Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende være avklart:

• Budsjettmidler for anskaffelsen avklart og bekreftet
• Brukerutvalg etablert og er informert om sitt ansvar i prosessen

 

Innmelding av behov til innkjøp

Når leder med budsjettansvar har gjort nødvendige avklaringer skal skjemaet Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig) fylles ut og sendes til Anskaffelser.

Her skal bl.a. følgende informasjon fylles ut:

• Beskrivelse av hva som skal anskaffes
• Formål og behov for anskaffelsen
• Avklaringer som er gjort
• Kontraktsansvarlig

Leder skal avklare hvem i virksomheten som skal være kontraktsansvarlig for oppfølgingen av innkjøpsavtaleni avtalens løpetid. 

Innkjøpsavtaler som gjelder en eller flere virksomheter, eller avtaler med behov for særskilt kompetanse (eksempelvis skal kontrakt på IT-utstyr følges opp av kommunalsjefsområde IT, fagsystemer følges opp av fagsystemansvarlig osv.), følges opp av virksomheten selv. Valgt kontraktsansvarlig blir satt opp i Mercell som «avtaleeier» og er ansvarlig for løpende kontroll med avtalen, herunder priser, leveringsbetingelser og andre krav satt i konkurransen. Ved endring i personell er virksomheten selv ansvarlig for å videreføre dette ansvaret internt. Anskaffelser står som «avtaleansvarlig» i Mercell og er ansvarlig for å ta ut opsjon på forlengelse av avtalen i samarbeid med kontraktsansvarlig.

Etter mottak av «behov for anskaffelse» vil anskaffelsessjefen tildele saken til en anskaffelsesrådgiver. Anskaffelsesrådgiver kontakter ansvarlig leder når anskaffelsesrådgiver har fått tildelt saken. Oppstart av anskaffelsesprosessen avhenger av kapasitet hos Anskaffelser og anskaffelsens kompleksitet, det må beregnes noe ventetid fra innmelding av behov til anskaffelsesprosessens oppstart. Å gjennomføre en anskaffelse kan ta flere måneder, så planlegg anskaffelsene i god tid og meld behov til Anskaffelser så snart som mulig etter behovet har oppstått.

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Forespørsel om bistand fra Anskaffelser sendt via skjema Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig)
• Anskaffelsesrådgiver gir tilbakemelding til leder om ressurstildeling fra Anskaffelser.

 

Definisjon

Kontraktsansvarlig: En person i den virksomheten som skal gjennomføre anskaffelsen som er utpekt av lederen for virksomheten til å følge opp avtalen. Denne personen er ansvarlig for å følge oppbetingelsene som er satt i konkurransegrunnlag og innkjøpsavtale. I Mercell heter denne rollen avtaleeier.

 

Vedlegg

Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig)

Anskaffelsesprosessen - Oppfølging av innkjøpsavtale