Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende være avklart:

• Kjøpet krever en ny innkjøpsavtale og overordnet behov for anskaffelse er avklart.
• Budsjettmidler for anskaffelsen avklart og bekreftet.

 

Etablere brukerutvalg

For at kommunen skal inngå best mulig avtaler, er innkjøpsrådgiver avhengig av deltagelse fra representanter som har et praktisk forhold til avtalene og som er kjent med kommunens behov. Representantene i brukerutvalget bør være relevante fagpersoner som har god kunnskap om det som skal anskaffes, og bør være deltakende gjennom hele prosessen. Dersom kommunen mangler faglig kompetanse, bør den ansvarlige virksomheten for anskaffelsen vurdere å leie inn kompetanse for å sikre en god prosess og et godt av leverandør.

Det er leder for den virksomheten som skal anskaffe varer eller tjenester som er ansvarlig for å etablere et brukerutvalg. Leder for den virksomheten som skal anskaffe må sammen med lederen for den/de virksomhetene som skal avgi deltakere til brukerutvalget bli enige om hvem som skal delta. Leder skal informere brukerutvalget om dets ansvar i prosessen.

​

Brukerutvalgets ansvar:

Brukerutvalget skal bidra til at kommunen får anskaffet de varer og tjenester som kommunen har behov for. Det er viktig at hele prosessen gjennomføres på en profesjonell måte, både for å ivareta lovkrav og for at prosessen skal bli så god som mulig. Under følger en liste over de viktigste vurderingene og oppgavene som deltakere i brukerutvalg må forholde seg til:

• Deltaker i brukerutvalg har ansvar for å vurdere egen habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, opptre i henhold til etiske retningslinjer for ansatte i Kristiansand kommune og informere nærmeste leder og avtaleansvarlig dersom deltaker kan risikere å bli nærstående part (se definisjon nederst) til en av tilbyderne.
• Deltakere som representerer en enhet i kommunen, er ansvarlig for å koordinere informasjon til og fra den enhet som representeres.
• Deltakeren skal være en aktiv bidragsyter i anskaffelsesprosessen og i avtaleperioden. Ved endring i stilling o.l. forhold som på virker deltakelsen, skal deltaker melde dette til innkjøpsrådgiver/kontraktsansvarlig og informere om erstatter.
• Deltaker har ansvar for å sette seg tilstrekkelig inn i prosessen og overholde frister.
• Deltakere i brukerutvalg har taushetsplikt.
• Deltaker i brukerutvalg skal ikke kontakte leverandører som er en del av en anskaffelsesprosess. Dersom man selv blir kontaktet av leverandør skal det henvises til ansvarlig innkjøpsrådgiver.

 

Andre interne ressurser i anskaffelsesprosessen

For anskaffelser som kan tenkes å påvirke forhold knyttet til arbeidsmiljø må det vurderes om BHT og/eller vernetjenesten skal være representert. HMS-rådgiver i kommunen avgjør dette etter å ha lest meldingen om "behov for anskaffelse".

For anskaffelser av tjenester, systemer eller programvare der personopplysninger inngår må det vurderes om noen fra "IKT sikkerhetsgruppen" skal delta. Informasjonssikkerhetsansvarlig i kommunen avgjør dette etter å ha lest meldingen om "behov for anskaffelse".

Eventuell involvering av tillitsvalgte må brukerutvalget vurdere.

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Brukerutvalg etablert og er informert om sitt ansvar i prosessen

 

Definisjoner

Nærstående parter: to parter er definert som nærstående dersom en av partene har bestemmende eller betydelig innflytelse på en andre partens strategi eller operative valg. Nærstående part kan for eksempel være eier, eiers ektefelle eller barn, styremedlemmer, "bestevenn" eller lignende, og selskap som eies av slike nærstående, eller andre selskap som eies av slike nærstående, eller andre selskap der eier eller ledelse har eierinteresser eller bestemmende innflytelse.

 

Vedlegg

IKT sikkerhetsgruppen