Kommunens ordning med leasing av elsykler ut til egne ansatte v. 1.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at ansatte i enheten skal vite hvilken beste praksis som er definert for ordningen med leasing av elsykler ut til egne ansatte. Prosedyren gjelder ved inngåelse av ny avtale med leverandør og ved gjennomføring av halvårlig bestillingsperiode for privat leasing av elsykler for kommunens ansatte.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ansatte i aktuell enhet og innkjøp som er involvert i å tilrettelegge for leasing av elsykler.  

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at rutinen fins, skal informere ansatte om at rutinen fins og skal invitere ansatte til forbedring av den. Ansatte har ansvar for å følge rutinen. 

 

Beskrivelse

  1. Opprett en arbeidsgruppe bestående av areal- og transportenheten, lønn, HR og innkjøp.
  2. Definer for hvem leasingordningen skal gjelde for og hvorfor den fins. I 2024 ble den definert som et miljøtiltak og ble fremmet av areal- og transportenheten (/klima og areal).
  3. Administrasjonen vedtar om ordningen skal innføres og hva den koster. I 2024 ble det bestemt av direktørene i by- og stedsutvikling, økonomi og organisasjon at leasingordningen skulle innføres.
  4. Definer bestillingsperioder. I 2024 er lagt opp til at det gjennomføres to bestillingsperioder per år, en gang på våren og en gang på høsten. Den første bestillingsperioden var i oktober 2024 der 42 ansatte bestilte sykler, andre bestillingsperide var i mars 2025.
  5. Utlyst en konkurranse om valg av leverandør. Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig i Mercell. Se denne prosessen Anskaffelsesprosessen - Avklare behov - Innmelding av behov til innkjøp
  6. Tildel konkurransen - se denne prosessen Anskaffelsesprosessen - Avklare behov - Innmelding av behov til innkjøp
  7. Når det gjennomføres nye bestillingsperioder, gjennomføres det følgende skritt:
    1. Det avtales bestillingsperiode med leverandøren.  Bestillingsperiode varer i +/- 3 uker.
    2. Det forberedes informasjon i samarbeid med kommunikasjonsavdeling. Det legges ut en artikkel på innafor. I tillegg er de viktig å informere mellomleder for eksempel ved å sende ut epost med plakat. Mange ansatte i tjenester benytter ikke innafor.
    3. Leverandøren programmerer sin nettbutikk slik at den er klar for å motta bestillinger.
    4. Det avtales at ansatte kan få se på og prøve aktuelle sykler, enten i butikken til leverandøren og/eller at leverandøren kommer ut til kommunens lokasjoner.
    5. Den ansatte må ved kjøp gjennom leasing signere leasingavtale hos leverandør. Det er også mulig for den ansatte å kjøpe sykkelen uten leasing, da avsluttes forholdet mellom kommunen og leverandør for den kunden.
    6. Leverandøren (i 2024 Sykkelguttane AS) har et nettsted eller delt sharepoint området sitt der de deler lønnstrekkavtalene og liste over ansatte som har signert avtale. Denne løsningen ble valgt med tanke på personvern og sikkerhet.
    7. Saksbehandler laster ned avtaler og lista fra leverandørens nettsted (her Sykkelguttanes sharepoint) og laster dem opp til teamet «Leasing av elsykler for ansatte». En ansatt i lønnsavdeling hat tilgang til teamet.
    8. Saksbehandler sender epost til post.lonnsavdelingen@kristiansand.kommune.no og ber om behandling av avtaler.
    9. Saksbehandler i lønnsavdelingen legger inn lønnstrekk. Saksbehandleren sjekker samtidig om hver ansatt oppfyller krav til ordningen. Signert avtale blir lagt ved personalmappa.
    10. Når saksbehandleren i lønnsavdeling har gjennomgått alle avtaler, melder saksbehandler i areal og transport resultatet videre til leverandøren.
    11. Leverandøren bestiller og leverer elsyklene.
    12. Leverandøren melder leasingsummen samlet for alle leverte sykler til Brage finans.
    13. Brage finans sender et utkast til avtale til saksbehandler i areal og transport.
    14. Når saksbehandler i areal og transport godkjenner leasingsummen, sender Brage finans endelig leasingavtale  til leder i areal og transport for elektronisk signering.

 

 

 

Definisjoner

Leasing er en finansieringsform som kan sees på som en mellomting mellom leie og lånefinansiering. Utleier, som ofte er en finansinstitusjon, underavdeling av bank eller forsikringsselskap, har eiendomsretten til leasingobjektet, mens leasingtaker, eller leier, har bruksrett.

 

Vedlegg og referanser

Anskaffelsesprosessen - Avklare behov - Innmelding av behov til innkjøp