Prosjekt - prosedyre for opprettelse av prosjektrom i Prosjektportalen v. 1.1

Hensikt

Dokumentet skal forklare fremgangsmåten for opprettelse av prosjektrom i Prosjektportalen med tilhørende team i Teams. 

 

Ansvar for gjennomføring

Prosjektledere kan etterspørre prosjektrom i Prosjektportalen ved å henvende seg til porteføljeansvarlig for de ulike porteføljene. Ansvar for gjennomføring av denne prosedyren er ansatte som har fått tilgang til å opprette prosjektrom i Prosjektportalen. Dette er administratorer av Prosjektportalen slik som fagsystemansvarlig, porteføljeansvarlige og ressurser hos IT. 

  • Bygg- og anleggsporteføljene: Bengt Aspevik, Knut-Kristian Aas Bjørnstad.
  • Digitaliseringsporteføljen: Tor-Aage Lukashaugen.
  • Portefølje for forskning, utvikling og innovasjon: Kristine Minafò.
  • Plan og utredningsporteføljen: Maj-Kristin Nygård

Svein Frøysnes er ressurs fra IT på Prosjektportalen. 

Beskrivelse

Fremgangsmåte for bestilling av nytt prosjektrom i Prosjektportalen med tilhørende Team. 

  • Bestillingen av nytt prosjektrom i Prosjektportalen gjøres via Teams. I venstremenyen i Teams finner man bestill et team. dersom man ikke har denne i venstremenyen - så finnes denne ved å trykke på de tre prikkene nederst i venstremenyen. 

  • Når dette bildet kommer opp - velges bestill et team. 

 

 

  • I nedtrekksmenyen for Velg en mal - velges Prosjekt. Trykk så Neste - nederst til høyre. 

 

 

  • Her velges område/IkS fra nedrekksmenyen.
  • Prosjektets navn oppgis under "Team navn". Prosjektets navn skal være tilsvarende navnet som er brukt i P360 og Visma. 
  • Sjekk så tilgengelighet ved å trykke på knappen. 
  • Deretter kan det skrives inn en beskrivelse av hva prosjektrom/team skal brukes til.
  • Gå videre ved å trykke på "Neste" nederst til høyre. 

 

  • Teamet skal opprettes med to eiere. Dette skal være Prosjektleder + den som oppretter teamet 

 

  • Deretter vises et sammendrag av bestillingen og den som bestiller krysser av for å ha lest og akseptert ansvaret forbundet med opprettelsen. MERK: det er viktig at begge eierne, samt andre prosjektmedlemmer kjenner til innholdet i retningslinjen for bruk av Teams. 

  • Trykk "send inn". 

Bekreftelse kommer opp. 

Forespørselen behandles. Bestillingen legger seg i en liste sammen med øvrige bestilte team. 

 

Eierne av teamet vil få mailvarsel ved godkjent forespørsel.  

 

Mail 1: Mail om Team (og område i Prosjektportalen) opprettet. Avsender: Teambestillingstjeneste. 

 

Mail 2: Mail om at du har blitt med i en gruppe. Avsender : Prosjektets navn. 

 

Trykk på "Vis gruppe i Outlook" , da kommer en slik side opp: 

Trykk på "Add to the team site" og du vil få opp et slik vindu: 

I nedtrekksvinduet velger du hva slags prosjektmal som skal opprettes. Valgene i nedtrekksmenyen er; standard prosjekt, stort eller lite bygg- og anleggsprosjekt. 

 

Ved oppsett av prosjektrom i Prosjektportalen gjøres det i Kristiansand kommune valg om det skal benyttes:

  • Standard mal: Standard mal benyttes for digitaliseringsprosjekter, forsknings-, innovasjons og utviklingsprosjekter, planprosjekter og eventuelt andre. Maler og sjekklister følger det som er standard fra Prosjektveiviseren.
  • Mal for bygg- og anlegg: Bygg- og anleggsprosjekter benytter en egen mal. Her er det mulig å gjøre valg for om det er store eller små bygg- og anleggsprosjekter. Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig) beskriver forskjellen på store og små bygg- og anleggsprosjekter.

Trykk deretter på "Standardinnhold" - her vil du få opp valg for hvilke Fasesjekkpunkter, Planneroppgaver og Standardoppgaver som skal ligge i prosjektrommet. Som utgangspunkt er alle slått av. De som skal gjelde for prosjektet må settes på ved å flytte markøren til høyre slik at de blir blå. 

For standard prosjekter skal som hovedregel Fasesjekkpunkter og Planneroppgaver slås på. Dette er Prosjektveiviserens sjekkpunkter og oppgaver. 

For store og små bygg- og anleggsprosjekter ​benyttes Planneroppgaver, Fasesjekklister og Standarddokumenter for bygg- og anlegg. 

 

Når "Prosjektmal" og "Standardinnhold" er valgt - trykk "Sett opp området" nederst til høyre. 

Du vil da få opp en slik beskjed - og venter til denne prosessen er ferdig. 

 

Prosjektrommet er nå klart til bruk.

Den som oppretter prosjektrommet legger inn så mye prosjektinformasjon som mulig ved opprettelse av rommet. Dette gjøres ved å trykke på "Rediger egenskaper"- og legge inn kjent informasjon.

 

Medlemmer skal legges til via Teams (ikke via Sharepoint). 

  • Trykk på de tre små prikkene til høyre for prosjektnavnet, og velg "Legg til medlem".

 

  • Skriv inn navn eller mailadresse og trykk på "legg til"
  • Trykk på "lukk"   

 

 

Hvis man går inn til Prosjektrommet via Teams, vil følgende side vises. Man må da trykke på de tre prikkene øverst til høyre og velge "Åpne i Sharepoint". Da vil man komme til prosjektportalen - prosjektrommet i Sharepoint. 

Du velger "Åpne i SharePoint". 

 

Vedlegg og referanser

Relevante lenker i kvalitetssystemet: 

Prosjekt - Prosjektportalen

Prosjekt - forside

Retningslinjer for bruk av team i Microsoft Team

Retningslinjer for bruk av team i Microsoft Team

 

Prosjektportalen brukermanual: her er link til brukermanual Prosjektportalen. https://puzzlepart.github.io/prosjektportalen-manual/

Opplæringsvideoer Prosjektportalen:  Tilgjengelig på You-tube og også i KS læring- Kristiansand. Lenke til opplæringsvideoer finner dere her.