Prosjektportalen 365

Prosjektportalen 365 fra Puzzlepart (heretter kalt Prosjektportalen) er Kristiansand kommunes valgte prosjektstyringsverktøy. Prosjektportalen er en løsning for prosjekt- og porteføljestyring bygget i Microsoft 365, og er en digital tilpasning av metodikken Prosjektveiviseren. Verktøyet gjør det enklere å følge Prosjektveiviserens metodikk blant annet ved hjelp av sjekklister, maler og dokumenthåndtering. Prosjektportalen ligger i SharePoint, men er integrert med Teams. Hvert prosjekt får et eget Team og kan gjøre ulike sider og lister som finnes i prosjektrommet i Prosjektportalen tilgjengelig direkte fra Teams. Prosjektteamet kan arbeide i Prosjektportalen enten fra Sharepoint eller fra Teams (eller begge deler).  Planner benyttes for oppgavehåndtering.

Lenke til Prosjektportalen her. 

Opprettelse av prosjektrom

Når prosjektoppstart er godkjent i henhold til  Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy kan prosjektet opprettes i Prosjektportalen.

Prosjektledere kan etterspørre prosjektrom i Prosjektportalen ved å henvende seg til porteføljeansvarlig for de ulike porteføljene:

• Bygg- og anlegg: Bengt Aspevik, Knut-Kristian Aas Bjørnstad.
• Digitalisering: Tor-Aage Lukashaugen.
• Forskning og utvikling og innovasjon: Kristine Minafò.
• Plan og utredning: Maj-Kristin Nygård.

Opprettelse av prosjektrom i Prosjektportalen gjennomføres av porteføljeansvarlig som beskrevet i  Prosjekt - prosedyre for opprettelse av prosjektrom i Prosjektportalen. 

For å kunne opprette prosjektrom trengs navn på prosjekt og prosjektleders navn. Prosjektnavnet som benyttes i Prosjektportalen skal være det samme som i P360 og Visma. Når prosjektleder begynner å bruke rommet legger han/hun til de andre som skal ha tilgang til prosjektrommet/teamet. Prosjektegenskapene redigeres ved oppstart så langt det er mulig med blant annet prosjektnummer, start og sluttdato, fase og målsetting.

Bruk av Prosjektportalen

Prosjektportalen legger til rette slik at prosjektene kan følge metodikken i Prosjektveiviseren. Hvordan Prosjektveiviserens metodikk følges i Kristiansand kommune beskrives i  Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk. Det enkelte prosjekt benytter Prosjektportalen slik det er hensiktsmessig i de ulike prosjektene, og følger retningslinjer beskrevet i kvalitetssystemet for de ulike porteføljene Prosjekt - forside.  

Som utgangspunkt for å bruke Prosjektportalen bør prosjektledere kjenne til metodikken. Mer om Prosjektveiviseren finner dere i dette e-læringskurset «Finn veien» utarbeidet av Digitaliseringsdirektoratet. Kurset ligger i KS-læring - Kristiansand og lenke til e-læring finner dere også her. 

Metodikken beskrives forøvrig inngående på prosjektveiviseren.no. 

Arkivverdig materiale (det vil si dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon) må arkivveres i P360. 

Rapportering

Rapportering i prosjektene gjøres ikke i Prosjektportalen, men i Styringsportalen som beskrevet i  Prosjektrapportering i Styringsportalen - prosedyre for statusrapportering.

Det finnes linker i Prosjektportalen som fører til Styringsportalen og til ISY-prosjektøkonomi som benyttes i bygg og anleggsprosjekter.

Eksterne prosjektdeltakere

Eksterne parter kan legges til og arbeide i prosjektrommet/temaet. Eksterne medlemmer kan imidlertid ikke endre faser eller rapportere i Styringsportalen, så dette må håndteres av kommunens representant inn i prosjekter der det er eksterne prosjektledere. 

Eksterne parter blir bedt om å godta brukervilkår for bruk av Teams. Mer informasjon finnes her. 

Opplæring og brukermanual

Med jevne mellomrom vil det bli gjennomført kurs i bruk av Prosjektportalen. Disse blir tilgjengelige via kursportalen eller ta kontakt med Kristine (Jortveit) Minafò for informasjon om neste kurs. 

Opplæringsvideoer er tilgjengelig på You-tube og også i KS læring- Kristiansand. Lenke til opplæringsvideoer finner dere her.  

Brukermanual: her er link til brukermanual Prosjektportalen. https://puzzlepart.github.io/prosjektportalen-manual/

Kommunen har egen opplæring på Teams og Planner som finnes på Innafor https://krikom.sharepoint.com/sites/Digital-arbeidsplass  

Avsluttet prosjekt

I Prosjektportalen endres prosjektet til "Avsluttet" under Prosjektegenskaper - Prosjektstatus.

Dersom det ikke er aktivitet i prosjektets prosjektrom eller team i seks måneder vil eier av temaet/prosjektrommet få en mail om at dette vil bli slettet. Både det som befinner seg i teams og i prosjektrommet i Sharepoint blir slettet. Se  Retningslinjer for bruk av team i Microsoft Team. 

Arkivverdig materiale må arkiveres i P360.