Versjon 1.1: Oppdatert til riktig lenke på veileder Tilgangsportalen.

 

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at ansatte får riktige tilganger/autoriseres i pasientjournalsystemet Profil og at leder, merkantil og ressursperson i Profil kjenner til riktig rekkefølge i autoriseringen ved hjelp av denne prosedyren.

 

Gjelder for

Leder, merkantil, ressursperson for Profil og fagsystemansvarlige (Venke Åmlid, Tordis V. Iselvmo, Siri K. Aanesland) i Helse og mestring.

 

Beskrivelse

Hvordan gi ny ansatt i Helse og mestring tilgang til Profil (Gjelder fra 20.09.2021):

Del 1:

• Leder/merkantil melder nyansatt inn på lønn, samt som IT-bruker og bestiller Profil i Tilgangsportalen, se veileder for Tilgangsportalen her .
• Systemansvarlige mottar bestillingen til Profil og tar daglig personellimport av ansatte fra Visma HRM til Profil Personell.
  • Ansatt som ikke har vært ansatt i HM tidligere, importeres inn i modulen Profil-Personell den datoen arbeidsavtalen starter. 
  • Ansatte som har vært student / arbeidet i kommunen tidligere, kan gis tilgang umiddelbart etter at bestillingen i Tilgangsportalen er godkjent.
• Bestillingen av tilgang til Profil innebærer at ansatte blir opprettet i Profil-Systemadministrasjon av systemansvarlige med riktig brukernavn, riktig kobling av ansatt fra Profil-Personell til Profil-Systemadministrasjon. Den ansatte kommer også på felles e-postliste for alle Profilbrukere.

 

Del 2:

Den som har bestilt tilgang til Profil via Tilgangsportalen får beskjed på e-post når bestillingen er behandlet at den ansatte er klar til å søkes opp i Profil-Systemadministrasjon for å autorisere siste del. Leder/merkantil må enten autorisere den ansatte selv eller gi beskjed til ressursperson/merkantil.  Se lenker til oppskrifter for autorisering nedenfor i dette dokumentet.

Ressurspersoner skal autoriseres av systemansvarlige - send navn på e-post til hs.fagsystem.hjelp@kristiansand.kommune.no slik at ressurspersonen kommer på egen e-post liste.

Dere skal ikke autorisere tilsynslegene, det gjøres av systemansvarlige. Tilgang bestilles via Tilgangsportalen. Husk å skrive inn HPR-nummer i bestillingen.

Ansatte som trenger endret tilgang til andre ansvarsområder/Distrikt og sone eller institusjon i Profil, kan gis tilgang til dette i Profil-Systemadministrasjon uten å gå via Tilgangsportalen. Se oppskrift i lenke nedenfor i dette dokumentet.

Avslutning av ansatte: Profil avsluttes automatisk i tilgangsportalen når stilling avsluttes i HRM. Dersom den ansatte ikke bruker Profil på mer enn 150 dager så blir han/hun satt til "Ikke aktiv". Dette kan settes til aktiv igjen. Profil - Oppskrift - Autorisere ansatte - Autorisasjonsproblemer

 

Spørsmål vedrørende autorisering: kontakt hs.fagsystem.hjelp@kristiansand.kommune.no NB! Ikke send fullt personnummer på e-post. Kun fødselsdato. (Personvernhensyn)

 

Definisjoner

Autorisere ansatt i Profil vil si å gi riktige tilganger, basert på rollen og arbeidssted til den ansatte i Profil.

Ressursperson i Profil er ansatte som kan hjelpe leder med å autorisere (gi/endre tilganger) i Profil. Krever spesiell tilgang som gis av systemansvarlige.

 

Vedlegg og referanser

Aktuelle oppskrifter:

Profil - Oppskrift - Autorisere ansatte - Nyansatte

Profil - Oppskrift - Autorisere ansatte - Endre tilganger

Profil - Oppskrift - Autorisere ansatte - Kopiere tilganger

Profil - Oppskrift - Autorisere ansatte - Autorisasjonsproblemer

Profil - Oppskrift - Autorisere ansatte - Tilgang enkeltbruker

Profil - Oppskrift - Arbeidslister - Gi tilgang til ansatte