System for påløpt beløp per rammeavtale - prosedyre for v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at vi til enhver tid har kontroll over påløpt beløp per rammeavtale.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte som er brukere av rammeavtaler som ikke er tilknyttet ehandel. 

 

Ansvar for gjennomføring

 

Beskrivelse

Når behov for bruk av rammeavtaler oppstår:

  • Kontroller at rammeavtalen er gyldig mhp tid og beløpsgrenser, før du starter innkjøpet. Kontakt avtaleansvarlig ved spørsmål.

Eksempelbilde  

  • Hvordan finne rammeavtalenummer:
    • Alle rammeavtaler har et unikt nummer. Eksempel: 2023 0030 (årstall + løpenummer)
    • Rammeavtalenummeret finnes ved søke i tittelfeltet i Mercell og Rammeavtaleregisteret.

​​Eksempelbilde  

  • Dersom rammeavtalen nærmer seg  sluttdato eller beløpsgrense, vil det komme opp en advarsel i Mercell "OBS! Rammeavtalen er i ferd med å utgå – ta kontakt med innkjøper".  Dersom du ser at  rammeavtalen nærmer seg beløpsgrense eller sluttdato, ta i slike tilfeller alltid kontakt med ansvarlig innkjøper for den aktuelle avtalen før rammeavtalen benyttes.

 

  • Dersom du skal bestille en tjeneste fra et firma med rammeavtale der oppdraget kan vare over tid, må du søke innkjøper om å få reservere verdien (sloten) for hele tidsperioden før avropet blir gjort. Send en skriftlig henvendelse til innkøper (bruk MAL i denne prosessen Prosjekt: Bestilling og planlegging av anskaffer - prosess for). Innkjøper vil da kunne vurdere om en f.eks. bør gå ut med ny konkurranse.

 

  • Gjøre avrop/ bestille - bidra med å påse at leverandør følger kravet til merking av faktura - husk   Inngående faktura - prosedyre (Gyldig). Leverandør (eller prosjektleder) merker faktura med 
  • Prosjektnummer
  • Rammeavtalenummer

 

     f.  Hvordan kontere faktura

Brukere av rammeavtalen er ansvarlig for at faktura blir kontert med rammeavtalenummer i Visma.
NB! Vi trenger nytt skjermdump av korrigert system:

Visma.JPG

 

3. Nye rammeavtaler (for innkjøpere)

  1. Rammeavtalenummer opprettes av regnskap etter en bestilling fra innkjøpsansvarlig for avtalen. Innkjøper gjør en henvendelse, se Avtalenummer i Visma - Forside
  2. Innkjøper legger inn rammeavtalenummer i tittelfeltet i Mercell og i Rammeavtaleregisteret .
  3. Innkjøper er ansvarlig for å legge inn varsling på 6 måneder - sett i forhold til rammeavtalen utløpsdato (prolongering). Normalt sett vil dette da gjelde etter 1,5 år, 2,5 år og 3,5 år (forutsetter varighet på 2 år + 1 år + 1 år).  Lenke til register. 
  4. Nye rammeavtaler kan være aktuelt å etablere når dato eller beløp nærmer seg, alt avhengig om det fortsatt er et behov. Se Prosjekt: Bestilling og planlegging av anskaffer - prosess for
  5. Innkjøpere informerer valgt leverandør/ leverandører om hvilke rammeavtalenummer de skal bruke 

 

4. Kontroll og oppfølging av avtalene (innkjøpere kontrollerer hver sine avtaler)

BELØPSGRENSE OG UTLØPSDATO

1. Rammeavtalene kontrolleres minst en gang per måned (innen 30. i hver måned)  i forhold til om de står i fare for å overskride beløpsgrense  (dato for kontroll og brukt beløp registreres). Husk å erstatte reserverte beløp med fakturerte beløp. Føres i  register. ​

2. Beløp - hentes ut fra rapport fra Visma.

3. Informer brukere inkludert ledere av rammeavtalen dersom beløpsgrense nærmer seg 80% av beløpsgrensen eller er overskredet (da skal rammeavtalen sperres ASAP).

4. Innkjøper får automatisk varsling fra Mercell om at utløpstidspunktet nærmer seg 6 mnd før utløpsdato. Innkjøper merker avtalen i Mercell med "OBS! Rammeavtalen er i ferd med å utgå – ta kontakt med innkjøper".  Avhengig av behov, etableres ny konkurranse for ny rammeavtale. 

5. Produsere rapport i excel basert på tall fra Visma (alle i BYS skal ha lesertilgang, innkjøpere skal ha skrivertilgang).  Lenke til register. 

  1.  

AVSLUTTE AVTALE

  1. Innkjøpere sikrer at avtalene avsluttes ved behov. I konkurransegrunnlaget beskrives hvordan avtalen kan forlenges/ avsluttes. Reflekteres i Mercell og register. 

 

 5. Utgåtte  rammeavtaler (for innkjøper)

  1. Innkjøper gir beskjed til regnskap om at avtalen er utgått, se Avtalenummer i Visma - Forside
  2. Regnskap sperrer rammeavtalenummer for bruk, se Avtalenummer i Visma - Forside  
  3. Avtalen vil ikke lenger være synlige i Mercell (automatisk funksjon) og strykes ut av register (bruk overstrykning av tekst). 

 

Definisjoner

  • En rammeavtale er en avtale mellom én eller flere oppdragsgivere og én eller flere leverandører som har til formål å fastsette kontraktsvilkårene for de kontraktene som skal inngåe i løpet av den perioden rammeavtalen varer. Fra anskaffelse.no.

 

Vedlegg og referanser