Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er rutine som beskriver prosedyren med å forberede og kjøre en full fakturering med distribusjon av faktura blanketter fra Visma Enterprise Fakturering . 

Prosedyren omhandler ikke rutine for opprettelse av kunder, dette er beskrives i Kunder i Visma Enterprise - prosedyre for opprettelse og vedlikehold . For registrering av fakturagrunnlag vises til prosess for Fakturering - Delkreditering eller kreditering av faktura 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ansatte i regnskapstjenesten som skal kjøre fakturering. Ansatte i andre selskap, som har avtale om regnskapsførsel med Kristiansand kommune, kan også benytte prosedyren. For andre selskap kan det være avvik i enkelte avsnitt.

Ansvar for gjennomføring

Den som har ansvar for faktureringskjøring har ansvar for å kjøre fakturering og ferdigstille faktureringskjøring i henhold til denne prosedyren.

Beskrivelse

Faktureringskjøring består av

• Diverse opplysninger
• Forarbeid hver kjøring og forarbeid 10. kjøring
• Fakturering
• Distribusjon
• Produsere Avtalegirofil til Nets for trekk i den enkelte nettbank
• Kontroll
• Etterarbeid

Huskeregel:

• Fakturerere - produsere - sjekk at bilag er oppdatert i økonomi - distribuere alle - kjøre avtalegirofil

Diverse opplysninger

Forfall

• Settes 3 uker frem i tid
• Sjekk at ikke forfall blir på helligdag
• Aldri forfall 31.12 - da brukes 30.12
• 10.kjøring skal ha forfall siste virkedag i mnd
• Når oppdragsgiver 500, Kommunale avgifter, faktureres må forfall avtales med den som har ansvar for kommunale avgifter
  • Dette for å unngå kollisjon i forbindelse med avtalegiro

Faktureres for seg selv

• 230 Kjøkkenservice faktureres for seg selv, i forkant av felleskjøring for alle oppdragsgivere, pga. overskrift på faktura
  • Menypunkt: Fakturering tilfeldige oppdrag / Fane Fakturainformasjon / Legg inn ønsket tekst i  feltet ved siden av "Overskrift faktura"
  • Fritekst følger ikke med i fil fra forsystem og for å slippe å legge fritekst inn på hver fakturalinje, settes dette som overskrift på faktura
  • Kjøkkenservise formulerer tekst for hver enkelt fakturakjøring
  • Tekst sendes i epost sammen med melding om at fil skal leses inn
• 240 Husleie kjøres for seg selv pga. fakturasplitt. ca. siste uken i hver mnd.(faktura for neste måned)
• 250 Tolketjenesten kjøres for seg selv pga fakturasplit
• 420 Eiendom kjøres for selv pga. fakturasplitt

Ansvarlige personer for forsystem

• 110 Foreldrebetaling barnehage - Mariann Stephansen
• 110 SFO - Espen Tangaard
• 220 Forvaltning og koordinering - Tove Larsson 
• 230 Kjøkkenservice - Tapiwa Elton Ndove
• 240 Husleie - Tove Britt Reise
• 241 Bolienheten vedlikehold - Birgit Hermansen
• 250 Tolketjenesten - Sali Studendica / Robert Roy Hoffmann
• 300 Aktiv kommune - Hilde Mortensen
• 310 Bibliotek - Gunvor Garshol Omdahl
• 320 Kulturskolen Knuden - Helga Finnøy
• 400 Ingeniørvesen GeoSak - Magnus Homme
• 420 Eiendom - Birgit Hermansen   

 

Fakturasplitt

Faktura kan splittes på forskjellige måter. Normalt kjøres det fakturering på splitt "Kunde / kontaktinformasjon". Faktura blir da splittet i like mange fakturaer som du har lagt inn kontaktinformasjon (deres ref).

Enkelte kunder krever at faktura sendes til kontaktperson og i tillegg at det skal være en faktura pr. sak.  Oppdragsgivere som overfører fakturagrunnlag via Webservise Fakturagrunnlag har som regel behov for å splitte faktura på denne måten. I slike tilfeller må fakturering kjøres pr. "Kunde / saksreferanse / kontaktinformasjon".

Kunde / saksreferanse / kontaktinformasjon

Manuell registrering fakturagrunnlag

Enkelte firma, eks. Bufetat 4022669, krever å få en faktura pr. sak/barn og i tillegg krever de at faktura merkes med "Deres ref" slik at faktura går på flyt i deres økonomisystem.

• Eksempel på hvordan fakturagrunnlag registreres for å få til dette
  • System: MR (Manuelt Registrert)
  • Saksnr.: Eget saksnr. gir egen faktura, (eks. Bufetat: B015-5996)
    • Det som skrives i feltet for saksnr. vises ikke på faktura, kun i xml-fila
  • Kontaktperson
    • Søk frem aktuell kontaktinformasjon
  Fritekst: ønsket tekst + samme tekst som skrives i felt for "Saksnr." (B015-5996)
  • Da vil (B015-5996) komme frem på faktura

Fakturagrunnlag overført via webservice

Her kommer alle felt ferdig utfylt fra forsystem

• 250 Tolketjenesten
• 240 Husleie 
• 310 Bibliotek
• 420 Eiendom

    

Forarbeid hver kjøring

Gjøres i forkant av hver fakturering og kan gjerne gjøres dagen før selve faktureringen

Sjekk om det er reskontro med samme fødselsnr.

• Finn ikon for rapport i verktøylinjen og kjør på reskontrotype K
• 
• Rapporten bruker litt lang tid da den søker seg gjennom hele kunderegisteret
• Hvis det ikke kommer ut rapport og det i venstre hjørne på skjermbildet står  så er det ingen feil
• Hvis det listes ut to eller flere kunder med samme person- /orgnr. så må det korrigeres

 

Korrigere ev. feil på reskontro med samme fødselsnr.

Menypunkt: Økonomi / Avansert / Sletting / Reskontro / Skriv inn reskontronummer

• Kjør rapport uten oppdatering
• 
• Det kommer ut en rapport som sier om denne reskontroen kan slettes eller ikke
• Slett den som kan slettes ved å kjøre rapporten på nytt med oppdatering, for denne reskontroen

 

990 NAV Sosiale lån

• NAV sender mail når det skal faktureres

 

Forarbeid 10. kjøring

Her beskrives oppgaver som må gjøres i forkant av selve faktureringen av de oppdragsgiverne som faktureres den 10. i hver mnd. Oppgavene gjøres gjerne dagen før selve faktureringen.

Overføre ubetalte purregebyr

• Menypunkt: Økonomi / Innbetalingsrutiner / Overføre purregebyr til Fakturering

Selskap 1

Ubetalte purregebyr for oppdragsgivere som faktureres hver mnd. overføres til masseregistreringsbildet slik at de blir med på neste faktura som sendes ut. Kjøres på én og én oppdragsgiver for 110, 220 og  230.  110 overføres ikke i juli da det ikke sendes faktura for barnehage/SFO i juli.

Kjøres på én og én oppdragsgiver, 110, 220, 230 240 og 420

• Bilagstype 23
• Godkjenn bilag og oppdater
• Rapport overført skrives til PDF og lagres ......................................

Resterende selskap

Vi overfører gebyrene og selskapet sender selv ut faktura på gebyr, ev. sletter gebyret.

• 2, 25, 26, 28, 29, 30, 31 og 41
• Alle kan kjøres fra selskap 1
• Bilagstype 23
• Godkjenn bilag og oppdater
• Rapport overført skrives til PDF og lagres ................................

 

Overføre ubetalte purregebyr for andre oppdragsgivere i selskap 1

For andre oppdragsgivere overfører vi ubetalte purregebyr 3 ganger i året.  

• ​​Uke 19, 36 og 50
  • K100, K200, K241, K250, K300, K400, K600, K700, K800​​
• Bilagstype 23
• Godkjenn bilag og oppdater
• Rapport overført skrives til PDF og lagres  M:\Visma_Enterprise\Fakturering\Overført purregebyr og renter fra økonomi​

Når alle purregebyrene er overført masseregistreringsbildet:

• Søk frem alle med varenr. 9996 (høyreklikk på overskriftslinja / søk etter rader)
• Slett gebyr til andre kommuner og fylkeskommuner
• Slett dersom det er kunder som bare har et gebyr (1.gangs purring)

​

Renteberegning

Vi overfører renter til masseregistrering for utfakturering. Det må kjøres to kjøringer da vi ikke skal ha med K500, denne overføres i forbindelse med terminkjøringen. Før kjøring sjekkes at alle tidligere kjøringer har status ROVF eller RANN. Dersom noen har annen status må det sjekkes hvorfor.

• Menypunkt: Økonomi / Innbetalingsrutiner / Renteberegning / Nytt forslag / Utskrift / Overfør​​

• K100 - K430 (Ikke K500 - den kjøres i forkant av terminkjøring)
• K600 - K800
• Rentetype STD
• Kjør rapport
• Ja, renter skal overføres Fakturering
• Lukk ned rapport
• Knappen utskrift: Skriv ut rapport hvis den viser noe som skal overføres
• Beløp under kr. 65 slettes når det er overført til masseregistreringsbildet
• Annuller kjøringen dersom den er tom
• Overfør til fakturagrunnlag / Oppdater
• Liste overført skrives til PDF og lagres M:\Visma_Enterprise\Fakturering\Overført purregebyr og renter fra økonomi​​

Slette negative renteberegninger

​Dersom det blir produsert et negativt rentebeløp så må det sjekkes hvorfor beløpet blir negativt. Vi sender ikke ut negative renteberegninger og ev. overført grunnlag til masseregistreringsbildet må slettes.

​Menypunkt: Fakturering / Tilfeldig oppdrag / Masseregistrering​​​

• Søk opp varenr. 9990 Forsinkelsesrente (høyreklikk på grå overskriftslinje og skriv = varenr. 9990)
• Slett negative beløp 
• Merk linja + Ctrl + D

 

Renteberegning resterende selskap 

Renter overføres masseregistreringsbildet. Før kjøring sjekkes at status på tidligere kjøringer er ROVF eller RANN.​

• Kjøres for selskapene 2, 25, 26, 29, 30, 31 og 41
  • For selskap 41 må vi fakturere renter
  • De andre selskapene fakturerer selv / ev. sletter overførte renter
  • For selskap 2 og 26 sendes rapport som viser renteberegning til Cathrine Slotta
  • Det renteberegnes ikke for selskap 28
• Hvis negative rentebeløp må disse slettes

​Importere fakturagrunnlag fra forssystem

• I forkant av fakturering overføres fakturagrunnlag fra forssystem. Ansvarlig person for forsystem sender informasjon om fakturagrunnlag til Team Fakturering. Link til teamet finner de i prosess Fakturering 
• Gå inn i teamet og trykk på Filer. Du finner informasjon om overføring av fakturagrunnlag på arkene "Overført fakturagrunnlag via fil" og "Informasjon om produksjon av fakturafil".
• Import av fil: Fakturering / Avansert / Import/Eksport / Import tilfeldig fakturagrunnlag
• Kontroller innlest beløp mot informasjon fra forssytem.
• Send tilbakemelding til ansvarlig for forsystem med melding om at grunnlag er lest inn og at de må kontollere.
• Innlest fil flyttes over til mappe for gamle/kjørte.

110 Barnehage og SFO

• Ved overføring av fil fra forsystem
  • Ikke hukk i ruten for to desimaler
  • Ikke hukk av i ruten for beregn beløp = pris*grunnlag
  • Fila er vasket mot folkeregister  
    • Overfør kundeopplysninger og oppdater eksisterende kunder

220 Forvaltning/koordinering

• Ved overføring av fil fra forsystem
  • Hukk i ruten for to desimaler
  • Ikke hukk av i ruten for beregn beløp = pris*grunnlag
  • Hukk av i overfør kundeopplysninger (nye kunder blir opprettet i Visma)
  • Ikke hukk av for oppdater eksisterende kunder

230 Kjøkkenservise

• Ved overføring av fil fra forsystem
  • Ikke hukk i ruten for to desimaler
  • Ikke hukk av i ruten for beregn beløp = pris*grunnlag
  • Ikke overfør kundeopplysninger og oppdater eksisterende kunder
• Matbestilling kjøkkenservise (intern oppgave som gjøres etter bestilling fra Zoran)
  • I forbindelse med at interne enheter bestiller mat på Kjøkkenservice  er det lagt inn en liste over KK-kunder i bestillingssytemet 
  • Det er Kommunikasjonsenheten v/ Zoran som legger inn listen
  • Vi sender oppdatert liste over KK-kunder og listen skal inneholde
    • Fakturering / Grunndata / Kunder
      • Navn: KK%
      • Kjør listen til excel
      • Fødselsnr. / Orgnr
  • Siste eksemplar av listen er lagret i sharepoint / Regnskap / rutinebeskrivelser

240 Husleie

• Overføre ubetalte purregebyr før fakturering av husleie. Lagre rapport som viser overførte gebyr. Alle gebyrene må slettes fra masseregistreringsbildet. (Inntil vi får en løsing på at gebyr vil bli fakturert ut på samme faktura som neste husleie. Gebyrene overføres uten saksreferanse og de vil da komme på egen faktura. Vi kan ikke sende faktura kun på purregebyr.
• Kristiansand eiendom overfører fakturagrunnlag overføres via webservise
• Fakturasplitt

241 Boligenheten vedlikehold

• Overføre ubetalte purregebyr før fakturering av husleie. Lagre rapport som viser overførte gebyr. Alle gebyrene må slettes fra masseregistreringsbildet. (Inntil vi får en løsing på at gebyr vil bli fakturert ut på samme faktura som neste husleie. Gebyrene overføres uten saksreferanse og de vil da komme på egen faktura. Vi kan ikke sende faktura kun på purregebyr.
• Kristiansand eiendom overfører fakturagrunnlag overføres via webservise
• Fakturasplitt

250 Tolketjenesten

• Tolketjenesten overfører fakturagrunnlag overføres via webservise
• Fakturasplitt

300 Kultur og Innbyggerdialog

• Aktiv kommune overfører fakturagrunnlag via fil​
  • Ikke hukk i ruten for to desimaler
  • Hukk av i ruten for beregn beløp = pris*grunnlag
  • Hukk av for overfør kundeopplysninger (Nye kunder blir opprettet automatisk i Visma)
  • Ikke hukk av for oppdater eksisterende kunder

320 Kulturskolen Knuden

• ​Kulturskolen Knuden fakturerer en gang på våren og en gang på høsten
• Helga Finnøy gir beskjed når det skal faktureres og ubetalte purregebyr overføres i forkant av fakturering
  • Kontroller om det er lenge siden sist (glemt)

• Bilagstype 23
• Godkjenn bilag og oppdater
• Rapport overført skrives til PDF og lagres M:\Visma_Enterprise\Fakturering\Overført purregebyr og renter fra økonomi

• Endre fritekst på faktura
  • Helga skriver hva som skal være fritekst på faktura i skjema når hun sender melding om fil til innlesing
    • ​Teksten legges inn i fane for "Fakturainformasjon" ved fakturering. NB! Husk å fakturere kun på denne oppdragsgiveren og gå ut av faktureingsbildet når du er ferdig. (Ellers blir teksten med på neste fakturering)
  • Ved overføring av fil fra forsystem
    • Ikke hukk i ruten for to desimaler
    • Hvis system er vasket mot folkeregister: Hukk av for overfør kundeopplysninger
    • Ikke oppdater eksisterende kunder

400 Ingeniørvesen GeoSak

• GeoSak overfører fakturagrunnlag via fil
  • Hukk i ruten for to desimaler
  • Ikke hukk av i ruten for beregn beløp = pris*grunnlag
  • Kundeopplysninger hentes fra Brønnøysund
    • ​Hukk i ruten for Overfør kundeopplysninger og oppdater eksisterende kunder
  • Private kunder er unntaksvis, og overføres ev. med 000000 00000. Det vil oppdages ved import til Visma og regnskapstjenesten tar kontakt med ingeniørvesen for avklaring

420 Eiendom

• Kristiansand eiendom overfører fakturagrunnlag overføres via webservise
• Fakturasplitt

430 Småbåthavn

Det skal normalt ikke faktureres på denne oppdragsgiveren lenger. Småbåthavn har gått over til nytt system der kunden selv bestiller og betaler båtplass

 

Fakturering

Her beskrives selve faktureringsrutinen i Visma.

Før fakturering startes

Send mail til kontaktperson på hver oppdragsgiver med informasjon om at det ikke må legges inn grunnlag

 

KK kunder

Sjekk at KK kunder er merket med internfakturering

• Søk frem KK kunder i masseregistreringsbildet
• Sjekk at disse er huket av med internfakturering 
• Hvis de ikke er huket av, må de merkes / knyttes til internfakturering
• Trykk på knappen Internfaktura nederst i skjermbildet
• Huk av for: skal intern faktureres i bildet som kommer opp 

​

Oppdatering av avtalegirogrunnlaget

I forkant av hver fakturakjøring er det viktig å kjøre rapporten "Oppdatering av avtalegirogrunnlag.  Aktiverer nye varer som skal trekkes på avtalegiro.

Menypunkt: Fakturering / Tilfeldig oppdrag / Oppdatering av avtalegirogrunnlag / Kjør rapport

• Oppdragsgiver: 0 - 999 
• Forhåndsvisnig 
• Sjekk at rapport er ferdig
• Oppdater avtalegirogrunnlag også for selskap 75, Avfall Sør

 

Sjekk om det er fakturagrunnlag til:

• 4022669 BARNE- UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET
  • Den må faktureres for seg selv pga. fakturasplitt

• 230 Kjøkkenservice

  • Faktureres for seg selv pga. overskrift faktura - Kjøkkenservice opplyser hva de vil ha som overskrift
  • Fakturere t.o.m varenr. 9997
  • Husk å lukke ned bestillingsbildet når denne oppdragsgiveren er fakturert. Dette for at alle felt skal tømmes.
  • 

 

• 240 Husleie
  • Faktureres for seg selv pga.utvalgskriterier, forfallsdato og regnskapsperiode og fakturasplitt

• 420 Eiendom 

  • Faktureres for seg selv pga.utvalgskriterier, forfallsdato og regnskapsperiode og fakturasplitt

• 250 Tolketjenesten

  • Faktureres for seg selv pga. fakturasplitt

 

Fakturering uten oppdatering

• Menypunkt: Fakturering / Tilfeldig oppdrag / Fakturering tilfeldig oppdrag

Utvalgskriterier:

• Fakturering pr.: Kunde / kontaktinformasjon
• Oppdragsgiver 100 - 800
• Varenr. 0 - 9996
• NB! 10. kjøring og oppdrg. 240 Husleie
  • Varenr. 0 - 9999  Da tar vi med de som har tilgode pga. overført fra annen faktura, varenr. 9997

Styrings parametre:

Forfallsdato

• 3 uker frem i tid
  • NB! ikke forfall på en helligdag og ikke 31.12
• 10. køring: siste virkedag i mnd.
•  240 Husleie: forfallsdato oppgis i skjema i Teams 

Regnskapsperiode

• Inneværende
• 240 Husleie: inntektsføres i den periode husleie gjelder oppgitt i skjema 

Bilagstekst

• Tilfeldig oppdrag (ikke endre denne)

Styringparameterets venstre side kommer med standard utfylte avhukinger. Vi gjør et par endringer

• Huk av for "Distribuer faktura med null i totalbeløp"
• Fjern avhuking for "Bruk betalingsbetingelser fra kunde"

Kjøreparametre

• Huk for Kontroll grunnlag skal være på
• Kjør rapport
• Forhåndsvisning / ok
• Rapport kontroll fakturagrunnlag kommer opp 
  • sjekk ev. feilmeldinger
• Velg utskriftsenhet / Skriver / Forhåndsvisning / ok
• Alle fakturajournalene test, kommer nå opp
  • sjekk totalbeløp
  • lukk ned

 

Fakturering med oppdatering

• Utfylling av bestillingsbildet er det samme (bare pass på at ikke noe er endret)
• Husk å laste opp vedlegg dersom du skal ha det med
  • NB! Vedlegg som lastes opp her kommer med på alle faktura
  • Vedlegg må være PDF
• Fjern avhuking for "kontroller grunnlag" (køringen tar da mindre tid)
• Huk av for oppdater
• Kjør rapport på programserver

 

Kjøring på programserver

Fyll ut alt i faktureringsbildet, ikke distribuer. Så velger du programserver

Sjekk at alle opplysninger merket gult er fylt ut

• Velg ok

Du får opp et bilde med spørsmål om du ønsker å overvåke faktureringen

• Overvåking fungerer best når du fakturerer kun på en oppdragsgiver

Du får så opp et bilde som sier:

• Rapporten er bestilt og skrives på xx.xx@kristiansand.kommune.no fra post.kristiansand.kommune.no

Når rapporten er ferdig vil du motta en mail

• 

 

• Selve faktureringen er nå utført og faktura skal ha fått status "produsert"
• Send mail til kontaktpersoner på hver oppdragsgiver med melding om at fakturering er ferdig​
• Sjekk status produksjon i oversiktsbildet Distribusjon
  • ​Faktura som har fått status "Overført økonomi" - må korrigeres
  • Faktura som har fått status "Til økonomi - overføring" - her må bilag overføres økonomi

 

Sjekk masseregistrering

Fakturering / Tilfeldig oppdrag / Masseregistering

• Her skal det ikke være faktura transaksjoner igjen
• Kun varenr. 9997 overført fra annen faktura skal ligge igjen her
  • 10. kjøring: Da skal også 9997 være tatt med og bildet skal være tomt
  • Hvis 9997 ligger igjen etter 10. kjøring - sjekk hvorfor

​

Overført økonomi

Fakturering / Distribusjon / Oversikt faktura / Status produksjon 

I noen tilfeller vil faktura få status "Overført økonomi". Det betyr at faktura ikke er ferdig til distribusjon. Det må gjøres korrigering på faktura slik at den får status "Produsert" og man må i tillegg distribuere faktura.

Mulige feilsituasjoner

• Feilmeldinger som kan komme eks.:  feil i kundens adresse, for stort vedlegg 
  • Korriger feil
  • Produser faktura
  • Distribuer faktura

• Driftsmelding: Feil: Invoice\cac:InvoiceLine\cac:Item\cac:ClassifiedTaxCategory\cbc:ID mangler!

  • Når det i forbindelse med registrering av fakturagrunnlag endres til en kontostreng for utgiftsart så får vi først feilmelding når faktura er fakturert.
  • Faktura vil få produksjonsstatus "overført økonomi". Det er kodet slik fra Visma sin side, at feilmelding først kommer når fakturering er ferdig. Dersom det er riktig at man skal kreditere på en utgiftsart så må problemet løses ved at man fakturerer på konto for inntekt og senere gjør en ompostering. "sperre" er lagt inn slik for at det ikke skal bli rot med avstemming av utg. moms.
  • Idè om ønske å få feilmelding allerede når fakturagrunnlag registreres er sendt Visma.
  • Inntil vi ev. får en endring i Visma så  korrigerer vi dette på følgende måte:

    • Noter kundenr. fakturanr. og hvem som har registrert grunnlag på den faktura som skal annullers

    • Ta gjerne utskrift av bilder og ev. epostmeldinger fra enhetene slik at vedlegg kan lastes opp på den annullerte faktura i kundens reskontro økonomi

    • Faktura må annullers og grunnlag må korrigeres / slettes ev. registreres inn på nytt

    • Det må faktureres på kontostreng for inntekt og deretter gjøres en ompostering

 

Menypunkt: Faktruering / Tilfeldig oppdrag / Annullering fakturerte tilfeldige oppdrag

Fyll inn

• Oppdragsgiver
• Faktura dato
• Fakturanr.
• Kjør uten oppdatering og sjekk at det er riktig faktura
• Kjør deretter med oppdatering og kjør rapport til PDF slik at rapport kan sendes til den som har registrert fakturagrunnlag / lastes opp som vedlegg på annulert faktura som vises i kundens reskontro i økonomi, slik at vi har historikk og dokumentasjon på at fakturanr. er annullert.
• Du kan også laste opp rapporten som vedlegg til nytt grunnlag 
• Når rapport med oppdatering er kjørt så legger grunnlaget seg tilbake i registreringsbildet.
• Grunnlaget må da enten slettes / korrigeres eller kontostreng må endres

• Viktig at det korrigeres med en gang slik at det ikke blir med i neste fakturering og blir feil igjen.

  • Det anbefales derfor å
    • ta bilde av grunnlaget
    • send det til registreringsansvarlig og be de legge inn grunnlaget på nytt med riktig kontostreng
    • slett grunnlaget fra masseregistreringsbildet

Til økonomi - overføring

Når denne feilmeldingen oppstår er det produsert faktura i Fakturerin, men det er ikke overført bilag til økonomi. 

Korrigeres ved:  

Menypunkt: Fakturering / Direkte fakturering / Overføring av bilag til Økonomi

• Fyll ut alle felt i dette bildet og kjør rapport
• Kjør først en test for en faktura og deretter kjøres for resten
• Ha kontroll på hvilke fakturanr. det gjelder

 

 

Distribusjon

Når selve faktureringen er ferdig må fakturaene distribueres. 

• Huskeregel før du starter distribusjon:
  • Fakturerere - produsere - sjekk at bilag er oppdatert i økonomi - distribuere alle - kjøre avtalegirofil

 

Distribusjon alle i listen

Når fakturering er ferdig produsert, må alle blanketter distribueres før det kjøres avtalegirofil

Menypunkt: Fakturering / Distribusjon / Oversikt faktura

• Søk opp aktuell kjøring i feltet for "Termin" MMDD
• Du vil se at faktura har fått
  • Status produksjon:Produsert 
  • Status distribusjon: Ikke distribuert
• Sjekk at ikke det er faktura med annen status
• Knappen "Distribuer" nederst i bildet
  • Åpne pil og trykk på "Alle i listen"
• Sjekk at alle faktura har fått riktig status "Distribuert"
• Korriger ev. faktura som har fått feil status

 

Distribusjon til blankett

I tilfeller der det utstedes en faktura som er feil og faktura enda ikke er sendt, (status Utboks) er det mulig å kreditere faktura og få distribusjon til blankett, slik at blankett ikke blir sendt til kunden via Fakturadistribusjon.

Faktura krediteres i henhold til prosess for Fakturering - Delkreditering eller kreditering av faktura

I prosessen får du følgende melding:

• Svar "Nei"   Faktura og kreditnota vil få status "Ikke distribuert" og distribusjonskanal "Blankett" 
• Deretter distribueres både faktura og kreditnota til forhåndsvisning 
• Både faktura og kreditnota har da fått status: "Distribuert" / "Blankett"​

 

Feilstatus etter distribusjon

Ikke Distribuert

• Sjekk kundens reskontrobilde og finn årsak til at faktura ikke blir distribuert
• For ytterligere forklaring se prosedyre for Fakturadistribusjon - prosedyre for utsendelse og ettersending
• Se ev. prosedyre for Kunder i Visma Enterprise - prosedyre for opprettelse og vedlikehold  

 

Avtalegirofil til Mastercard Payments Services, MPS (Nets)

Det må kjøres en fil med trekk til belastning hos Nets

Før avtalegiro kjøres MÅ det kontrolleres at bilag for fakturering er oppdatert i økonomi

Menypunkt: Økonomi / Registrering bilag / Ordinært bilag

• Dersom bilaget ligger her må du vente til det er oppdatert
• Sjekk ev. om det er stopp i automatisk oppdatering
  • Programserverjobber - prosedyre for å sette opp og vedlikeholde

​​Konsekvens dersom bilag ikke er oppdatert: Brudd i kjøring for avtalegiro og kun deler av trekkfil vil bli sendt Nets

Sjekk at alle blanketter er distriubuert og at det kun er Avtalegiro som har status "Ikke distribuert" før det kjøres avtalegirofil til Nets

Når Avtalegiro er kjørt skal alle blanketter ha fått status "Distribuert"

Hvis det er noen som gjenstår må det kjøres distribusjon en gang til og ny avtalegiro må kjøres

Avtalegirofil må kjøres både på 

• Selskap 1, Kristiansand kommune
• Selskap 75, Avfall Sør
  • NB! Vær obs på hovedkjøring for kommunale gebyr - når den pågår må det ikke kjøres avtalegirofil for Avfall Sør
    • Avfall Sør skal sende mail, sjekk ev. om det har kommet noe
    • Avfall Sør kjører fakturering ca. litt etter at det har vært kjøring på kommunale avgifter i selskap 1

 

Kjøre avtalegirofil til Nets

Menypunkt: Økonomi / innbetalingsrutine / elektronisk faktura / fakturaproduksjon

• ​Sjekk at alle tidligere kjøringer er godkjent, AGKJ, eller ev. annullert, AANN
• Nytt forslag

Utvalgskriterier:

• T.o.m. fakturadato: den dato du fakturerer
• Reskontrotype: K100 - K800

Styringsparametre:

• Avtalegiro - dette er bare en tekst og brukes kun til Avtalegiro. Fjern /eFaktura
• Kjør rapport / forhåndsvisning
  • Du får nå frem rapport som viser navn og beløp som skal trekkes på avtalegiro
  • Hvis du ikke skal lage sletteanmodning kan du nå lagre fila i PDF på M:\Visma_Enterprise\Fakturering\Avtalegiro rapporter

Sletteanmodning

• ​Sjekk om det ligger informasjon i skjema i Teams
• Fane: Rediger sletteanmodning
  • ​Plukk faktura
  • Velg oppdragsgiver / reskontronr. / Faktnr.
  • Hvis flere meldinger så tas alle med i samme forslag
• Knapp: Skriv
  • Skriv til skriver og forhåndsvisning dersom du vil se hvilke sletteanmodninger som er tatt med
    • Ved stor kjøring tar dette lang tid - vurder å kjøre rett til PDF
    • Ta utskrift til PDF og lagre på M:\Visma_Enterprise\Fakturering\Avtalegiro rapporter
• Produsere fil
  • Knapp: Transaksjoner
  • Huk av for "Bruk standard fritekst fra oppdragsgiver / lukk ned bildet
  • Trykk OK ​
    • På 10.kjøring tar dette lang tid
  • Fil blir sendt automatisk til Nets via NetsIntegrasjon
    • Dagen etter kommer det kvittering - sjekk at alt er ok og godkjenn kjøringen
• Sjekk at alle faktura på Avtalegiro har fått status "Distribuert"
• 
•  
• Faktura som skal krediteres
  • NB! K500 leveres til Siv for kreditering

 

Avtalegirofil Avfall Sør

• Bruk samme punktliste som for selskap 1, men 
  • Logg inn i selskap 75
  • Reskontrotype: K650 - K675
• Kvitteringsliste / Godkjenn / Korrigeringer
  • Ha en dialog med Avfall Sør v/ Merete Amundsen
• Kjøres hver uke, unntatt når kvartalsvis kjøring på går

 

Avtalegirofil  Avfall Sør - 4 g. pr. år

• Mens kvartalsvis fakturering pågår hos Avfall Sør så kjøres ikke avtalegirofil
• Avtalegirofil kjøres når Avfall Sør har sendt mail om at fakturering er ferdig
  • Avfall Sør sender mail til post.regnskap@kristiansand.kommune.no og kopi til de som kjører fakturering
• Beregnet tid for å kjøre avtalegiro for kvartalsvis kjøring: ca. 30-60 min.

 

Kontroll

Faktura- og Bilagsjournal

For å se journal på alle oppdragsgivere: 

Menypunkt: Fakturering / Spørring / Fakturakjøring - Digitale journaler

• Velg kjørenr. / Oppdragsgnr. / Termin
• Trykk på den blå bindersen
• Du kan nå velge å se fakturajournal og / eller bilagsjournal

 

Status / Feilmeldinger

Når fakturakjøringen er ferdig må det kontrolleres at alle faktura har fått status "Distribuert"

• Sjekk både produksjons- og distribusjonsstatus
• Korriger ev. feil

​

Etterarbeid

Rapport over negative beløp

Menypunkt: Fakturering / Rapporter / Restanselister / Diverse fakturarapporter / Negative faktura

• Oppdragsgiver: Skrives ut for disse oppdragsgiverne: 100, 240, 400, 420 og 800
• År: ferdig utfylt
• Termin: MMDD
• Kjør rapport
  • Lagre rapport som PDF
• Send rapport til ansvarlig saksbehandler med kopi til stedfortreder

 

Avtalegirotrekk feilet - oppfølging

Etter at fil er mottatt hos Nets, generes det en PDF kvittering, L00202. som sendes i epost til post.regnskap@kristiansand.kommune.no 

Denne eposten videresendes til alle som kjører fakturering

• Sjekk hvor eposten blir av dersom du ikke har mottatt den. Det er viktig å sjekke tilbakemeldingen fra Nets

Kvitteringen lagres her 

M:\Visma_Enterprise\Fakturering\Avtalegiro rapporter\Kvitt avtalegiro

Listen viser status etter at fil sendt fra oss er lest inn hos Nets

• Godkjent
• Avvist
  • Er filen vår avvist MÅ du finne årsak og ev. sende på nytt
• Listen vil inneholde oversikt over feilmeldinger. Feilmeldinger må behandles og det må sendes fakturablankett til kunden.
  • FBO finnes ikke
    • Kunden har ikke gyldig avtalegiro
  • Betalingstransaksjonen har høyre beløp enn på FBO
    • Kontakt ev. kunden og be de øke beløpet i banken

 

Avtalegiro sletting på forfallsregister

Etter innsendte sletteanmodninger mottar vi på epost, til post.regnskap@kristiansand.kommune.no,

• liste over utførte slettinger, L02603
• Sjekk at slettinger stemmer med innsendt
• Krediter ev. avtalegirofaktura som er meldt inn for kreditering

 

Godkjenne Avtalegirokjøring

Dagen etter at avtalegirofil er sendt til Nets vil det komme kvittering fra Nets via Integrasjonen.

• L226 - Kvitteringsliste for innlest forsendelse
• Fil legger seg i mappen:
  • M:\Visma_Enterprise\Okonomi\Netsintegrasjon\Selskap_1\eksport\kvittering\OK
• Sjekk at alt er OK
  • Beløp på listen stemmer med innsendt fil
  • Ev. feilmeldinger
• NB! Oppdrag som er sendt til behandling er ikke ferdig behandlet. Avviste oppdrag vil dokumenteres på kvittering for avviste oppdrag/transaksjoner fra kundeforsendelse, L00202.

 

 

Godkjenn kjøringen i økonomi

Menypunkt: Økonomi / innbetalingsrutine / elektronisk faktura / fakturaproduksjon

• Finn kjørenr​
• Still markøren på aktuell kjøring og trykk OK
• Godkjenn kjøringen
• 

 

 

Sjekk status for Distribusjon og Distribusjonskanaler

Dagen etter at fakturering er kjørt må det sjekkes at alle faktura har blitt sendt og fått riktig status.

• Status Produksjon: Produsert
• Status Distribusjon: Distribuert

Kontroll kan gjøres fra forskjellige menypunkt

• Menypunkt: Fakturering / Spørring /Statistikk over fakturerte terminer
  • Skriv inn termin i det blå feltet (mnd dag)
  • Sjekk hver enkelt oppdragsgiver ved å trykke på knappen "blankettyper"
  • Korriger de som har fått feil status
    • Du kan zoome deg inn til bildet "Oversikt faktura" ved å trykke på knappen "Faktura"
    • Feil status må oppdateres til riktig status
      • Bruk knappen "Ettersend" og send faktura til kunden
        • Ta utskrift til forhåndsvisning dersom faktura ikke skal sendes til kunden
  • 
  • 

• Menypunkt: Fakturering / Distribusjon / Oversikt faktura

  • Søk opp termin MMDD
  • Sjekk alle statuser i kolonnen "Status distribusjon"
  • Sjekk også alle statuser i kolonnen "Status produksjon"
  • Korriger alle med feil status
  • Bruk knappen "Ettersend" for å oppdatere status.
    • Skriv til forhåndsvisning dersom blankett ikke skal sendes til kunden

 

 

Definisjoner

10. kjøring er betegnelse på faktureringskjøring som inneholder månedlig faktura fra barnehage, SFO, kjøkkenservise, hjemmehjelp, trygghetsalarm og sykehjemsopphold.

Vedlegg og referanser