126.
Telleautomat i SR-Banken. Følg oppskriften for telleautomaten. Kommunens bankkonto oppgis: 3207.29.95898. Ta med kvitteringer fra banken og legg den ved oppgjørsskjema som sendes til post.regnskapstjenesten@kristiansand.kommune.no.
NB. Pga covid -19 situasjon: Nattsafe skal fungere som vanlig, men man må ha avtale for å slippe inn i banken (til automaten som står inne)
REFUSJONER OG TILSKUDD
Inntekter som refusjoner/tilskudd og lignende skal alltid dokumenteres med eget bilag (eks. tilsagnsbrev fra Fritid og Ungdom).
Avdelingsleder informeres på e-post om tilskudd/støtte før det søkes via e-post, unntatt ordning fra «Ungdom og Fritid». I søknad til tilskuddsgiver skal fritidsleder alltid oppgi riktig ansvars nr. Slik at at regnskapstjenesten kan føre innskudd til riktig klubb eller prosjekt.
Ved rapportering til tilskuddsgiver skal det alltid vedlegges dokumentasjon som underbygger beløpsstørrelsen på utgifter.
Alle tilskuddssøknader lagres i P360. Søknadskjema og rapport sendes til ansvarlig saksbehandler av P360 i avdelingen med kopi til avdelingsleder.
GAVEKORT i KLUBB/GRUPPE
Gavekort er ordning i fritidsklubb og grupper som kan brukes til å markere en innsats. Ordningen brukes unntaksvis og gjelder aktuelle deltakere/frivillige. Gavekort til ansatte har egne retningslinjer. Sjekk reglement «Gaver og oppmerksomhet til ansatte og ved tjenestejubileum».
Antall gavekort begrenses med et kort per person og maks.beløp kr.500,-. Fritidsleder bestiller gavekort i Visma, via E-handel/Formular. Ved bruk av gavekort må fritidsleder benytte utarbeidet skjema «Bilag gavekort». Det påfører formål og navn til hvem gavekortet gis.
KJØP OG SALG AV INVENTAR OG UTSTYR I KLUBB/GRUPPE
Kjøp av vårer og tjenester skal foregå i samsvar med godkjent prosedyre i Kristiansand kommune. Sjekk "Kjøp av varer og tjenester til kommunen - prosedyre" i Kvalitetssystemet.
All innkjøp skal samsvære med Etikkpolicy (retningslinjer) for ansatte og folkevalgte i Kristiansand kommune. Sjekk følgende dokument i Kvalitetssystemet.
Alle leverandører må levere EHF-faktura til kommunen og bestilling av varer går via ordre i E-handel.
Det brukes rekvisisjon for å bestille varer hos leverandører kommunen ikke har avtale med (da generes det et ordrenummer i E-handel. Leverandøren bør merke faktura med dette ordrenummeret). Inventar og utstyr verdi over kr.2.500 registreres i inventarlista av ansvarlig fritidsleder, salg av varer merkes i inventarlista. Sjekk "Registering og forvalnting av inventar og utstyr i Fritidsenheten - retningslinjer" i Kvalitetsystemet.
Etiske retningslinjer for ansatte i Kristiansand kommune
Gaver og oppmerksomhet til ansatte og ved tjenestejubileum - reglement
Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)
Registrering og forvaltning av inventar og utstyr i Fritidsenheten - retningslinjer
EHF-faktura rekvisita:
Fakturaadresse : Elektronisk adresse for EHF-fakturaer: 0192:820852982 (format 3.0)
Kristiansand kommune, Enhetens navn
Fakturamottak: Postboks 74, 4685 Nodeland
Postadresse: Kristiansand kommune, Postboks 4. 4685 Nodeland
Organisasjonsnummer: 820 852 982