Hensikt
Å sikre at arbeidet ved TDS (Teknisk driftssenter i Parkeringsenheten) sin kameraovervåkning skjer på en trygg og god måte , og som er iht. lovverket.
Gjelder for
Prosedyren gjelder for alle ansatte som jobber ved TDS og de med tilgang til systemet samt deres ledere.
Ansvar for gjennomføring
Alle ansatte er ansvarlig for å følge prosedyren. Arbeidsgiver er ansvarlig for at den er etablert og skal gjøre den kjent. Arbeidsgiver skal også invitere de ansatte til gode innspill til prosedyren så den blir så bra som mulig.
Beskrivelse
Taushetserklæring, brukertilgang, liveobservasjon og opphold i TDS rommet
- Det er kun personell med brukertilgang av overvåkningssystemene som har mulighet for å oppholde seg i TDS rommet.
- Alle ansatte som jobber i TDS eller som har brukertilgang til programvaren for overvåkningssystemet, skal ha signert en egen taushetserklæring for denne tjenesten. Taushetserklæring
- Alle ansatte i TDS får opplæring før brukertilgang til systemet blir tildelt. All aktivitet i systemet logges og spores til personlig bruker.
- Alle ansatte i TDS kan ha live observasjon av driftskamera for parkering, ladeanlegg og bobilparkering. Det er kun ved henvendelser fra politi eller tjenesten, at det er tilltatt med med liveobservasjon på de øvrige kameraene.
- Alle ansatte i TDS kan ikke se på de øvrige kameraene med følgende unntak:
- Begjæring fra politiet
- Henvendelse fra tjenestene i Kristiansand kommune der det er mistanke om kriminell aktivitet
- Henvendelse fra byggeier (KE) der det er mistanke om kriminell aktivitet
- Under pålagt opplæring
- Alle ansatte i TDS skal være kjent med innholdet som kommunen har informert publikum om på egen nettside se her.
- Alle ansatte i TDS skal ikke snakke om hendelser til andre ansatte med unntak av nærmeste leder.
- Viktig at de som arbeider i TDS videreformidler informasjon til neste vakt om uønskede hendelser og henvendelser og hva de har gjort med det.
Kriminett aktivitet, mistanke om kriminell aktivitet og anmeldelse
- Dersom kommunen selv anmelder kriminell aktivitet på egen eiendom, skal ansatte i TDS være behjelpelig med å sikre opptak. Dette opptaket skal naturlig nok ikke gis ansatte, men skal gå direkte til politiet etter begjæring som en følge av anmeldelsen.
- Skadeverk på bygninger anmeldes til politiet av Kristiansand eiendom, fortrinnsvis ved rådgiver for vakt og sikkerhet
- Skadeverk og kriminell aktivitet på parkering sine anlegg anmeldes av parkeringssjef, leder for kontroll og håndheving eller leder for drift og vedlikehold
- Husk aldri å sende video videre til andre enn politiet og sikkerhetsansvarlig hos Eiendom. Informer til andre at videomateriell er sikret/ bevistlåst.
- Dersom ansatte på TDS observerer kriminell virksomhet eller har mistanke om kriminell virksomhet, skal de sikre bevis. Leder for drift og vedlikehold kontaktes deretter. Leder vurderer situasjonen og videre saksgang mot aktuell tjeneste og/ eller politi. Dersom politiet kontaktes, har de mulighet til å komme med begjæring for å få kopi av bevismaterialet.
Formattering, makulering og sletting av bevis
- Med en gang politiet har hentet ut bevismaterialet, skal video slettes fra vår server. Den ansatte som leverer ut minnepenn til politiet som skal slette video.
- Leder for drift og vedlikehold vil fire ganger per år sikre at begjæringene låses ned i safen. Begjæringene fra politiet vil så makuleres etter ett år.
- Ansatte på TDS skal være klar over at alle PCer som er brukt til kameraovervåkning skal leveres kameraansvarlig på IT for trygg formattering dersom PC skal fases ut. Det er imidlertid leder for drift og vedlikehold som skal levere PC.
- Sletting av videomateriell:
- Det skjer en automatisk overskriving av videomateriell med sletting etter 7 dager
- I tillegg kan en reservere i inntil 30 dager dersom mistanke om kriminalitet og dette gir da automatisk sletting i Milestone etter 30 dager
- Ved henvendelse fra politiet lagrer den TDS ansatte videomateriell på server. Husk at dette kan lagres i maks i 30 dager. Lagres da på ITV management D:/ disk og er automatisert lagringssted per ansatt. Fil lagres med filnavn bestående av dato for hendelse, navn på aktuelt parkeringsanlegg og initialene til den ansatte <20230630 PARKERINGSHUS INITIALER>
- Den ansatte har selv ansvar for å slette sine filer etter 30 dager. I tillegg: Leder for drift og vedlikehold sjekker fire ganger i året at alle filer som er over 30 dager er slettet.
Henvendelser fra tjenestene og fra private
- TDS skal få en skriftlig henvendelse på sine oppdrag via Post.tds@kristiansand.kommune.no. Dersom TDS får en muntlig henvendelse skal de i tillegg be om en skriftlig henvendelse på mail.
- Private som mistenker kriminelle handlinger, oppfordres til å anmelde kriminell virksomhet (politiet kan da begjære utlevering)
- TDS ansatte skal sende en kvittering via Post.tds@kristiansand.kommune.no på at henvendelse er mottatt så kjapt som mulig. TDS bør også gjøre oppmerksom på at tjenestene eller private kan anmelde forholdet til politiet som da kan begjære utlevering av video.
- Innkomne mail og svar på henvendelser lagres i egen mappe i Post.tds@kristiansand.kommune.no. Mappa heter «Hendelser kamera».
- Telefonnummer til TDS er 38075555.
Debriefing ved dramatiske hendelser
Leders oppgaver
- I tillegg til opplæring, ansvar for anmeldelse som beskrevet over og overordnet ansvar:
Husk ved henvendelser fra politiet
- Ved alvorlige hendelser skal de ansatte på TDS være smidige i samarbeid med politiet og skal da motta utleveringsbegjæring i ettertid.
- I mindre alvorlige hendelser må en sikre at politiet kommer med utleveringsbegjæring i forkant.
Dersom avvik
Vedlegg og referanser