Hensikt

med dette dokumentet er å sikre at kommunen som en hovedregel kun mottar og registrer EHF fakturaer i regnskapssystemet, i henhold til vedtak i kommunedirektørens ledergruppe 25.10.2018. I tillegg skal det gi en oversikt over krav til innhold på en faktura. 

Gjelder for

alle ansatte. 

Ansvar for gjennomføring

 

Ansatte på regnskap skal sørge for å gi informasjon til leverandører, returnere faktura som ikke tilfredsstiller kravet og informere leverandører om hvordan de kan sende faktura i riktig format.

Alle ansatte som kjøper varer og tjenester må informere om at kommunen krever faktura i EHF format og ikke be om faktura på e-post, direkte tilsendt i post til enheten osv. Alle ansatte må også sørge for at leverandøren som skal fakturere har nødvendig informasjon i henhold til denne prosedyren. 

Leverandører må sende faktura i EHF - format

Beskrivelse

Format:

Kristiansand kommune krever EHF-faktura fra sine leverandører. Fakturaer i andre format vil som en hovedregel bli returnert til avsender. I noen tilfeller kan det være behov for å gjøre unntak. Unntak skal begrunnes og det skal være en merverdi ved å gjøre unntak.

Elektronisk adresse for EHF-fakturaer: 0192:820852982

Kommunens organisasjonsnummer: 820852982

Fakturaer skal stiles til og inneholde:

Kristiansand kommune

Enhetens navn

Fakturamottak, Postboks 1044

4682 Søgne

Ordrenummer fra ehandel skal oppgis i felt for ordrenummer eller deres ref.

Ved fakturering uten ordre fra ehandel oppgis ansvarsnummer i felt for Deres ref. Faktura må også inneholde leveringsadresse og bestillers fulle navn.

Dersom fakturaen er stilet til privatpersoner eller andre firmaer/kommuner osv, så vil regnskap avvise disse.

Det er strenge krav til en faktura. For at vi skal få godkjent momskompensasjon eller fradrag for inngående merverdiavgift, så skal fakturaen minst inneholde følgende:

• Navn og adresse på leverandør
• Organisasjonsnummer på leverandør, etterfulgt av bokstavene MVA.
• Fakturanummer, fakturadato og forfallsdato.
• Hva som er levert (tjeneste/vare).
• Beløp uten moms, momsbeløpet og beløp inklusiv mva.

Betalingsbetingelser:

For leverandører som kommunen ikke har innkjøpsavtale med gjelder 30 dagers betalingsfrist. For leverandører som kommune har innkjøpsavtale med gjelder egne betalingsbetingelser. Forfallsdato som avviker fra dette kan bli overstyrt og endret. 

 

Definisjoner

EHF = Elektronisk handelsformat

EHF er standardformatet for elektroniske fakturaer fra bedrift til bedrift.

Vedlegg og referanser

Se vedlegg under fane for relatert.