Før man begynner på dette prosessteget må følgende være på plass:
For å få en god implementering er det viktig at alle parter som skal benytte avtalen får tilstrekkelig informasjon. Under følger ansvarsområder i forbindelse med implementeringen.
Innkjøpsrådgiver informerer eHandels-ansvarlig (på Regnskap) om at det er en ny leverandør. Vurder om eHandels-ansvarlig skal delta på oppstartsmøte.
Innkjøpsrådgiver er ansvarlig for at kontraktsansvarlig får tilgang til saken i P360.
Representant/representanter fra brukerutvalget skal delta på oppstartsmøte med leverandøren.
Brukerutvalget er ansvarlige for å informere ut i sine enheter om at det er inngått ny avtale.
Brukerutvalget skal kvalitetssikre den informasjon som blir lagt ut i avtaleoversikten (Mercell) på Innafor.
Dersom det er en systemanskaffelse må brukerutvalget utarbeide informasjonsskriv, se Personvern - informasjon til de registrerte - prosedyre.
Kontraktsansvarlig må påse at avtalt bestillingsløsning kommer på plass og at øvrige kontraktskrav er ivaretatt ved oppstart av avtale.
Kontraktsansvarlig er ansvarlig for å påse at avtalen og tilhørende dokumenter som er vesentlige for kontrakten er lagret i P360. Ved bruk av Mercell lastes dokumenter opp automatisk og tildeles et saksnummer, øvrige dokumenter som er arkivverdige skal lagres på samme saksnummer.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: