Hensikt
Alle kjøp skal vanligvis foretas gjennom kommunens eHandelssystem og hos kommunens avtaleleverandører, jfr. Innkjøpspolicy. I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å kjøpe noe brukt fra privatpersoner eller i bruktbutikker eller av andre næringsdrivende. Det kan også være tilfeller hvor man kjøper andre ting fra privatpersoner. Denne prosedyren beskriver hvordan man gjennomfører bruktkjøp og kjøp fra privatpersoner.
Gjelder for
Alle ansatte ved alt bruktkjøp eller kjøp fra privatpersoner.
Beskrivelse
Bruktkjøp og andre kjøp fra privatpersoner må ses i sammenheng med Etiske retningslinjer for ansatte i Kristiansand kommune. Det bør alltid reflekteres over kjøpet og vurdere det opp mot denne prosedyren og kommunens etiske retningslinjer.
Noen punkter som bør vurderes og tas med i betraktningen:
- At kommunen ikke kjøper stjålne varer, smuglergods eller lignende
- At det ikke er garanti på varer som kjøpes brukt
- Hva varene inneholder av f.eks. giftstoffer og hvordan de er produsert
-Vurdering av selger og hvilken plattform de kjøpes på. Noen plattformer har strengere krav til identitetssjekk enn andre
Husk også at ansatte ikke kan levere varer og tjenester til den virksomhet i kommunen de selv hører inn under, i henhold til Etiske retningslinjer for ansatte i Kristiansand kommune Det er ikke forbudt for ansatte å selge til kommunen som privatperson eller næringsdrivende, men de skal ikke selge til sin egen avdeling eller avdelinger hvor de har en sterk tilknytning.
Alle bruktkjøp skal være forhåndsgodkjent av en anviser.
For kjøp fra bruktbutikker må Inngående faktura - prosedyre følges.
Bruktkjøp eller andre kjøp fra privatpersoner over kr 5.000,- skal være forhåndsgodkjent av regnskapstjenesten. Bruk post.regnskap@kristiansand.kommune.no for henvendelser.
For alle kjøp fra privatpersoner skal dette dokumentet brukes som grunnlag for utbetaling. Dokumentet fylles ut og sendes til post.regnskap@kristiansand.kommune.no. Alle felt i skjemaet må fylles ut, inkludert beskrivelse av hva som kjøpes. Alle kjøp skal dokumenteres. Eksempler på dokumentasjon kan være annonser fra f.eks. Finn.no eller kjøpskontrakt.
Andre betalingsmetoder enn å bruke dokumentet over skal forhåndsgodkjennes og avtales med regnskapstjenesten.
Objektnummer 90002 skal alltid brukes for bruktkjøp eller andre kjøp fra privatpersoner.
Objektnummer 90003 skal alltid brukes for bruktkjøp fra bruktbutikker eller andre næringsdrivende.
Definisjoner
En privatperson er en person som ikke har organisasjonsnummer og dermed ikke driver næringsvirksomhet og/eller krever inn moms
En næringsdrivende er en skattepliktig virksomhet som har et organisasjonsnummer
En anviser er en med myndighet til å godkjenne kjøpet i henhold til Anvisningsreglement