Det er leder som har ansvar for å planlegge risikovurderingen. Planlegging er viktig for å få en effektiv gjennomføring av risikovurderingen og for sikre god kvalitet i prosessen. Når vi skal planlegge risikovurderinger må vi vurdere de følgende punktene.
Hva skal risikovurderes?
Definer hva som skal risikovurderes og hvorfor dette skal risikovurderes
Eks. Gjelder risikovurderingen hele virksomheten eller kun deler av den, en bestemt lokasjon, en bestemt aktivitet osv.
Se oversikten for lovpålagte risikovurderinger her.
Hvem skal delta i risikovurderingen?
Deltakerne bør enten ha eierskap til virksomheten/fagfeltet, kunnskap om praktisk gjennomføring av den aktiviteten som skal risikovurderes, eller være ledere/ansatte som blir påvirket av konsekvensene dersom risikoen inntreffer
For at listen ikke skal bli for lang må leder gjøre en vurdering av hvem som er hensiktsmessig å invitere med - noen må antagelig velges bort
Enkelte roller er obligatoriske (eks. verneombud skal delta i risikovurderinger som gjelder arbeidsmjliø og ansattes helse, miljø og sikkerhet)
Det kan være aktuelt å involvere enkelte nøkkelpersoner allerede i planleggingen
Hvilken informasjon skal vi ta med oss inn i risikovurderingen?
Informasjonen må innhentes eller klargjøres før risikovurderingen
God informasjon som danner et godt kunnskapsgrunnlag vil minske usikkerheten knyttet til de ulike risikoene
Det blir enklere å prioritere hvilke tiltak som skal etableres, og risikoen kan i noen tilfeller reduseres, dersom usikkerheten reduseres
Finn ut hvilken informasjon som kan være til hjelp for deltakerne i risikovurderingen, og som kan anvendes til å gjøre en god analyse
Eks. meldinger om avvik og uønskede hendelser fra Kvalitetssystemet, statistikk fra Styringsportalen, rapporter, kartlegginger, brukerundersøkelser eller forskning relatert til det som skal risikovurderes
Vurder om det skal forberedes en liste over nøkkelord (temaer, aktiviteter eller andre ord som gir nyttige assosiasjoner og et bredere perspektiv) eller typiske hendelser for den virksomheten det gjelder
Noen av stabene i områdene har laget slike oversikter. Ta kontakt med administrator for ditt områdefor å finne ut om det finnes en slik liste for din virksomhet.
Hvilke verktøy og metode skal vi bruke?
Som hovedregel skal alle risikovurderinger og ROS-analyser registreres i risikomodulen i Styringsportalen. Unntakene er beskrevet i denne listen.
Tips til praktisk gjennomføring
Det kan være lurt å ha en referent slik at lederen kan fokusere på å lede risikovurderingen - dette bør avtales med referenten i forkant
Avklare hvordan den skal dokumenteres og forberede dette slik at dette er klart til møtet/gjennomgangen
Sjekk at den som skal være referent, eller registrere risikoene i risikomodulen, har riktige tilganger
Sende innkalling til deltakerne (fysisk møte eller digitalt?)