Før man begynner på dette prosessteget må følgende være avklart:
Når leder med budsjettansvar har gjort nødvendige avklaringer skal skjemaet Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig) fylles ut og sendes til Innkjøp.
Her skal bl.a. følgende informasjon fylles ut:
Leder skal avklare hvem i virksomheten som skal være kontraktsansvarlig for oppfølgingen av innkjøpsavtaleni avtalens løpetid.
Innkjøpsavtaler som gjelder en eller flere virksomheter, eller avtaler med behov for særskilt kompetanse (eksempelvis skal kontrakt på IT-utstyr følges opp av kommunalsjefsområde IT, fagsystemer følges opp av fagsystemansvarlig osv.), følges opp av virksomheten selv. Valgt kontraktsansvarlig blir satt opp i Mercell som «avtaleeier» og er ansvarlig for løpende kontroll med avtalen, herunder priser, leveringsbetingelser og andre krav satt i konkurransen. Ved endring i personell er virksomheten selv ansvarlig for å videreføre dette ansvaret internt. Innkjøp står som «avtaleansvarlig» i Mercell og er ansvarlig for å ta ut opsjon på forlengelse av avtalen i samarbeid med kontraktsansvarlig.
Etter mottak av «behov for anskaffelse» vil innkjøpssjefen tildele saken til en innkjøpsrådgiver. Innkjøpsrådgiver kontakter ansvarlig leder når innkjøpsrådgiver har fått tildelt saken. Oppstart av anskaffelsesprosessen avhenger av kapasitet hos Innkjøp og anskaffelsens kompleksitet, det må beregnes noe ventetid fra innmelding av behov til anskaffelsesprosessens oppstart. Å gjennomføre en anskaffelse kan ta flere måneder, så planlegg anskaffelsene i god tid og meld behov til Innkjøp så snart som mulig etter behovet har oppstått.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Kontraktsansvarlig: En person i den virksomheten som skal gjennomføre anskaffelsen som er utpekt av lederen for virksomheten til å følge opp avtalen. Denne personen er ansvarlig for å følge oppbetingelsene som er satt i konkurransegrunnlag og innkjøpsavtale. I Mercell heter denne rollen avtaleeier.
Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig)