Sjekkliste ved ansettelse (start) - prosedyre v. 1.2

Hensikt

Sikre at alle formelle elementer blir ivaretatt ved nyansettelser.

 

Gjelder for

Biblioteksjefen, avdelingsledere og andre som har oppgaver i forbindelse med nyansettelser.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvar for gjennomføringen.

 

Beskrivelse

 

Arbeidskontrakt

Ansvar: biblioteksjef Anne Kristin Undlien

  • Biblioteksjefen beregner ansiennitet ut ifra CV som avdelingslederen skaffer til veie. Hun bruker ansiennitetskalkulatoren som verktøy: Ansiennitetskalkulator. Ansiennitetsskjema lagres i personalmappa i P360 til den enkelte ansatte.
  • Biblioteksjefen bestiller personalmappe i P360 hos Dokumentsenteret og sender arbeidsavtalen sammen med taushetserklæring og sikkerhetsregler til den nye arbeidstakeren til digital signering. Nærmeste leder til arbeidstakeren får kopi av avtalen.

 

Visma

Ansvar: avdelingsleder

  • Avdelingslederen lager personalmelding i Visma. For vikarer kan det ta tid før dette blir synlig i Visma. For fast ansatte blir det først synlig fra den datoen de faktisk starter i jobben. Avdelingslederen må legge inn kvelds- og helgetillegg (ev. trekk for telefon) i Visma for fast ansatte med stillingsprosent.

 

IT-bruker og tilgang til Innafor, e-post o.l.

Ansvar: avdelingsleder

  • I Fagapplikasjonsportalen (broa) finner vi Tilgangsportalen. Avdelingslederen søker opp den nyansatte og klikker på Opprett brukerkonto (meny til venstre). Den nyansatte må ha fått kontrakt og ha blitt lagt inn i Visma først.
  • Avdelingslederen må opprette brukerkonto og lagre skjemaet.

 

Tilgang skranke-e-post(er)

Ansvar: avdelingsleder

  • Avdelingslederen må melde behovet til IKT-ansvarlig Adnan Agic.
  • IKT-ansvarlig melder behovet videre til IT.
  • IT gir tilgang.

 

Hjemmeside

Ansvar: avdelingsleder

  • Avdelingslederen gir beskjed til hjemmesideredaktøren som legger inn navn, funksjon, telefon og e-post til den nyansatte. Dette gjelder ikke for tilkallingsvikarer i 0 % stilling.

 

Tilgang til Visma hvis den nyansatte skal kunne bestille eller behovsmelde i e-handel

Ansvar: avdelingsleder

 

Telefon

Ansvar: avdelingsleder

 

Tidbank

Ansvar: avdelingsleder

  • Avdelingslederen må sende arbeidstidene til den nyansatte til post.tidbank@kristiansand.kommune.no. Dette gjøres for ansatte med stillingsprosent og vikarer i lengre vikariater.
    • Hovedbiblioteket: Når den ansatte har fått ID-kort/adgangskort, sender avdelingslederen "M"-nummeret bak på kortet til post.tidbank@kristiansand.kommune.no. Den ansatte kan da bruke Tidbank-terminalen ved inn- og utlogging.

 

Adgangskort

Ansvar: avdelingsleder / byggansvarlig Espen Alf Halvorsen

  • Avdelingslederen bestiller adgangskort i Tilgangsportalen. Hvis det ikke er mulig, kan avdelingslederen sende en e-post til post.innbyggertorget-vert@kristiansand.kommune.no og melde fra at en ny ansatt skal ha adgangskort. Dette siste gjelder blant annet personer på arbeidstrening.
  • Den ansatte møter opp på innbyggertorget i Rådhuskvartalet hvor vedkommende blir tatt bilde av og selv henter kortet.
  • Byggansvarlig Espen Alf Halvorsen gir tilgang til heisene på hovedbiblioteket ved at avdelingslederen sender informasjon om numrene på baksiden av kortet.

 

Nøkler

Ansvar: avdelingsleder

  • Filialene: Den nyansatte får utdelt nøkler på det aktuelle biblioteket.
  • Hovedbiblioteket: Byggansvarlig Espen Alf Halvorsen gir nøkler til den nyansatte, og vedkommende kvitterer for nøklene.

 

Alarm

Ansvar: avdelingsleder

  • På hovedbiblioteket er det alarm. Byggansvarlig Espen Alf Halvorsen gir opplæring i alarmsystemet og setter kode.

 

Brannrunde

Ansvar: avdelingsleder

  • Hovedbiblioteket: Brannvernansvarlig Espen Alf Halvorsen gir opplæring i brannrutinene.
  • Filialene: Stedlig ansvarlig / avdelingsleder filialer gir opplæring i brannrutinene.

 

Opplæring/introduksjonsplan

Ansvar: avdelingsleder

 

Ved sluttmelding

Ansvar: avdelingsleder

Ved sluttmelding følges prosedyren under kapittel 2 i personalmeldingsmodulen: Personalmeldingsmodulen - prosedyre. .

  • Nøkler: Den ansatte som slutter, leverer nøkler og ev. brikker til avdelingslederen eller på det stedet hvor den ansatte har sin siste arbeidsdag.
  • Digital tilgang: Avdelingslederen må sørge for at adgangskortet og ev. brikker blir deaktivert.

 

Definisjoner

Ikke relevant.

 

Vedlegg og referanser

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)