Planlegging og gjennomføring av miljøuka - prosedyre for v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at en optimal rutine for planlegging og gjennomføring av miljøuka.  Miljøuka arrangeres hvert år. Miljøuka er en sammensetning av arrangementer hvor klima og miljø fremmes. Miljøuka skapes i samarbeid med innbyggere, næringslivet, frivillige og offentlige organisasjoner. Disse er også målgruppa for miljøuka. 

 

Gjelder for 

Dette dokumentet gjelder ansatte i Miljøvernenheten som arbeider med miljøuka.

 

Ansvarlig for gjennomføring

Arbeidsgiver er ansvarlig for at prosedyren fins og er ansvarlig for å informere de ansatte om den og invitere til forbedringsforslag. De ansatte er ansvarlige for å følge den. Miljøenheten har en egen prosjektkoordinator for utvikling og gjennomføring av miljøuka.

 

Beskrivelse 

Faste aktiviteter og oppgaver som gjennomføres hvert år for å gjennomføre Miljøuka.

Januar

Miljøuka –oppstart

Februar

Inspirasjonsmøte - planlegge arrangementer og program 

  • Gjennomføring av inspirasjons møte med innbyggere, næringslivet og offentlige organisasjoner (LENKE PPT)
  • Sende referat til alle deltakere
  • Lage arrangementer som kommunen har hovedansvar for basert på innspillene fra innbyggere som ble gitt under inspirasjonsmøte
  • Innkalle til startmøte med samarbeidspartnere og skrive referater fra møter ( kontaktliste)
  • Starte med å planlegge program for åpningen av Miljøuka
  • Invitere foredragsholdere til åpningen av Miljøuka
  • Lage saker til sosiale medier for å markedsføre Miljøuka
  • Lage saker til kommunens hjemmeside og sosiale medier for å invitere til å komme med innspill til arrangementer
  • Lage videoer for å markedsføre Miljøuka og hovedtema for året
  • Lage innhold for å markedsføre hovedtema for Miljøuka 2022 til utstillingsområdet på Rådhuset
  • Liste med oppgaver knyttet til gjennomføring av Miljøuka 

Mars

Lage endelig program og invitasjoner 

April

Skrive taler, annonsere og pressemelding

  • Skrive taler (for ordføreren og leder for komiteen av Miljøpis) for åpningen av Miljøuka
  • Bestilling av annonsen til FVN for å markedsføre Miljøuka
  • Skrive utkast til pressemelding for media om Miljøuka 2022
  • To uker før miljøuka skal gjennomføres, skal bannere være på plass på de respektive stedene.
  • To uker før miljøuka skal gjennomføres, skal utstillingsarealet i rådhuset være ferdig pyntet. 
  • Liste med oppgaver knyttet til gjennomføring av Miljøuka

Mai - Juni

Gjennomføre miljøuka

Juli

Evaluering og arkivering

  • Lage en minievaluering av årets Miljøuka og gi innspill om hva som skal til for at Miljøuka blir enda bedre neste år
  • Bestille arkiv funksjon i Miljøukas hjemmeside for alle arrangementer som ble gjennomført. Tresse Design må kontaktes for dette.
  • Skrive en sak for å synliggjøre hva som ble gjennomført og oppnådd i årets miljøuke. Saken publiseres i intranettet og kommunens hjemmeside. 
  • Innkalle samarbeidspartnere til møte for å oppsummere og evaluere (lenke)

August

Starte planlegging av neste års miljøuke

  • Koordinator for miljøuka presenterer forslag til hovedtema for neste års Miljøuka. Diskuteres med samarbeidspartnere og internt i Miljøvernenheten. 
  • Booke Torvet, plass for beach flagene i Markens gate, Lunds brua og også utstillingsområde i Rådhuset. Arrangementansvarlig i kommunen kontaktes for alt dette
  • Liste med oppgaver knyttet til gjennomføring av Miljøuka 

Definisjoner

  • Miljøuka er en sammensetning av arrangementer hvor klima og miljø fremmes. Miljøuka skapes i samarbeid med innbyggere, næringslivet, frivillige og offentlige organisasjoner. Disse er også målgruppa for miljøuka. 


Vedlegg og referanser